Cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam.
a. Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa.
b. Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Phòng Lãnh sự ngoài nước để giải quyết theo thẩm quyền.
c. Bước 3: Phòng Lãnh sự ngoài nước giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định:
- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Lãnh sự ngoài nước phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.
- Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Phòng Lãnh sự ngoài nước phải phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Phòng Lãnh sự ngoài nước trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.
Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Lãnh sự ngoài nước thu giữ giấy, tờ tài liệu đó, kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Lãnh sự ngoài nước giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.
d. Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ Phòng Lãnh sự ngoài nước, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Lãnh sự ngoài nước.
a. 01 tờ khai cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch.
b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (để đối chiếu).
c. Bản chính Giấy ủy quyền (phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật) đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người yêu cầu giải quyết TTHC. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị giải quyết TTHC thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải xuất trình bản chính (hoặc bản sao có chứng thực) giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người yêu cầu.
d. Bản chụp giấy tờ hộ tịch đã được Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp (nếu có).
e. Trường hợp hồ sơ được nộp qua dịch vụ BCCI, thì phải kèm 01 bản sao có chứng thực các giấy tờ quy định tại mục b và giấy tờ chứng minh quan hệ tại mục c nêu trên.
a. Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: trong ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ được nộp sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
b. Đối với hồ sơ phải xác minh: không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch 8.000 đồng/bản/lần
Thực hiện theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.
Cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam.
Bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch
Cục Lãnh sự Việt Nam