Công văn 2431/BHXH-BT năm 2019 hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị tuyên truyền phát triển người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Căn cứ Phương án phối hợp với Bưu điện tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) tự nguyện ban hành kèm theo Quyết định số 151/QĐ-BHXH ngày 30/01/2019 của BHXH Việt Nam, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH và Bưu điện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH, Bưu điện tỉnh) thực hiện như sau:

1. Tham mưu thành lập, kiện toàn Ban chỉ đạo phát triển đối tượng tham gia BHXH

1.1. BHXH tỉnh và BHXH huyện, quận, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là huyện) phối hợp với Bưu điện tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, huyện thành lập, kiện toàn Ban chỉ đạo phát triển đối tượng tham gia BHXH cấp tỉnh, cấp huyện do Lãnh đạo UBND làm Trưởng ban, Lãnh đạo BHXH và các Sở, ngành (Bưu điện, Lao động - Thương binh và Xã hội, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thuế, Đài phát thanh và truyền hình, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động,...) là thành viên để huy động sức mạnh của cả hệ thống chính trị vào cuộc.

Đồng thời, chủ động tham mưu để ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo, chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm, phân công nhiệm vụ đối với từng thành viên của Ban chỉ đạo. Trong đó, Ban Chỉ đạo phát triển người tham gia BHXH ở cấp xã có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với cơ quan BHXH, Bưu điện tổ chức các hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện mới.

1.2. Hàng quý, Ban chỉ đạo sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, kết quả phát triển người tham gia BHXH, rút kinh nghiệm trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp và đề ra kế hoạch, nhiệm vụ, yêu cầu thời gian tới để BHXH tỉnh tổng hợp, báo cáo BHXH Việt Nam.

2. Phân công phối hợp tổ chức hội nghị và quản lý hội nghị

Giám đốc BHXH và Bưu điện phân công lãnh đạo đơn vị và Phòng, tổ, bộ phận chuyên môn nhiệm vụ khai thác phát triển người tham gia BHXH tự nguyện để chỉ đạo, theo dõi và phối hợp tổ chức, quản lý hội nghị; phân công cán bộ có chuyên môn sâu về chính sách BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), có kỹ năng về tuyên truyền, truyền thông để tuyên truyền, vận động trước, trong và sau hội nghị.

3. Xác định đối tượng tuyên truyền, vận động trực tiếp

BHXH tỉnh, huyện gửi thông tin, dữ liệu hộ gia đình, dữ liệu người tham gia BHXH dừng, bảo lưu quá trình đóng BHXH bắt buộc, người đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp và phối hợp với Bưu điện tỉnh, huyện khảo sát trực tiếp tại từng địa bàn xã để Bưu điện huyện xác định quy mô, địa bàn người lao động là đối tượng của BHXH tự nguyện, tập trung vào các đối tượng tiềm năng, gồm:

a) Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng;

b) Người hoạt động không chuyên trách ở thôn, ấp, bản, sóc, làng, tổ dân phố, khu, khu phố;

c) Người lao động giúp việc gia đình;

d) Người tham gia các hoạt động ở các Làng nghề, dịch vụ; tiểu thương ở các Chợ, Trung tâm thương mại;

đ) Xã viên không hưởng tiền lương, tiền công làm việc trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

e) Người nông dân, người lao động là chủ các trang trại;

g) Người lao động đã đủ điều kiện về tuổi đời nhưng chưa đủ điều kiện về thời gian đóng để hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về BHXH;

h) Người lao động tự tạo việc làm và có thu nhập.

Đối tượng tuyên truyền tại các hội nghị khách hàng cần tập trung chính vào nhóm đối tượng trong độ tuổi lao động từ 30 đến 60 tuổi. Đây là những đối tượng đã có thu nhập và điều kiện kinh tế ổn định, bắt đầu hoặc đã có tích lũy và chuẩn bị cho tương lai.

4. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tuyên truyền

4.1. BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh căn cứ dân số, đặc điểm dân cư trên địa bàn huyện để giao chỉ tiêu phát triển người tham gia BHXH tự nguyện theo từng huyện.

