BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. THÔNG TIN CHUNG:
1. Tên chức danh: Chuyên viên tuyển dụng
2. Mã chức danh: PPTNL-05
3. Đơn vị công tác: Phòng PTNL
4. Cấp trên trực tiếp:Trưởng Phòng
5. Địa chỉ nơi làm việc: TP.HCM
II. QUYỀN HẠN:
- Quyền hạn trực tiếp:
-Từ chối thực hiện tuyển nhân sự cho các đơn vị theo phân cấp về Phòng PTNL nếu đề xuất tuyển chưa được duyệt theo quy định.
-Yêu cầu các đơn vị cung cấp bảng mô tả công việc trước khi thực hiện tuyển
-Yêu cầu NV Phòng LĐTL cung cấp bảng tên ứng viên trúng tuyển trước 01 ngày đến nhận việc
-Yêu cầu các đơn vị cung cấp chương trình thử việc sau 2 ngày ứng viên đến nhận việc
-Kiểm tra việc chuẩn bị phương tiện làm việc cho lao động tân tuyển tại các đơn vị thuộc Khối Phòng Công ty.
-Đôn đốc các đơn vị thực hiện việc đánh giá kết quả thử việc của LĐ tân tuyển theo quy định
-Yêu cầu các đơn vị cung cấp các thông tin, số liệu liên quan trong phạm vi, chức năng của đơn vị để phục vụ cho các báo cáo (định kỳ, đột xuất) trong công tác tuyển dụng hoặc các chỉ đạo của CQ TGĐ liên quan đến lĩnh vực tuyển dụng
-Yêu cầu Phòng Y tế thực hiện kiểm tra sức khỏe ưng viên trúng tuyển theo danh sách đã gởi
-Kiểm tra, giám sát công tác tuyển dụng tại các đơn vị trong Công ty.
- Quyền hạn gián tiếp
-Đề xuất Trưởng đơn vị thuộc Khối Phòng Công ty không ký HĐLĐ chính thức nếu LĐ tân tuyển không bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định dù đã được nhắc ít nhất 2 lần.
-Đề xuất dời ngày mời LĐ tân tuyển nhận việc đến 7 ngày nếu công tác chuẩn bị điều kiện làm việc của các đơn vị chưa đầy đủ.
-Đề xuất không trả lương thử việc đối với các trường hợp nghỉ việc không báo trước bằng văn bản.
-Đề xuất lựa chọn trang web, báo để đăng quảng cáo tuyển dụng cho các đơn vị trong Công ty.
-Đề xuất lựa chọn Công ty “săn đầu người” để ký kết hợp đồng tìm kiếm ứng viên cấp cao đạt yêu cầu cung cấp cho Công ty.
-Đề xuất khen thưởng cá nhân/ đơn vị qua công tác kiểm tra giám sát.
-Đề xuất xử lý trách nhiệm cá nhân/ đơn vị qua công tác kiểm tra giám sát
IV. NHIỆM VỤ:
- Nhiệm vụ hàng ngày:
-Tiếp nhận mail chỉ đạo của Trưởng Phòng và triển khai thực hiện.
-Truy cập các trang web tuyển dụng để chọn ứng viên phục vụ cho công tác tuyển dụng
-Soạn thảo thông báo tuyển dụng để đăng báo, đăng mạng , đăng tại Công ty, trên mail nội bộ,… Làm việc với các báo, công ty tuyển dụng , TTGTVL,… để thực hiện các thủ tịc đăng thông báo tuyển dụng.
-Chuẩn bị và tham gia phỏng vấn ứng viên
-Triển khai thực hiện các bước tuyển dụng theo các quy trình được phê duyệt:
+ Thông báo cho ứng viên đến dự phỏng vấn
+ Chuẩn bị địa điểm, thông báo cho các đơn vị cùng hỗ trợ (Bảo vệ, tiếp tân) thực hiện
+ Mời Trưởng đơn vị có liên quan tham dự phỏng vấn.
+ Báo cáo kết quả phỏng vấn và lập đề xuất tuyển dụng.
+ Thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên.
+ Hướng dẫn hội nhập cho LĐ tân tuyển
-Tiếp nhận và mail thông tin cho các đơn vị trong Công ty để cung cấp các thông tin, số liệu liên quan trong phạm vi công tác tuyển dụng.
- Nhiệm vụ hàng tuần:
-Xây dựng và triển khai kế hoạch công tác tuần của bản thân.
-Kiểm tra và nhắc các đơn vị về thời hạn kết thúc thử việc của CBNV trong đơn vị . Lập báo cáo đánh giá thử việc đối với nhân viên tân tuyển.
-Tổ chức thi kiểm tra cho các ứng viên
-Thông tin cho các đơn vị về số hồ sơ đã thu thập và sàng lọc của Phòng PTNL để chuẩn bị cho công tác phỏng vấn tuyển dụng.
- Nhiệm vụ hàng tháng:
-Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát các XN về công tác tuyển dụng.
-Cập nhật và theo dõi hồ sơ tuyển dụng đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong các kỳ đánh giá do Phòng KTCL thực hiện
-Lập báo cáo thàng về công tác tuyển dụng.
- Nhiệm vụ hàng quý:
-Thống kê và cập nhật quá trình tuyển dụng của Khối Phòng Công ty
-Thực hiện báo cáo định kỳ hàng quý về tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng của toàn Công ty.
