Công văn số 728/BHXH-PThu về việc hướng dẫn quy trình điều chỉnh hồ sơ và thu hồi sổ bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn quy trình điều chỉnh hồ sơ BHXH cho người lao động, thu hồi và quản lý sổ BHXH đối với các trường hợp người lao động thôi việc quá 1 năm không liên hệ để nhận lại sổ tại các đơn vị sử dụng lao động, như sau:

I. ĐIỀU CHỈNH HỒ SƠ BHXH:

A. HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH.

1. Trường hợp hồ sơ BHXH sai lệch với hồ sơ gốc:

Đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH gồm:

- Công văn của đơn vị giải trình và đề nghị điều chỉnh, kèm theo hồ sơ gốc.

- Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (mẫu 3b-TBH).

2. Trường hợp sai từ hồ sơ gốc:

- Công văn của đơn vị giải trình lý do, hoàn cảnh dẫn đến sai lệch; các căn cứ để điều chỉnh; khẳng định đã điều chỉnh lại hồ sơ gốc lưu tại đơn vị và đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh hồ sơ BHXH.

- Các căn cứ pháp lý liên quan đến nội dung cần điều chỉnh như: văn bản tư pháp, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ, hộ khẩu thường trú, CMND…

- Trường hợp mượn hồ sơ người khác để đi làm: phải có bản khai của người cho mượn, có xác nhận của UBND xã (phường) nơi người cho mượn hồ sơ cư trú.

- “Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT” mẫu 3b-TBH.

Khi người lao động không còn làm việc tại đơn vị, nếu vì lý do khách quan, không thể quay về đơn vị cũ xin công văn giải trình thì trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH:

- Đơn đề nghị điều chỉnh, trong đó giải trình lý do, hoàn cảnh dẫn đến sai lệch, có xác nhận của UBND xã (phường) nơi cư trú.

- Các căn cứ pháp lý liên quan đến nội dung điều chỉnh (như trên).

B. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CỦA CƠ QUAN BHXH

1. Quy trình:

- Đơn vị (hoặc NLĐ) nộp hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.

- Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đối chiếu và đề xuất hướng xử lý.

- Trưởng Phòng Thu hoặc Giám đốc BHXH quận, huyện phê duyệt để điều chỉnh. Riêng đối với những sai sót lớn (như trường hợp mượn hồ sơ lao động; tăng tuổi đời để giải quyết chế độ hưu trí…) thì phải trình Ban giám đốc BHXH thành phố phê duyệt trước khi thực hiện điều chỉnh.

- Cán bộ nghiệp vụ điều chỉnh hồ sơ, dữ liệu liên quan; đổi sổ hoặc điều chỉnh sổ BHXH cho người lao động.

2. Đổi sổ hoặc điều chỉnh nhân thân người lao động ghi tại trang 3 sổ BHXH:

2.1 Đổi sổ mới:

Khi các nội dung về nhân thân người lao động ghi trên trang 3 sổ BHXH bị tẩy xóa; sử dụng mực ghi không đúng quy định hoặc ghi bằng 2 thứ mực; ghi sai cả họ và tên, hoặc ghi sai từ 2 nội dung trở lên; đều phải đổi lại sổ mới.

Việc đổi sổ mới để điều chỉnh lại nội dung nhân thân người lao động thực hiện theo quy định hiện hành.

2.2 Ghi điều chỉnh các nội dung sai lệch tại trang 3 sổ BHXH.

Trường hợp trang 3 có sai sót nhưng chưa đến mức độ như nêu tại mục 2.1 trên đây; các nội dung còn lại trên trang 3 cũng như các trang về quá trình đóng BHXH trong sổ đều được ghi rõ ràng, đúng quy định thì được phép ghi điều chỉnh các nội dung sai lệch tại trang 3 vào trang 46, không cần phải đổi lại sổ mới.

Cách ghi tại trang 46 như sau:

Đồng thời trên trang 2 (bìa sổ BHXH) ghi chú dòng:

ĐIỀU CHỈNH NỘI DUNG TRANG 3 TẠI TRANG 46

II. THU HỒI SỔ BHXH:

Quá 1 năm kể từ ngày nghỉ việc, nếu người lao động không đến nhận lại sổ BHXH thì đơn vị nộp sổ về cơ quan BHXH để quản lý.

Quy trình thu hồi sổ, việc quản lý và trả lại sổ cho NLĐ thực hiện như sau:

- Công văn của đơn vị đề nghị nộp lại sổ BHXH cho cơ quan BHXH, kèm theo:

+ Danh sách NLĐ nghỉ việc sau 1 năm không đến nhận sổ (mẫu đính kèm) bao gồm 2 loại đối tượng: đối tượng đã được chốt sổ hoàn chỉnh và đối tượng chưa hoàn chỉnh sổ BHXH.

