Hướng dẫn điền biểu mẫu chỉ số KPI thanh toán BMTC-KPI-01

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTC-KPI-01 "Chỉ số KPI thanh toán" thuộc danh mục 3.6.4 Hệ thống KPI tài chính, được thiết kế để giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện khả năng thanh toán và hiệu quả quản lý dòng tiền. Biểu mẫu này tập hợp 9 chỉ số tài chính quan trọng, bao gồm các chỉ số thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, chỉ số tiền mặt, vòng quay các khoản phải thu, hàng tồn kho và khoản phải trả. Mục tiêu chính là cung cấp một công cụ chuẩn hóa để theo dõi sức khỏe tài chính ngắn hạn, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời về quản lý vốn lưu động và chính sách tín dụng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Kế toán tài chính hoặc bộ phận Phân tích tài chính chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là định kỳ hàng quý hoặc cuối mỗi năm tài chính, ngay sau khi có báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc báo cáo quản trị nội bộ. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được điền đột xuất khi doanh nghiệp có biến động lớn về dòng tiền, thay đổi chính sách bán hàng hoặc khi cần đánh giá lại xếp hạng tín dụng với nhà cung cấp và ngân hàng.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Chỉ số thanh toán hiện hành: Nhập giá trị tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn từ bảng cân đối kế toán. Công thức tính là tài sản ngắn hạn chia cho nợ ngắn hạn. Chỉ số ở mức 2-3 được xem là tốt, nếu thấp hơn 1 cần cảnh báo nguy cơ mất khả năng thanh toán.
  2. Chỉ số thanh toán nhanh: Lấy tài sản ngắn hạn trừ đi hàng tồn kho, sau đó chia cho nợ ngắn hạn. Lưu ý loại bỏ hàng tồn kho vì tính thanh khoản thấp. Chứng khoán ngắn hạn trong mục này phải là loại dễ chuyển đổi thành tiền.
  3. Chỉ số tiền mặt: Tính bằng cách lấy tiền mặt và các khoản tương đương tiền chia cho nợ ngắn hạn. Không bao gồm các khoản phải thu như trong chỉ số thanh toán nhanh. Đây là chỉ số đo lường mức thanh khoản cao nhất.
  4. Chỉ số vòng quay các khoản phải thu: Nhập doanh thu thuần và các khoản phải thu trung bình. Công thức: doanh thu thuần chia cho các khoản phải thu trung bình. Các khoản phải thu trung bình được tính bằng (phải thu đầu kỳ + phải thu cuối kỳ)/2.
  5. Chỉ số số ngày bình quân vòng quay khoản phải thu: Lấy 365 ngày chia cho vòng quay các khoản phải thu đã tính ở mục 4. Kết quả cho biết trung bình doanh nghiệp mất bao nhiêu ngày để thu được tiền từ khách hàng.
  6. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho: Nhập giá vốn hàng bán và hàng tồn kho trung bình. Hàng tồn kho trung bình = (hàng tồn kho năm trước + hàng tồn kho năm nay)/2. Chỉ số càng cao cho thấy hàng bán nhanh, không bị ứ đọng.
  7. Chỉ số số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho: Lấy 365 ngày chia cho vòng quay hàng tồn kho. Chỉ số này cho biết số ngày trung bình hàng tồn kho được luân chuyển.
  8. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả: Nhập doanh số mua hàng thường niên và phải trả bình quân. Doanh số mua hàng = giá vốn hàng bán + hàng tồn kho cuối kỳ - hàng tồn kho đầu kỳ. Phải trả bình quân = (phải trả năm trước + phải trả năm nay)/2.
  9. Chỉ số số ngày bình quân vòng quay các khoản phải trả: Lấy 365 ngày chia cho vòng quay các khoản phải trả. Chỉ số này phản ánh chính sách tín dụng của doanh nghiệp với nhà cung cấp.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn sử dụng số liệu từ báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc phê duyệt để đảm bảo tính chính xác của các chỉ số KPI.
  • Khi tính các chỉ số trung bình (khoản phải thu, hàng tồn kho, khoản phải trả), phải lấy số liệu của 2 kỳ liên tiếp (đầu kỳ và cuối kỳ) để phản ánh đúng biến động.
  • Đối với chỉ số thanh toán hiện hành, không nên chỉ nhìn vào con số tuyệt đối mà cần so sánh với ngành và xu hướng qua các kỳ.
  • Chỉ số vòng quay các khoản phải thu quá cao có thể báo hiệu chính sách tín dụng quá chặt, làm mất khách hàng. Cần kết hợp phân tích định tính.
  • Chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá thấp có thể ảnh hưởng xấu đến xếp hạng tín dụng, cần theo dõi sát sao.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa chỉ số thanh toán nhanh và chỉ số tiền mặt: nhiều người quên loại bỏ khoản phải thu khi tính chỉ số tiền mặt, dẫn đến sai lệch kết quả.
  • Sai công thức tính hàng tồn kho trung bình: chỉ lấy số liệu cuối kỳ mà không cộng với đầu kỳ, làm chỉ số vòng quay hàng tồn kho không chính xác.
  • Không cập nhật số liệu kịp thời: sử dụng báo cáo cũ từ nhiều quý trước khiến các chỉ số không phản ánh đúng thực trạng tài chính hiện tại.
  • Bỏ qua việc so sánh với ngành: chỉ nhìn vào chỉ số tuyệt đối mà không đối chiếu với mức trung bình ngành, dẫn đến đánh giá sai lệch.
  • Nhập sai đơn vị tính: nhầm lẫn giữa triệu đồng và tỷ đồng khi nhập số liệu từ báo cáo tài chính, gây sai số nghiêm trọng.

