Công văn 388/GDĐT-VP năm 2017 về rà soát các phòng họp giao ban trực tuyến của Phòng Giáo dục và Đào tạo và các cụm thi đua trung học phổ thông, giáo dục thường xuyên do Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Để chuẩn bị cho buổi họp giao ban các Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo 24 quận, huyện; Hiệu trưởng các trường THPT và Giám đốc các trung tâm GDTX trên địa bàn thành phố lần 2, năm học 2016 - 2017 dự kiến sẽ diễn ra theo hình thức trực tuyến vào tháng 3 năm 2017;

Sở Giáo dục và Đào tạo đề nghị Trưởng Phòng GD&ĐT các quận, huyện và Hiệu trưởng các trường THPT là địa điểm họp trực tuyến (theo danh sách đính kèm) phối hợp với VNPT để rà soát cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, chuẩn bị cho buổi họp giao ban trực tuyến được diễn ra thành công.

Sở Giáo dục và Đào tạo nhắc lại một số quy cách giao ban trực tuyến để các đơn vị rà soát và chuẩn bị, cụ thể như sau:

1. Về đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật:

- Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo các quận huyện và các cụm trưởng THPT (phối hợp với đơn vị đặt điểm cầu) phân công một chuyên viên, giáo viên phụ trách về mặt kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện trước buổi họp và trực tiếp tham dự buổi họp.

- Các điểm cầu cần đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật họp trực tuyến:

+ Hình ảnh:

● Đặt camera ở nơi đầy đủ ánh sáng và không ngược sáng.

● Điều chỉnh camera đảm bảo thu rõ hình ảnh tất cả thành viên dự họp

● Kiểm tra kỹ hình ảnh trước buổi họp.

+ Âm thanh:

● Chọn phòng họp kín.

● Nối thêm âm thanh ra loa ngoài nếu âm thanh của thiết bị được cung cấp không đủ lớn.

● Kiểm tra kỹ âm thanh trước buổi họp.

2. Quy trình một buổi họp:

- Báo cáo tóm tắt

- Giám đốc phát biểu định hướng

- Các điểm cầu có ý kiến (Đ/c Giám đốc chỉ định hoặc các điểm cầu đăng ký phát biểu).

- Phần trao đổi của các phòng ban và Ban Giám đốc.

- Đ/c Giám đốc kết luận.

3. Phương thức chủ trì cuộc họp - phát biểu ý kiến:

- Điểm cầu chính tại Sở Giáo dục và Đào tạo luôn để micro ở chế độ bình thường, ở các điểm cầu còn lại luôn thiết lập micro ở chế độ “mute”.

- Khi Giám đốc chỉ định điểm cầu nào phát biểu thì điểm cầu đó tắt chế độ “mute” để phát biểu.

- Khi cần phát biểu, người phát biểu phải đăng ký với phụ trách kỹ thuật tại điểm cầu của mình, gửi tin nhắn đến anh Nguyễn Thái Vĩnh Nguyên, chuyên viên Văn phòng Sở, số điện thoại 0989.393.082 (tin nhắn SMS,Viber và Zalo). Đ/c Giám đốc - chủ trì sẽ mời phát biểu lần lượt theo thứ tự đăng ký.

- Nếu muốn sử dụng chế độ “show content” để gửi văn bản, hình ảnh cho hội nghị xem, điểm cầu đó cũng phải đăng ký với phụ trách kỹ thuật theo cách nhắn tin như trên.

* Lưu ý:

- Phụ trách kỹ thuật các điểm cầu phải đảm bảo tuân thủ phương thức trên, tránh tình trạng nhiễu âm thanh do không để chế độ “mute”.

- Khi đăng ký phát biểu với phụ trách kỹ thuật, cần ghi rõ tên người phát biểu, chức vụ và đơn vị.

- Người phụ trách kỹ thuật các điểm cầu đăng ký thông tin để liên lạc qua đường link https://goo.gl/cp2sXm chậm nhất trước ngày 18/02/2017.

Trong buổi họp, nếu có những trường hợp đặc biệt, các điểm cầu liên lạc trực tiếp với đ/c Nguyên, Chuyên viên Văn phòng Sở (điện thoại: 0989.393.082) để được hỗ trợ và giải quyết.

Sở Giáo dục và Đào tạo đề nghị Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo 24 quận, huyện và cụm trưởng các trường THPT nghiên cứu kỹ quy cách họp giao ban trực tuyến, chuẩn bị thật tốt các điều kiện cơ sở vật chất, điều kiện kỹ thuật, phân công hợp lý để việc họp giao ban trực tuyến được tổ chức thành công tốt đẹp./.

DANH SÁCH

CÁC ĐIỂM CẦU GIAO BAN TRỰC TUYẾN
(Đính kèm công văn số 388/GDĐT-VP ngày 14 tháng 02 năm 2017 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh)