Tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tra cứu thời hạn bảo quản của 534 loại hồ sơ, tài liệu theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP (tài liệu kế toán): bảo quản vĩnh viễn hay bao nhiêu năm, mốc bắt đầu tính từ đâu, căn cứ nằm ở số thứ tự nào của phụ lục. Nhập ngày hình thành tài liệu để biết ngày sớm nhất được xem xét tiêu huỷ, và tải bảng thời hạn của cả nhóm ra Excel.

534 loại tài liệu 28 nhóm 176 loại vĩnh viễn Dài nhất 70 năm

Tính ngày được phép tiêu huỷ hồ sơ

Chọn loại tài liệu và nhập ngày công việc kết thúc (hoặc ngày kết thúc kỳ kế toán năm). Công cụ áp dụng đúng mốc bắt đầu tính của từng văn bản để ra ngày hết thời hạn bảo quản và ngày sớm nhất được xem xét tiêu huỷ.

Loại hồ sơ, tài liệu

Chưa chọn loại tài liệu nào.

Ngày công việc kết thúc / ngày hình thành tài liệu

Với hồ sơ hành chính, chỉ năm của ngày này được dùng để tính — đúng theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV.

Áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức (Phụ lục I)

Tài liệu kế toán (theo Luật Kế toán)

Chứng từ, tài liệu kế toán 12 loại tài liệu · 4 loại vĩnh viễn Chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính không áp dụng bảng thời hạn của Thông tư 10/2022/TT-BNV mà theo Điều 12, 13, 14…

Hoạt động đặc thù của HĐND và UBND (Phụ lục II)

Mốc bắt đầu tính thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản không tính từ ngày ký văn bản mà tính từ mốc riêng của từng loại tài liệu. Chọn sai mốc là lệch cả năm.
Luật Lưu trữ 2024 chia thời hạn thành hai loại: lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Lưu trữ có thời hạn tính theo năm, tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc (khoản 3 Điều 15).
Khoản 3 Điều 3 Luật Lưu trữ 2024: trường hợp luật khác quy định khác về thời hạn lưu trữ thì thực hiện theo luật đó — đây là lý do tài liệu kế toán theo Luật Kế toán chứ không theo Thông tư 10/2022/TT-BNV.

Loại tài liệu	Mốc bắt đầu tính thời hạn	Căn cứ
Hồ sơ, tài liệu hành chính nói chung	Từ năm công việc kết thúc	Khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV
Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính	Từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm	Khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Tài liệu quyết toán dự án hoàn thành nhóm B, C	Từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt	Khoản 2 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Tài liệu về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, kết thúc dự án; hồ sơ kiểm toán, thanh tra	Từ ngày phát sinh sự kiện hoặc ngày có báo cáo kiểm toán, kết luận thanh tra	Khoản 3 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết thời hạn

Bước 1 — Xác định giá trị tài liệu. Đánh giá để phân loại tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ và tài liệu hết giá trị (Điều 14 Luật Lưu trữ 2024). Thời hạn xác định lại không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Bước 2 — Lập danh mục tài liệu đề nghị huỷ. Chỉ đưa vào tài liệu hết thời hạn lưu trữ hoặc trùng lặp (khoản 1 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024).
Bước 3 — Xin ý kiến thẩm định nếu thuộc nguồn nộp lưu. Cơ quan thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trước khi người đứng đầu quyết định huỷ (khoản 3 Điều 16).
Bước 4 — Quyết định huỷ và lập biên bản. Với tài liệu kế toán, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP buộc lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, có “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy”. Chính biên bản tiêu huỷ này lại phải lưu tiếp 10 năm.
Bước 5 — Huỷ triệt để. Khoản 2 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024: phải huỷ toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được. Tài liệu số hết giá trị phải huỷ đồng thời dữ liệu chủ và bản giấy đã số hoá (khoản 4 Điều 36).
Tài liệu chứa bí mật nhà nước huỷ theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, không theo thủ tục thông thường (khoản 5 Điều 16).

Câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ hồ sơ

Thời hạn bảo quản tài liệu hiện nay áp dụng theo văn bản nào?

Bảng thời hạn chi tiết nằm ở Phụ lục I và Phụ lục II Thông tư 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ, hiệu lực từ 15/02/2023, thay thế Thông tư 09/2011/TT-BNV và Thông tư 13/2011/TT-BNV. Khung pháp lý chung là Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15), hiệu lực từ 01/7/2025. Riêng chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính theo Điều 12–15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.

Doanh nghiệp tư nhân có phải áp dụng Thông tư 10/2022/TT-BNV không?

Có. Điều 2 Thông tư liệt kê đối tượng áp dụng gồm cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân. "Tổ chức kinh tế" bao gồm doanh nghiệp. Trong thực tế, doanh nghiệp thường dùng Phụ lục I làm khung để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản riêng theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.

Thời hạn bảo quản bắt đầu tính từ lúc nào?

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV: thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc — không phải từ ngày ký văn bản. Với tài liệu kế toán, khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; riêng tài liệu quyết toán dự án tính từ ngày báo cáo quyết toán được duyệt, tài liệu về giải thể – phá sản – thanh tra tính từ ngày phát sinh sự kiện.

Hết thời hạn bảo quản là được tự huỷ hồ sơ ngay?

Không. Hết thời hạn mới chỉ là điều kiện cần. Điều 16 Luật Lưu trữ 2024 quy định việc huỷ tài liệu lưu trữ phải do người có thẩm quyền quyết định: cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trước khi huỷ. Với tài liệu kế toán, Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP buộc lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, có "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy". Khi huỷ phải huỷ toàn bộ và không thể khôi phục được.

Một hồ sơ có nhiều tài liệu với thời hạn khác nhau thì tính thế nào?

Khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024: thời hạn lưu trữ của hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ đó. Vì vậy chỉ cần một tài liệu bảo quản vĩnh viễn thì cả hồ sơ phải giữ vĩnh viễn.

Tài liệu của cơ quan không có tên trong phụ lục thì xác định thời hạn ra sao?

Khoản 4 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV cho phép cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định. Kèm theo đó, điểm c khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ 2024 ràng buộc: xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Thông tư 10/2022/TT-BNV còn hiệu lực sau khi có Luật Lưu trữ 2024 không?

Còn. Thông tư chưa bị thay thế và vẫn là bảng thời hạn chi tiết duy nhất áp dụng chung. Tuy nhiên Thông tư ban hành theo Luật Lưu trữ 2011 nên có vài dòng ghi thời hạn 01 năm, thấp hơn sàn tối thiểu 02 năm mà khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 đặt ra. Công cụ này đánh dấu cảnh báo ở đúng những dòng đó thay vì tự sửa số liệu của thông tư.

Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn

Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.

Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.