4.2. Bưu điện tỉnh, huyện xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tuyên truyền; trong đó, gồm: số lượng hội nghị, số khách hàng tham dự hội nghị; số lượng khách hàng tối thiểu tham dự hội nghị, số lượng khách hàng tham gia BHXH tự nguyện tăng mới mỗi hội nghị (tối thiểu mỗi hội nghị phải có từ 50 khách hàng tham dự và có từ 25% số khách hàng tham gia BHXH tự nguyện mới/tổng số khách hàng tham dự hội nghị).

4.3. Bưu điện tỉnh, huyện gửi kế hoạch đến BHXH tỉnh, huyện phối hợp tổ chức thực hiện kế hoạch, BHXH tỉnh, huyện phân công cán bộ phối hợp hỗ trợ, giám sát, kiểm tra, cùng chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị.

5. Chuẩn bị cho hội nghị

5.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức một hội nghị:

Cơ quan Bưu điện phối hợp với cơ quan BHXH, UBND xã xây dựng kế hoạch, chương trình hội nghị; kế hoạch tổ chức hội nghị gồm những nội dung cơ bản sau:

- Đơn vị tổ chức hội nghị (cơ quan BHXH phối hợp với Bưu điện và UBND xã);

- Số lượng người;

- Nội dung và chương trình hội nghị;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

Hội nghị tại các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể: Cơ quan Bưu điện phối hợp cơ quan BHXH và Lãnh đạo tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể xây dựng kế hoạch, chương trình hội nghị với những nội dung cơ bản như trên.

5.2. Mời khách hàng dự hội nghị:

5.2.1. Lập danh sách khách hàng:

a) Đối với hội nghị tại xã: Cơ quan BHXH và Bưu điện làm việc với thành viên Ban chỉ đạo UBND xã, giao Trưởng thôn, bản, tổ dân phố, ... (gọi chung là thôn); các Chi hội, đoàn thể tại thôn lập danh sách khách hàng tiềm năng cần tuyên truyền vận động gửi thành viên Ban chỉ đạo thuộc UBND xã, tổng hợp để mời hội nghị. Danh sách khách hàng lập theo phiếu thông tin khách hàng dưới đây:

- Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh;

- Địa chỉ (số nhà, đường, phố, thôn, bản, tổ dân phố);

- Điện thoại di động, hoặc cố định;

- Nghề nghiệp chính; thu nhập hàng tháng (nếu có);

- Thông tin của viên chức cơ quan BHXH huyện và nhân viên Bưu điện (họ và tên, địa chỉ, số điện thoại).

b) Đối với hội nghị tại các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể: Giao cán bộ, bộ phận liên quan lập danh sách khách hàng tiềm năng cần tuyên truyền, vận động theo phiếu thông tin khách hàng như đối với hội nghị tại xã.

5.2.2. Ký Giấy mời:

- Đối với hội nghị tại xã: đề nghị Chủ tịch, hoặc phó Chủ tịch UBND xã ký, đóng dấu giấy mời.

- Đối với hội nghị tại các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể: đề nghị Lãnh đạo tổ chức đó ký, đóng dấu giấy mời.

5.2.3. Mời khách hàng dự hội nghị:

- Khi có danh sách khách mời, đại diện BHXH, hoặc Bưu điện, hoặc thành viên Ban chỉ đạo tại UBND xã (đối với hội nghị tại xã) hoặc Lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể (đối với hội nghị tại các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội, đoàn thể) đến gặp gỡ để tuyên truyền, tư vấn trước về chế độ, chính sách BHXH tự nguyện (kèm theo tài liệu tuyên truyền). Trường hợp khách hàng quan tâm, hoặc còn đang cân nhắc, cần tìm hiểu thêm thì phát giấy mời; trường hợp khách hàng không quan tâm, thiếu quan tâm thì không mời.

- Trước 01 ngày diễn ra hội nghị cần điện thoại nhắc, mời lại để khẳng định việc tham dự hội nghị của khách hàng.