Nội dung biểu mẫu

CHỈ SỐ KPI CHỈ SỐ THANH TOÁN

1.Chỉ số thanh toán hiện hành:

-Đây là chỉ số đo lường khả năng doanh nghiệp đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp.

-Công thức tính chỉ số thanh toán hiện hành=  

-Chỉ số này càng thấp ám chỉ doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn đối với việc thực hiện các nghĩa vụ của mình nhưng một chỉ số thanh toán hiện hành quá cao cũng không luôn là dấu hiệu tốt, bởi vì nó cho thấy tài sản của doanh nghiệp bị cột chặt vào “ tài sản lưu động” quá nhiều và như vậy thì hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp là không cao.

-Nói chung thì chỉ số này ở mức 2-3 được xem là tốt..

2.Chỉ số thanh toán nhanh:

-Chỉ số thanh toán nhanh là chỉ số đo lường mức thanh khoản cao hơn.

-Công thức tính chỉ số thanh toán nhanh =

-Lưu ý là hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác được bỏ ra vì khi cần tiền để trả nợ, tính thanh khoản của chúng rất thấp. Chứng khoán phải là loại chứng khoán dễ quy đổi thành tiền.

3.Chỉ số tiền mặt:

-Chỉ số tiền mặt là chỉ số đo lường mức thanh toán cao nhất của doanh nghiệp.

-Công thức tính chỉ số thanh toán nhanh=

-Lưu ý là chỉ số này không bao gồm các khoản phải thu như trong chỉ số thanh toán nhanh.

4.Chỉ số vòng quay các khoản phải thu:

-Vòng quay các khoản phải thu=  

Các khoản phải thu trung bình=

-Chỉ số vòng quay càng cao sẽ cho thấy doanh nghiệp được khách hàng trả nợ càng nhanh. Nhưng nếu so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành mà chỉ số này vẫn quá cao thì có thể doanh nghiệp sẽ có thể bị mất khách hàng vì các khách hàng sẽ chuyển sang tiêu thụ sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh cung cấp thời gian tín dụng dài hơn.

5.Chỉ số số ngày bình quân vòng quay khoản phải thu :

-Số ngày trung bình= 365/ vòng quay các khoản phải thu

-Chỉ số này cho biết số ngày trung bình mà doanh nghiệp thu được tiền của khách hàng

6.Chỉ số vòng quay hàng tồn kho:

-Vòng quay hàng tồn kho =  


Trong đó: hàng tồn kho trung bình= (hàng tồn kho trong báo cáo năm trước+ hàng tồn kho năm nay)/2

-Chỉ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều trong doanh nghiệp.

-Tuy nhiên chỉ số này quá cao cũng không tốt vì như thế có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần.

7.Chỉ số số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho:


Số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho=
  

8.Chỉ số vòng quay các khoản phải trả:

-Chỉ số này cho biết doanh nghiệp đã sử dụng chính sách tín dụng của nhà cung cấp như thế nào. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá thấp có thể ảnh hưởng không tốt đến xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp.

-Vòng quay các khoản phải trả=

Trong đó : doanh số mua hàng thường niên= giá vốn hàng bán+hàng tồn kho cuối kỳ - hàng tồn kho đầu kỳ phải trả bình quân=(phải trả trong báo cáo năm trước + phải trả năm nay)/2

9.Chỉ số số ngày bình quân vòng quay các khoản phải trả:

-Số ngày bình quân vòng quay các khoản phải trả= 365/ vòng quay các khoản phải trả.