Chỉ thị 08/CT-UBND năm 2013 tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn thành phố Cần Thơ

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Thời gian qua, hoạt động quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành; bảo vệ bí mật Nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương, chưa quan tâm đúng mức về công tác này, đặc biệt là chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ, tài liệu trong tình trạng tồn đọng chưa được sắp xếp, chỉnh lý khoa học có nguy cơ bị mất mát và hư hỏng nặng. Từ đó, việc khai thác, tra cứu, sử dụng tài liệu ở lưu trữ hiện hành chưa được đáp ứng đầy đủ, kịp thời và ảnh hưởng đến công tác lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ lịch sử để bảo quản theo quy định. Nguyên nhân chủ yếu là do thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa quan tâm quán triệt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công chức, viên chức chưa có thói quen về công tác lập hồ sơ công việc trong quá trình theo dõi giải quyết công việc được giao.

Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm túc các công việc sau đây:

1. Thủ trưởng các sở, ban ngành thành phố; cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nhằm nâng cao nhận thức cho công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Cử công chức, viên chức cơ quan và các đơn vị trực thuộc tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ theo kế hoạch hàng năm của Sở Nội vụ.

c) Chỉ đạo Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện việc ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; đồng thời, thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ sau khi triển khai Danh mục hồ sơ đến công chức, viên chức có liên quan; đảm bảo cho tất cả công chức, viên chức cơ quan khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng “Lập hồ sơ” và khi kết thúc công việc phải “Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” để quản lý theo quy định.

d) Xem việc tổ chức quán triệt, thực hiện công tác lập hồ sơ, và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một trong những tiêu chí để bình xét khen thưởng hàng năm cho công chức, viên chức. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân vi phạm trong việc không nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện công tác này.

đ) Cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ để bảo quản tài liệu hồ sơ; mua sắm trang thiết bị như: giá kệ, bìa hồ sơ, hộp đựng hồ sơ… để phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng quy định.

e) Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết tình hình triển khai thực hiện và báo cáo theo quy định.

2. Giám đốc Sở Tài chính

Hướng dẫn cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán cho công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong kinh phí hoạt động thường xuyên được giao hàng năm.

3. Giám đốc Sở Nội vụ

a) Hướng dẫn cơ quan, đơn vị, địa phương về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố.

c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này đối với cơ quan, đơn vị, địa phương; định kỳ hàng năm, tổ chức tổng kết và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân thành phố kết quả thực hiện; đề xuất khen thưởng kịp thời các tập thể, cá nhân của cơ quan, đơn vị, địa phương có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.

Thủ trưởng các sở, ban ngành thành phố; cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm thực hiện Chỉ thị này./.