5.3. Công tác truyền thông:

- Treo băng rôn, standee tại nơi tổ chức, đảm bảo thu hút tầm nhìn, nội dung trọng tâm, dễ hiểu.

- Truyền thông trên loa, đài, tờ rơi... trên địa bàn tổ chức hội nghị.

5.4. Tài liệu tuyên truyền:

- Tờ rời “Những điều cần biết về BHXH tự nguyện”, ban hành kèm theo Quyết định số 909/QĐ-BHXH ngày 23/7/2018 của BHXH Việt Nam.

- Slide trình chiếu tại hội nghị (nếu có) phản ánh được các lợi ích của người tham gia, các ví dụ về mức đóng, phương thức (kỳ đóng), địa điểm đăng ký, đóng; mức lương hưu, các chế độ khác; ví dụ so sánh giữa tổng mức đóng, với tổng mức hưởng, giữa BHXH tự nguyện với các loại hình bảo hiểm thương mại, với gửi tiết kiệm,...

Trường hợp có tài liệu tuyên truyền khác thì phải được BHXH Việt Nam thẩm định, nội dung cần nêu được những lợi ích khi tham gia BHXH tự nguyện, cụ thể: BHXH tự nguyện không vì mục đích lợi nhuận; đảm bảo thu nhập thường xuyên, ổn định khi nghỉ hưu; được chăm sóc sức khỏe (cấp thẻ BHYT) khi nghỉ hưu; được hưởng quyền lợi chế độ tử tuất và mai táng phí khi gặp rủi ro không may qua đời, được Nhà nước hỗ trợ một phần tiền đóng BHXH tự nguyện; đối với người thuộc hộ gia đình nghèo, cận nghèo, được Nhà nước hỗ trợ tiền đóng BHXH cao hơn; việc đóng phí linh hoạt (kỳ đóng phí linh hoạt, có thể tạm ngừng, bảo lưu, cộng dồn thời gian đã đóng); thủ tục đơn giản, nhanh chóng, đăng ký, đóng tiền định kỳ tại tất cả các điểm Bưu điện trên toàn quốc.

5.5. Bài giới thiệu, phát biểu của đại diện cơ quan BHXH, Bưu điện, đại diện UBND xã, Lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể (nếu có), nội dung truyền thông trên phương tiện truyền thông theo địa bàn cần thiết phải chuẩn bị trước.

5.6. Chuẩn bị cơ sở vật chất:

- Tùy theo điều kiện thực tế và khách mời cụ thể để bố trí hội trường hội nghị ở Nhà văn hóa thôn, phố, Bưu điện văn hóa xã, hoặc hội trường của UBND xã. Hội trường hội nghị được trang bị đầy đủ phông màn, biểu ngữ.

- Market: phải có logo biểu tượng của cơ quan BHXH và logo của Bưu điện, tên hội nghị “Hội nghị tuyên truyền chính sách BHXH, BHYT” màu đỏ trên nền màu trắng.

- Máy tính, máy chiếu, màn chiếu, loa đài, micro, nước uống.

- Bút viết và giấy, hoặc sổ ghi chép.

- Các biểu mẫu TK1-TS, biên lai thu tiền mẫu C68-HD.

6. Chương trình hội nghị

a) Trình tự các bước thực hiện:

(1) Trước khi Hội nghị diễn ra 60 phút, kiểm tra, rà soát các điều kiện cần thiết của việc tổ chức hội nghị tại thời điểm trước, trong và sau khi diễn ra hội nghị (theo hướng dẫn tại Điểm 5 văn bản này);

(2) Ghi, lập danh sách khách hàng đến dự hội nghị theo giấy mời, tờ rơi...

(3) Bố trí, sắp xếp chỗ ngồi;

(4) Giới thiệu video tuyên truyền về chính sách và sản phẩm BHXH tự nguyện (nếu có);

(5) Người dẫn chương trình ổn định hội nghị và tuyên bố bắt đầu chương trình hội nghị, đồng thời tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu;

(6) Tổ chức phát sổ BHXH cho người đã đăng ký tham gia đóng BHXH tự nguyện từ trước, hoặc mới.