+ Sổ BHXH sắp xếp theo thứ tự Danh sách.

- Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đối chiếu danh sách lao động và sổ BHXH.

+ Lập biên bản thu hồi đối với sổ đã chốt thời gian đóng BHXH. Lập biên bản hủy sổ đối với sổ chưa hoàn chỉnh (theo chương trình thu).

+ Lập Phiếu chuyển cho Phòng Hành chánh tổng hợp (bộ phận Hành chánh) nhập kho để quản lý, hoặc hủy sổ.

- Khi người lao động có yêu cầu nhận lại sổ BHXH:

+ NLĐ nộp đơn đề nghị (theo mẫu) kèm: CMND, HĐLĐ, quyết định thôi việc có liên quan.

+ Cán bộ nghiệp vụ mở sổ theo dõi giao nhận (xác nhận vào chương trình thu), lập phiếu giao sổ BHXH đối với trường hợp sổ đã chốt hoàn chỉnh; cấp giấy xác nhận quá trình đóng BHXH đối với trường hợp sổ chưa hoàn chỉnh.

+ Phòng Hành chánh Tổng hợp (bộ phận Hành chánh) giao sổ BHXH cho người lao động.

III. CẤP LẠI SỔ BHXH BỊ MẤT:

Thủ tục cấp lại sổ mất quy định tại Văn bản số 1003/BHXH-Pthu ngày 26/06/2006 của BHXH thành phố.

Trong quá trình triển khai, thực hiện nếu có vướng mắc Bảo hiểm xã hội quận, huyện báo cáo cho Ban Giám đốc BHXH thành phố để có ý kiến chỉ đạo và giải quyết.

PHỤ LỤC KÈM THEO

Công văn số 735/BHXH-PThu ngày 24/04/2008 của BHXH thành phố

1. Mẫu công văn tham khảo: Trường hợp hồ sơ BHXH của NLĐ sai từ hồ sơ gốc.

Kính gửi: Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh

Đơn vị:                                                             Mã đơn vị:        

Có trường hợp:

Ông (bà):                                               ngày sinh:        

Sổ BHXH số:                

Do Bảo hiểm xã hội TP.Hồ Chí Minh cấp ngày       /        /200

Nội dung công văn gồm:

- Trình bày những nội dung về nhân thân người lao động khai trong hồ sơ BHXH bị sai sót.

- Trình bày lý do sai sót.

- Trình bày các căn cứ để điều chỉnh.

Đơn vị                                                               đã điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ gốc của người lao động hiện đang quản lý với (họ / tên / chữ đệm / ngày / tháng / năm sinh) đúng là:

Đề nghị cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội TP.Hồ Chí Minh cho điều chỉnh lại hồ sơ và sổ BHXH theo hồ sơ gốc đã được đơn vị điều chỉnh như trên.

2. Mẫu quản lý thu hồi sổ BHXH:

DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC QUÁ 1 NĂM KHÔNG ĐẾN NHẬN SỔ

(Kèm theo công văn số ___/____ ngày __/__/___)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------

SỔ THEO DÕI CẤP GIẤY XÁC NHẬN THỜI GIAN THAM GIA BHXH

(Người lao động nghỉ quá 1 năm không đến đơn vị nhận sổ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------------

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………

Tôi tên là:                                              Sinh ngày:

CMND số :                                            Cấp ngày:

Tôi có thời gian làm việc và đóng BHXH tại :

- Cơ quan, đơn vị:

+ Từ tháng:                               Đến tháng:

+ Chức danh công việc :

Từ khi nghỉ việc tại đơn vị đến nay, tôi chưa nhận sổ BHXH. Lý do: ……………

Được biết, đơn vị cũ đã nộp sổ BHXH của tôi về cơ quan BHXH.

Đề nghị quý cơ quan xem xét, giải quyết cho tôi được nhận lại sổ hoặc cấp giấy xác nhận tham gia BHXH theo quy định của Nhà nước.

GIẤY XÁC NHẬN QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH

Ông (Bà):                                                          Ngày tháng năm sinh:   

Số sổ BHXH:    

Có quá trình tham gia đóng BHXH mà chưa được giải quyết chế độ trợ cấp 1 lần. như sau:

Lý do cấp giấy xác nhận: Sổ BHXH đã được cơ quan BHXH thu hồi và hủy bỏ, do đương sự nghỉ việc quá 1 năm mà không đến nhận tại đơn vị