QUY CHẾ

PHỐI HỢP CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG GIỮA

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ TỔNG GIÁM ĐỐC

- Căn cứ Điều lệ của Công Ty cổ phần được tất cả cổ đông sáng lập thông qua ngày.

- Hội đồng quản trị Công ty cổ phần ban hành quy chế phối hợp công tác quản lý hoạt động giữa Hội đồng quản trị và Tổng Giám Đốc gồm những chương và điều khoản như sau:

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: mục đích

1. Mục đích của quy chế này:

- Nhằm tăng cường mối quan hệ họat động giữa Hội Đồng Quản Trị với Tổng Giám Đốc Công ty.

-Nhằm phát huy chế độ tự quản của Tổng Giám Đốc, tạo sự thống nhất trong việc quản lý giữa Hội Đồng Quản Trị và Tổng Giám Đốc.

2. Sự phối hợp dựa trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Hội Đồng Quản Trị, Tổng Giám Đốc được quy định trong Điều lệ hoạt động của Công ty và tuân theo những quy định của Luật doanh nghiệp có hiệu lực từ 01/07/2006.

Điều 2: Nguyên tắc phối hợp

1. Hội Đồng Quản Trị là đại diện chủ sở hữu trực tiếp tại Công ty.
2. Tổng Giám Đốc là người quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty theo nghị quyết, quyết định của Hội Đồng Quản Trị công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị.
3. Trong quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội Đồng Quản Trị, nếu thấy các vấn đề không có lợi cho công ty thì Tổng Giám Đốc báo cáo với Hội Đồng Quản Trị để xem xét điều chỉnh lý nghị quyết, quyết định.
4. Tổng Giám Đốc có trách nhiệm báo cáo định kỳ với Hội Đồng Quản Trị về tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ vủa công ty và phương hướng thực hiện trong kỳ tới của công ty.
5. Hội Đồng Quản Trị phân cấp cho Tổng Giám Đốc thực hiện nhiệm vụ của công ty và chịu trách nhiệm về việc phân cấp. Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm với Hội Đồng Quản Trị về công việc được phân cấp.

CHƯƠNG II: NỘI DUNG PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG

Điều 3: Đối với công tác kinh doanh dịch vu

1. Thông qua các chiến lược, định hướng, chủ trương về công tác kinh doanh dịch vụ của công ty từ Hội đồng quản trị, Tổng Giám Đốc xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch hàng năm của công ty trình Hội Đồng Quản Trị phê duyệt.

2. Tổng Giám Đốc tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch theo nghị quyết, quyết định của Hội Đồng Quản Trị.

3. Tổng Giám Đốc quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và các công tác khác nhằm thực hiện có hiệu quả các nghị quyết, quyết định của Hội Đồng Quản Trị.

Điều 4: Đối với việc ký kết Hợp đồng kinh tế

1. Tổng Giám Đốcđược uỷ quyền ký kết hợp đồngvà Phụ lục hợp đồng (hoặc các văn bản khác có giá trị như Hợp đồng) căn cứ theo thông báo số ngày.

2. Khi ký kết các hợp đồng phải tuân thủ nguyên tắc cơ bản sau:

- Hợp đồng trình bày đầy đủ và chi tiết các nội dung cơ bản như tên hàng, số lượng, giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán, tiến độ, thời hạn thanh toán, giải quyết khiếu nại khi có vấn đề về chất lượng

- Hợp đồng phải ghi rõ số, ngày của văn bản được uỷ quyền.

Điều 5: Đối với việc thực hiện phê duyệt kinh phí:

1. Ủy quyền thường xuyên cho Tổng Giám Đốc được duyệt chi phí các công tác phát sinh trong hoạt động kinh doanh dịch vụ của Cty với mức duyệt chi tối đa là 500.000.000 đồng/lần và không quá 1.000.000.000 đồng/tháng.