(7) Đại diện Lãnh đạo BHXH, Bưu điện, UBND xã, Lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, các hội, đoàn thể phát biểu (nội dung phát biểu do BHXH và Bưu điện chuẩn bị trước) gồm một số nội dung chủ yếu: Quan điểm, mục tiêu của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về BHXH tự nguyện; tình hình và kết quả công tác tham gia BHXH tự nguyện trên địa bàn,...)

(8) Người thuyết trình giới thiệu về chế độ, chính sách, mức đóng, quyền lợi hưởng BHXH tự nguyện.

(9) Thảo luận (hỏi đáp, tư vấn): Đại diện cơ quan BHXH, Bưu điện và nhân viên hỗ trợ hội nghị trực tiếp tiếp xúc, giải đáp thắc mắc của khách hàng.

b) Tư vấn, đăng ký tham gia BHXH tự nguyện:

(1) Nhân viên tư vấn được phân công trực tiếp đến chỗ khách hàng để tư vấn.

(2) Mời khách hàng đã đăng ký hoàn tất thủ tục tham gia BHXH tự nguyện.

(3) Công bố danh sách các khách hàng đã đăng ký tham gia BHXH tự nguyện.

(4) Mời khách hàng đã đăng ký tham gia BHXH tự nguyện đóng tiền.

(5) Đối với khách hàng chưa đăng ký tham gia BHXH tự nguyện ngay tại hội nghị, nhân viên tư vấn tổng hợp lại danh sách và tiếp tục tuyên truyền, vận động họ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (đây cũng được coi là người tham gia BHXH tự nguyện phát triển được thông qua hội nghị trực tiếp).

c) Cuối hội nghị tiếp tục nhắc, thông báo thông tin số điện thoại của viên chức BHXH, nhân viên Bưu điện để những người muốn tham gia nhưng chưa chuẩn bị kịp hoặc còn băn khoăn có thể trao đổi, hỏi thêm; đồng thời, lấy số điện thoại, địa chỉ của những khách hàng có quan tâm nhưng chưa tham gia để sau hội nghị đến tư vấn tiếp tục vận động tham gia BHXH tự nguyện.

d) Thực hiện quy trình nghiệp vụ thu BHXH cuối hội nghị:

- Căn cứ vào danh sách khách hàng đăng ký tham gia BHXH tự nguyện ngay tại hội nghị, nhân viên Bưu điện phục vụ hội nghị hướng dẫn khách hàng kê khai “Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)”; thực hiện ghi, cấp biên lai thu tiền đối với khách hàng đóng tiền ngay tại hội nghị hoặc đến tận nhà khách hàng để thu tiền và cấp biên lai thu tiền.

- Căn cứ số người tham gia BHXH tự nguyện, nhân viên Bưu điện phối hợp với viên chức BHXH lập Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05a-TS) cùng với toàn bộ số tiền đóng BHXH tự nguyện gửi BHXH huyện để thực hiện cấp sổ BHXH, xác nhận thời gian tham gia BHXH cho người tham gia theo đúng thời gian quy định.

e) Kết thúc hội nghị đại diện BHXH và Bưu điện cùng thống nhất ký xác nhận, chịu trách nhiệm về số lượng khách hàng thực tế tham gia hội nghị; số lượng, danh sách người đăng ký tham gia BHXH tự nguyện mới tại hội nghị; danh sách khách hàng cần tiếp tục tuyên truyền, tư vấn.

7. Tổ chức thực hiện

7.1. Ban Thu:

- Phối hợp với Trung tâm Truyền thông và đơn vị liên quan kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện phát triển người tham gia BHXH tự nguyện tăng mới thông qua hội nghị đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao; duy trì tuyên truyền, vận động, sớm thông báo đến người đang tham gia BHXH tự nguyện tiếp tục đóng tiền khi đến hạn phải đóng đối với BHXH và Bưu điện địa phương.

- Hàng tháng theo dõi, tổng hợp kết quả phát triển người tham gia BHXH tự nguyện tăng mới thông qua việc tổ chức Hội nghị tuyên truyền trực tiếp, báo cáo Lãnh đạo Ngành.