-Đề xuất cải tiến công tác tuyển dụng phù hợp với tình hình thực tế. Soát xét các quy định, quy trình liên quan đến công tác tuyển dụng.
-Đánh giá hiệu quả, tác dụng, ảnh hưởng của các chính sách nhân sự hiện hành liên quan đến công tác nhân sự.
- Nhiệm vụ hàng năm:
-Kiểm tra, giám sát các đơn vị đánh giá nhu cầu tuyển dụng và hướng dẫn xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm cho các đơn vị.
-Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm cho các đơn vị thuộc Khối Phòng Công ty.
-Tổng hợp và thẩm định kế hoạch tuyển dụng của các đơn vị và xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm cho toàn Công ty.
-Tổ chức xây dựng định mức ngân sách dành cho công tác tuyển dụng theo phân cấp về Phòng PTNL
-Tổng hợp và thẩm định ngân sách dành cho công tác tuyển dụng của các đơn vị sản xuất và cho toàn Công ty.
-Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng trong năm của các đơn vị và toàn Công ty
-Đề xuất các chính sách, thủ tục tuyển dụng phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty.
-Nghiên cứu đề xuất việc cải tiến phương pháp, quy trình tuyển dụng và áp dụng các công cụ hỗ trợ để đánh giá chính xác ứng viên.
- Các nhiệm vụ không có tính định kỳ:
-Hỗ trợ các đơn vị thực hiện công tác tuyển dụng theo phân cấp về đơn vị khi có yêu cầu
-Kiểm tra, đánh giá các nhu cầu tuyển dụng đột xuất của các đơn vị
-Thực hiện một số công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Trưởng Phòng PTNL nằm ngoài lĩnh vực được phân công thực hiện
V. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC:
1.Làm việc tại văn phòng: 55%
- Tiếp nhận, xử lý thông tin chỉ đạo của cấp trên: 10%
- Phối hợp công tác với đồng nghiệp trong Phòng: 5%
- Truy cập website lựa chọn ứng viên: 15%
- Lập báo cáo thực hiện tuyển dụng (thử việc, chính thức): 15%
- Lập các báo cáo công tác đào tạo (định kỳ, đột xuất): 10%
2.Làm việc tại nơi khác: 45%
-Kiểm tra thực tế tại các đơn vị: 15%
-Tham gia thực hiện phỏng vấn: 25%
-Đi công tác ngoài, hội họp: 5%
VI. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
Phạm vi | Cá nhân, đơn vị có quan hệ | Mục đích quan hệ | Thời điểm quan hệ | |
Nội bộ | Bên ngoài | |||
X | Trưởng Phòng PTNL | Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo và giao nhiệm vụ của Trưởng Phòng PTNL. | Hàng ngày | |
Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng Phòng hoặc theo quy định | Không định kỳ | |||
Xây dựng kế hoạch, triển khai và báo cáo tình hình thực hiện công tác tuyển dụng | Hàng quý | |||
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến liên quan đến lĩnh vực tuyển dụng của Công ty. | Không định kỳ | |||
X | Phòng LĐTL | Cung cấp các thông tin liên quan đến công tác tuyển dụng nhân sự mới: - Mail duyệt tuyển | Không định kỳ | |
- Hồ sơ cá nhân của LĐ tân tuyển | ||||
- Mail duyệt ký HĐLĐ/ chấm dứt HĐTV | ||||
X | Các đơn vị thuộc Khối Phòng Công ty | Thu thập các thông tin liên quan đến công tác tuyển dụng. | Không định kỳ | |
Cung cấp hồ sơ ứng viên đã sàng lọc | ||||
Mời tham dự phỏng vấn | ||||
Yêu cầu cung cấp Bảng MTCV và chương trình thử việc | ||||
Kiểm tra việc chuẩn bị phương tiện làm việc cho LĐ tân tuyển | ||||
X | Các đơn vị sản xuất | Cung cấp, thu thập các thông tin liên quan đến công tác tuyển dụng | Hàng quý | |
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị xây dựng/ thực hiện công tác tuyển dụng | Hàng tháng, quý, năm | |||
X | Các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng | Lựa chọn & hợp đồng các đơn vị cung cấp trang web, báo có uy tín và chất lượng | Hàng năm, quý, tháng | |
Lựa chọn và hợp đồng các đơn vị “săn đầu người” cung cấp các ứng viên vị trí cấp cao đáp ứng nhu cầu trong Công ty. | ||||
VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:
-Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
-Máy vi tính.
-Các phần mềm tin học: Word, Excel, Acrobat, e-mail, internet.
-Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến quản trị nhân sự, quản lý doanh nghiệp, văn bản pháp luật lao động .
IX. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
- Trình độ chuyên môn: Đại học chuyên ngành Kinh tế, Luật.
- Kiến thức: hiểu biết sâu về quản trị nhân sự, chiến lược phát triển công ty và Luật LĐ
- Kỹ năng: Tổ chức, Phỏng vấn, Giao tiếp, Kiểm tra-giám sát, Soạn thảo văn bản, Thu thập thống kê, phân tích dữ liệu
- Tố chất: Trung thực, công bằng, tiếp thu nhanh, yêu thích công việc nhân sự.