2. Nguồn chi từ quỹ Công ty cổ phần.

3.Tổng Giám Đốc thừa uỷ quyền Hội Đồng Quản Trị phê duyệt chi phí phải tuân thủ các điều khoản sau:

- Nguyên tắc quan trọng nhất: chỉ được quyết định kinh phí sử dụng theo đúng hoặc dưới định mức và hạn mức được duyệt. Trường hợp vượt định mức và hạn mức phải trình Hội Đồng Quản Trị duyệt.

- Xác định văn bản làm căn cứ để quyết định: trên văn bản trình xem phải ghi rõ văn bản căn cứ để phê duyệt.

- Tổng Giám Đốc phải chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị về các phê duyệt của mình.

- Tổng Giám Đốc có trách nhiệm kiểm soát việc sử dụng kinh phí tại đơn vị mình.

Điều 6: Đối với công tác đầu tư

1. Tổng Giám Đốc xây dựng quy hoạch tổng thể và trong từng giai đoạn về công tác đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để đảm bảo việc đầu tư theo đúng tiến độ đề ra trong chiến lược phát triển của công ty trình Hội Đồng Quản Trị phê duyệt.

2. Tổng Giám Đốc tổ chức thực hiện các dự án đầu tư, ký kết hợp đồng kinh tế theo phân cấp, ủy quyền của Hội Đồng Quản Trị.

Điều 7: Đối với công tác tổ chức nhân sự

1. Bộ máy giúp việc của công ty gồm cácXN, phòng chuyên môn, nghiệp vụ do Tổng Giám Đốc quyết định thành lập.

2. Tổng Giám Đốc xây dựng quy chế tổ chức hoạt động của công ty, quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từngXN, phòng chuyên môn, nghiệp vụ trong công ty.

3. Tổng Giám Đốc quyết định trong công tác quy hoạch cán bộ của công ty.

4. Tổng Giám Đốc quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh lãnh đạo các XN, phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Riêng vị trí Phó Giám Đốc và Kế Toán Trưởng do Hội Đồng Quản Trị quyết định.

5.- Tổng Giám Đốc quyết định phương án giải quyết, tuyển chọn, ký hợp đồng, bố trí nhân sự hoặc chấm dứt hợp đồng đối với các nhân sự (trừ Phó Giám Đốc và Kế Toán Trưởng)

6. Tổng Giám Đốcxây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển cán bộ, đảm bảo đủ cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp đáp ứng yêu cầu công việc trong tương lai của công ty.

7. Tổng Giám Đốc quyết định mức lương, mức phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật tất cả các nhân sự trong công ty.

8. Tổng Giám Đốc xây dựng nội quy lao động, quy chế trả lương, báo cáo lao động, báo cáo bảo hiểm xã hội trình cơ quan chức năng theo quy định pháp luật.

Điều 8: Đối với công tác tài chánh, kế toán, thống kê

1. Tổng Giám Đốc giám sát quản lý thu chi trong nội bộ công ty.
2. Tổng Giám Đốc sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả các tài sản công ty được giao, được quyền lập kế hoạch chuyển đổi, sang nhượng, mua bán, thanh lý trình Hội Đồng Quản Trị phê duyệt.
3. Tổng Giám Đốc theo dõi việc tổ chức hạch toán kinh tế, phân tích tình hình sử dụng vốn, các chi phí quản lý tại công ty.
4. Tổng Giám Đốc theo dõi thực hiện các báo cáo thống kê, báo cáo tài chánh của công ty theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Hội Đồng Quản Trị.
5. Tổng Giám Đốc thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ thống kê, ghi chép, luân chuyển chứng từ báo cáo ở các bộ phận trong công ty.

Điều 9: Đối với công tác quản lý trang thiết bị

1. Tổng Giám Đốc tổ chức nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu tất cả trang thiết bị trước khi đưa vào sử dụng.

2. Tổng Giám Đốc tổ chức lập hồ sơ cho từng loại trang thiết bị, quản lý tốt các trang thiết bị đảm bảo thông số kỹ thuật, năng suất thiết bị.