7.2. Trung tâm Công nghệ thông tin: Bổ sung chức năng các phần mềm quản lý để hàng tháng BHXH và Bưu điện địa phương nhập, cập nhật kết quả thực hiện hội nghị tuyên truyền, phát triển người tham gia BHXH tự nguyện tăng mới thông qua hội nghị trực tiếp; thống kê kinh phí tổ chức (theo hướng dẫn tại Công văn số 506/BHXH-TCKT ngày 05/3/2019 và Công văn số 1077/BHXH-TCKT ngày 08/4/2018 của BHXH Việt Nam) xong trước ngày 31/10/2019 (theo Mẫu số 01 và Mẫu số 02 đính kèm).

7.3. BHXH và Bưu điện tỉnh/huyện:

a) Phối hợp tổ chức hội nghị và chế độ thông tin báo cáo:

- Cơ quan BHXH phối hợp với Bưu điện tỉnh/huyện nghiêm túc thực hiện việc tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp đến người dân đảm bảo đạt kết quả cao và theo đúng quy định, hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Hàng tháng, phối hợp với Bưu điện tỉnh/huyện báo cáo kết quả tổ chức hội nghị gửi BHXH, Bưu điện cấp trên.

- BHXH huyện phối hợp Bưu điện huyện báo cáo kết quả gửi BHXH, Bưu điện tỉnh trước ngày 02 tháng sau liền kề (theo Mẫu số 01 đính kèm).

- BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh báo cáo kết quả gửi BHXH Việt Nam, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trước ngày 04 tháng sau liền kề (theo Mẫu số 02 đính kèm).

Khi có phần mềm liên thông thì hàng ngày kịp thời cập nhật phát sinh vào phần mềm để tự động báo cáo hàng tháng.

b) Duy trì tuyên truyền, vận động, thông báo đến người tham gia BHXH tự nguyện đang đóng:

- Cơ quan BHXH thực hiện thông báo đến đại lý thu Bưu điện huyện để biết người tham gia BHXH tự nguyện đối với những người đang tham gia BHXH tự nguyện chuẩn bị đến hạn đóng tiền để duy trì số người tham gia BHXH tự nguyện bền vững theo đúng quy định và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

+ Đối với người tham gia BHXH tự nguyện theo phương thức đóng hàng tháng: trong thời hạn từ 05 ngày trước đến 05 ngày sau ngày đến hạn đóng tiền;

+ Đối với người tham gia BHXH tự nguyện theo các phương thức đóng còn lại: trước ngày 20 của tháng cuối trước khi đến hạn đóng tiền.

- Đại lý thu hoặc nhân viên Bưu điện căn cứ thông báo của cơ quan BHXH, liên hệ qua điện thoại hoặc đến tận nhà của người tham gia để tuyên truyền vận động họ tiếp tục tham gia và đóng tiền.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo BHXH Việt Nam để xem xét, giải quyết./.

BÁO CÁO

Kết quả phối hợp với Bưu điện tổ chức hội nghị tuyên truyền để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện
Tháng      năm 2019

(Ban hành kèm theo Công văn số 2431/BHXH-BT ngày 05/7/2019 của BHXH Việt Nam)

I. Kết quả

Ghi chú: Số người tiếp tục tham gia BHXH tự nguyện là những người đang tham gia, đóng BHXH tháng trước, tiếp tục tham gia, đóng tiền BHXH tự nguyện trong tháng (này)

II. Nhận xét, đánh giá

III. Đề xuất, kiến nghị

BÁO CÁO

Kết quả phối hợp với Bưu điện tổ chức hội nghị tuyên truyền để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện
Tháng ……. năm ……..

(Ban hành kèm theo Công văn số 2431/BHXH-BT ngày 05/7/2019 của BHXH Việt Nam)

I. Kết quả

Ghi chú: Số người tiếp tục tham gia BHXH tự nguyện là những người đang tham gia, đóng BHXH tháng trước, tiếp tục tham gia, đóng tiền BHXH tự nguyện trong tháng (này)

II. Nhận xét, đánh giá

III. Đề xuất, kiến nghị