Công văn 3367/BHXH-THU năm 2013 về tăng cường công tác quản lý sổ bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) và các văn bản hướng dẫn thực hiện thì: Mỗi người lao động chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định.

Tuy nhiên, hiện nay còn phổ biến tình trạng người lao động đã được cấp sổ BHXH ở đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) cũ, nhưng khi chuyển sang nơi làm việc mới không nộp cho đơn vị quản lý theo quy định, nên đơn vị mới lại xin cấp sổ BHXH khác, dẫn đến một người lao động có thể được cấp nhiều sổ BHXH, như vậy là sai quy định, gây rất nhiều khó khăn, trở ngại cho việc thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động.

Bên cạnh đó, cũng còn tình trạng một số đơn vị không tổ chức bảo quản tốt sổ BHXH của người lao động dẫn đến làm hư hỏng, thất lạc, mất mát sổ BHXH, vi phạm Luật BHXH và ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Để khắc phục tình trạng trên, BHXH thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các đơn vị:

1/ Thực hiện đúng trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, bảo quản sổ BHXH của người lao động đang làm việc tại đơn vị theo quy định tại khoản 1, Điều 18 Luật BHXH: Yêu cầu người lao động tăng mới nếu đã được cấp sổ BHXH ở nơi khác thì phải nộp lại cho đơn vị quản lý; chỉ lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH đối với người lao động chưa được cấp sổ BHXH; bảo quản sổ BHXH trong thời gian người lao động làm việc tại đơn vị; lập thủ tục chốt, trả sổ BHXH cho người lao động kịp thời khi người lao động nghỉ việc.

Trường hợp vì lý do khách quan chưa trả sổ BHXH kịp thời, đơn vị có trách nhiệm cung cấp thông tin về số sổ BHXH cho người lao động để người lao động đăng ký tham gia BHXH ở đơn vị mới.

Các trường hợp đã chốt sổ BHXH nhưng người lao động đã nghỉ việc sau 12 tháng không đến nhận lại sổ, đơn vị có trách nhiệm lập thủ tục chuyển nộp lại cho cơ quan BHXH (nơi đơn vị đang tham gia BHXH) để quản lý.

2/ Đề nghị các đơn vị tiến hành kiểm tra, rà soát, thông báo cho người lao động đang làm việc trong toàn đơn vị:

- Yêu cầu người lao động đã được cấp sổ BHXH tại các đơn vị khác nộp cho đơn vị để quản lý; hoặc cung cấp thông tin về số sổ BHXH đã được cấp và lý do không có sổ để nộp.

- Trên cơ sở đó, đơn vị lập thủ tục gộp sổ nhằm chuyển toàn bộ các quá trình tham gia BHXH về một sổ duy nhất. Thủ tục được hướng dẫn chi tiết tại Phiếu giao nhận hồ sơ 304 "Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc", được đăng tải trên mục "Thủ tục hồ sơ một cửa" / "Thủ tục hồ sơ sổ BHXH, thẻ BHYT" trên trang thông tin điện tử BHXH thành phố Hồ Chí Minh, hoặc theo đường dẫn sau: http://www.bhxhtphcm.gov.vn/thu-tuc-ho-so-mot-cua/7/thu-tuc-ho-so-so-bhxh-the-bhyt/.

Trường hợp người lao động đã được cấp nhiều số sổ BHXH khác nhau nhưng không được đơn vị lập thủ tục gộp sổ theo hướng dẫn trên, khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị chốt sổ, hoặc giải quyết chế độ BHXH, BHTN đối với các trường hợp này, cơ quan BHXH sẽ bắt buộc phải xử lý xong việc gộp sổ, sau đó mới thực hiện những yêu cầu của đơn vị. Việc này sẽ dẫn đến tình trạng phải kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ (ít nhất 15 ngày làm việc) làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Do vậy, đề nghị các đơn vị nhanh chóng thực hiện việc gộp sổ theo nội dung hướng dẫn trên.

3/ Đề nghị các đơn vị tăng cường công tác quản lý để bảo quản tốt sổ BHXH của người lao động trong thời gian làm việc tại đơn vị; lập thủ tục chốt sổ và trả cho người lao động kịp thời khi họ nghỉ việc, bảo đảm cho người lao động có đầy đủ điều kiện để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN đúng quy định.

Mọi trường hợp người sử dụng lao động có hành vi vi phạm trách nhiệm bảo quản sổ BHXH trong thời gian người lao động làm việc, dẫn đến mất mát, hư hỏng, sửa chữa, tẩy xóa sổ BHXH, cơ quan BHXH đều chuyển sang cơ quan Thanh tra Lao động Thương binh và Xã hội để xem xét xử lý theo quy định xử phạt vi phạm hành chính hiện hành.

Trân trọng./.