3. Tổng Giám Đốc xây dựng các nội quy vận hành, bảo quản đối với từng loại trang thiết bị, các chế độ kiểm tra định kỳ để đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định.

Điều 10: Đối với công tác an toàn lao động

1. Tổng Giám Đốc quyết định về trang bị đồng phục hàng năm cho CBCNV.

2. Tổng Giám Đốc phối hợp với đơn vị hữu quan tổ chức huấn luyện , hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện đúng quy định, tiêu chuẩn quy phạm về an toàn, vệ sinh lao động. Lập kế hoạch và thực hiện định kỳ kiểm tra thiết bị nhằm đảm bảo an toàn lao động, an toàn thiết bị, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy.

Điều 11: Đối với công tác quản lý vật tư

1. Tổng Giám Đốc có kế hoạch và biện pháp sử dụng vật tư y tế tiêu hao tiết kiệm, chống lãng phí.

2. Tổng Giám Đốc tổ chức theo dõi cấp phát, ghi chép, cập nhật đầy đủ các loạivật tư.

3. Tổng Giám Đốc tổ chức kiểm kê vật tư, trang thiết bị , … định kỳ 6 tháng/ lần.

Điều 12: Đối với công tác pháp chế

1. Tổng Giám Đốc quyết định soạn thảo, ban hànhcác quy chế, quy định, thủ tục liên quan các lãnh vực công tác và sinh hoạt trong nội bộ công ty nhưng không trai với luật pháp Nhà nước.

2. Tổng Giám Đốc giải quyết các đơn thư tố cáo, khiếu nại của cán bộ nhân viên trong công ty.

Điều 13: Đối với công tác hành chánh văn thư

1. Tổng Giám Đốc quyết định các thủ tục hành chánh trong nội bộ công ty, tổ chức hệ thống tiếp nhận, phát hành, lưu trữ văn thư và quản lý sử dụng con dấu.

2. Tổng Giám Đốc quyết định tổ chức các buổi hội họp, hội thảo, hội nghị trong công ty, tổ chức các sự kiện của công ty.

Điều 14: Đối với công tác thông tin về hoạt động

1. Tổng Giám Đốc quyết định tổ chức thực hiện thông tin nội bộ, kịp thời tuyên truyền phổ biến đến cán bộ nhân viên các chủ trương, quy định cũng như kết quả các mặt hoạt động của công ty, của tập đoàn XYZ Group.

2.Tổng Giám Đốc được mời tham dự các cuộc hop sơ kết, tổng kết hoặc thông tin về tình hình hoạt động, chủ trương, chiến lược của tập đoàn XYZ Group (trừ những nội dung mang tính bảo mật)

3.Tổng Giám Đốc được mời tham dự với tư cách trao đổi ý kiến và cùng nhau quán triệt chủ trương, chính sách lớn.

4.Hội Đồng Quản Trị, Tổng Giám Đốc có trách nhiệm sử dụng thông tin đúng mục đích yêu cầu, đảm bảo tính bảo mậtcủa các thông tin được cung cấp.

Điều 15: Đối với công tác bảo vệ

1. Tổng Giám Đốc quyết định về công tác bảo vệ, quân sự, phòng cháy chữa cháy; Xây doing và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định trong nội bộ , đảm bảo tuyệt đối về người và tài sản.

2. Tổng Giám Đốc thường xuyên kiểm tra đôn đốc, phát hiện kịp thời những sơ hở, dấu hiệu vi phạm trong công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy để có biện pháp ngăn ngừa, bảo đảm an toàn tuyệt đối.

CHƯƠNG III: ĐIỀU KHOẢN THI  HÀNH

Điều 16: Sửa đổi bổ sung quy chế

Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị quyết định việc sửa đổi, bổ sung quy chế này.

Điều 17: Hiệu lực và phạm vi thi hành

1. Quy chế này là cơ sở pháp lý cho tổ chức và hoạt động của công ty.

2. Quy chế gồm 3 chương và 17 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày .

3. Trường hợp các văn bản của XYZ Group, có quy định khác với quy chế này thì thực hiện theo quy chế này.