Ba kênh đăng ký
Sổ tay nêu ba nơi có thể thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử:
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia — dichvucong.gov.vn;
- Trang thông tin của cơ quan thuế;
- Ứng dụng eTax Mobile — nhóm chức năng Hóa đơn điện tử.
Với hộ kinh doanh quy mô nhỏ, kênh eTax Mobile là thuận tiện nhất: nhóm chức năng Hóa đơn điện tử cho phép kê khai tờ khai đăng ký, xem tờ khai chờ xác nhận và tra cứu tờ khai đăng ký — toàn bộ trên điện thoại. Xem thêm Toàn bộ nhóm chức năng trên eTax Mobile.
Trình tự đăng ký
- Đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Trang thông tin của cơ quan thuế hoặc qua eTax Mobile, chọn chức năng Đăng ký hóa đơn điện tử.
- Điền thông tin số định danh cá nhân và các thông tin theo mẫu.
- Gửi tờ khai đăng ký theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Chờ kết quả — tra cứu trạng thái tờ khai qua chức năng "tờ khai chờ xác nhận" trên eTax Mobile.
Điều kiện cần có trước khi đăng ký
Bốn điều kiện dưới đây nên hoàn tất trước khi gửi tờ khai, chứ không phải sau khi được chấp nhận. Lý do thực tế: tờ khai được duyệt nhưng chưa có phần mềm và chữ ký số thì hộ vẫn chưa xuất được hóa đơn nào, trong khi nghĩa vụ lập hóa đơn đúng thời điểm đã bắt đầu tính từ giao dịch đầu tiên.
| Điều kiện | Ghi chú |
|---|---|
| Tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế | Đăng ký qua eTax Mobile hoặc canhan.gdt.gov.vn — xem hướng dẫn đăng ký tài khoản |
| Chữ ký số | USB token hoặc HSM. Riêng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc ký số trên từng hóa đơn, nhưng vẫn cần chữ ký số để đăng ký |
| Hạ tầng công nghệ thông tin | Máy tính hoặc thiết bị kết nối Internet |
| Phần mềm lập hóa đơn đạt chuẩn | Đáp ứng chuẩn truyền – nhận dữ liệu với cơ quan thuế |
Chọn loại hóa đơn nào
Đây là quyết định phải chốt trước khi điền tờ khai, vì mỗi loại hóa đơn kéo theo một quy trình vận hành khác nhau ở khâu ký số và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Chọn sai loại không phải là sai sót nghiêm trọng — vẫn đăng ký bổ sung được — nhưng sẽ mất thời gian cấu hình lại phần mềm và tập lại thao tác cho người bán hàng. Loại hóa đơn đăng ký phụ thuộc vào phương pháp nộp thuế và ngành nghề:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — cho hộ khoán doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, hộ có sử dụng máy tính tiền, và các ngành bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Chi tiết ở bài Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế — cho hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Hóa đơn cấp lẻ theo từng lần phát sinh — cho trường hợp phát sinh không thường xuyên. Nhóm hộ dưới ngưỡng chịu thuế nếu có nhu cầu xuất hóa đơn thì phải khai và nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn có mã.
Việc phải làm ngay sau khi được chấp nhận
- Cài đặt và chạy thử phần mềm — lập một hóa đơn thử để chắc chắn luồng ký số và gửi dữ liệu hoạt động, trước khi phát sinh giao dịch thật.
- Nắm quy tắc về thời điểm lập hóa đơn. Đây là nghĩa vụ hộ kinh doanh dễ vi phạm nhất khi chuyển sang kê khai — xem Những rủi ro và lưu ý quan trọng khi chuyển đổi.
- Biết trước cách xử lý hóa đơn sai. Từ 01/6/2025 quy định đã bỏ việc hủy hóa đơn lập sai, thay bằng lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế — xem Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Kiểm soát hóa đơn đầu vào — dùng chức năng tra cứu thông tin người nộp thuế trên eTax Mobile hoặc công cụ Tra cứu mã số thuế để kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn.
Vì sao nên đăng ký sớm hơn thời điểm bắt buộc
Ngay cả khi chưa thuộc diện bắt buộc, hóa đơn điện tử mở ra nhóm khách hàng doanh nghiệp: họ chỉ hạch toán được chi phí được trừ khi có chứng từ hợp pháp. Đây là một trong bảy lợi ích mà tài liệu của Cục Thuế nêu khi phân tích việc chuyển sang phương pháp kê khai — xem Bảy lợi ích thực tế khi hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai.