Tổ chức, cá nhân.
a. Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và hồ sơ tại Bộ phận Một cửa.
b. Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự để giải quyết theo thẩm quyền.
e. Bước 3: Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định:
- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.
- Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với cơ quan có thẩm quyền liên quan: Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.
Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy, tờ tài liệu đó, kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.
f. Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự.
a. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.
b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
c. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đề nghị được chứng nhận xuất trình để sử dụng ở nước ngoài.
d. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c.
Thủ tục này không thu phí
Tem chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận xuất trình.
Cục Lãnh sự Việt Nam