Mục đích sử dụng
Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (KPPN) là công cụ quản lý chất lượng quan trọng trong hệ thống ISO của Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận, phân tích và xử lý các sự không phù hợp đã xảy ra (khắc phục) hoặc các sự không phù hợp tiềm năng (phòng ngừa), cũng như các vấn đề có thể cải tiến trong quy trình làm việc. Khi phát hiện bất kỳ sai lệch, lỗi hoặc rủi ro nào ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, nhân viên cần sử dụng phiếu này để đề xuất hành động, từ đó ngăn chặn tái diễn và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin giúp bộ phận quản lý chất lượng (QMR) dễ dàng theo dõi, đánh giá và ra quyết định kịp thời.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người phát hiện ra sự không phù hợp hoặc vấn đề tiềm ẩn chủ động điền, có thể là nhân viên, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ ai trong công ty. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện vấn đề, trước khi tiến hành bất kỳ hành động sửa chữa tạm thời nào. Sau khi điền, phiếu sẽ được chuyển cho người phê duyệt (thường là quản lý trực tiếp hoặc trưởng phòng) để xem xét tính hợp lệ. Người thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa sẽ nhận phiếu sau khi được phê duyệt và tiến hành các bước theo kế hoạch. Cuối cùng, người kiểm tra (có thể là QMR hoặc người được ủy quyền) sẽ đánh giá kết quả và xác nhận đạt hay không đạt.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số phiếu: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KPPN/TÊNĐƠNVỊ. Ví dụ: 001/2025/KPPN/KD. Mục này do bộ phận hành chính hoặc người phụ trách cập nhật, không tự ý đánh số.
- Miêu tả sự không phù hợp/sự không phù hợp tiềm năng/vấn đề có thể cải tiến: Ghi rõ ràng, chi tiết vấn đề đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra. Ví dụ: "Hóa đơn xuất sai mã số thuế khách hàng A ngày 10/01" hoặc "Quy trình nhập kho chưa có bước kiểm đếm, dễ dẫn đến thất thoát".
- Người yêu cầu: Ghi họ tên đầy đủ của người phát hiện và đề xuất phiếu.
- Ngày: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập phiếu.
- Nguyên nhân của sự không phù hợp: Phân tích nguyên nhân gốc rễ, không chỉ là triệu chứng. Có thể dùng phương pháp 5 Whys hoặc sơ đồ xương cá. Ví dụ: "Nhân viên chưa được đào tạo cập nhật về mã số thuế mới".
- Hành động khắc phục/phòng ngừa: Đề xuất hành động cụ thể để loại bỏ nguyên nhân. Ví dụ: "Tổ chức đào tạo lại cho toàn bộ nhân viên kế toán về quy trình xuất hóa đơn".
- Ngày dự kiến hoàn thành: Ghi ngày dự kiến kết thúc hành động, phải khả thi và có cam kết từ người thực hiện.
- Ngày đề xuất: Ghi ngày lập phiếu (giống mục Ngày).
- Người thực hiện: Ghi họ tên người được giao thực hiện hành động.
- Người phê duyệt: Ghi họ tên người phê duyệt phiếu (thường là trưởng bộ phận hoặc quản lý).
- Kiểm tra - Đạt/Không đạt: Đánh dấu vào ô tương ứng sau khi kiểm tra kết quả thực hiện.
- Số phiếu Khắc phục phòng ngừa mới: Nếu hành động chưa giải quyết triệt để, ghi số phiếu KPPN mới để tiếp tục theo dõi.
- Ý kiến: Ghi nhận xét của người kiểm tra về kết quả thực hiện.
- Người kiểm tra: Ghi họ tên người thực hiện kiểm tra (thường là QMR hoặc người được ủy quyền).
- Ngày....../....../......: Ghi ngày thực hiện kiểm tra.
- QMR: Ghi họ tên và chữ ký của đại diện quản lý chất lượng sau khi xem xét toàn bộ quy trình.
Lưu ý quan trọng
- Mọi thông tin điền trên phiếu phải trung thực, chính xác và có căn cứ, không suy diễn chủ quan.
- Không bỏ trống các mục bắt buộc như miêu tả vấn đề, nguyên nhân, hành động và người thực hiện.
- Ngày dự kiến hoàn thành phải phù hợp với mức độ phức tạp của hành động, tránh đặt thời hạn quá ngắn hoặc quá dài.
- Phiếu phải được chuyển cho người phê duyệt trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi lập.
- Lưu giữ phiếu đã hoàn thành theo quy định lưu trữ hồ sơ chất lượng của công ty (tối thiểu 3 năm).
Lỗi thường gặp
- Miêu tả vấn đề chung chung, không cụ thể, ví dụ: "Làm việc kém hiệu quả" thay vì "Chậm giao hàng 2 ngày so với cam kết".
- Xác định nguyên nhân sai hoặc chỉ nêu nguyên nhân bề mặt, dẫn đến hành động khắc phục không triệt để.
- Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không thống nhất giữa các mục, gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ.
- Bỏ qua mục "Số phiếu KPPN mới" khi hành động chưa hiệu quả, làm gián đoạn quy trình cải tiến liên tục.
- Người kiểm tra đánh giá "Đạt" nhưng không ghi ý kiến hoặc bằng chứng xác nhận, thiếu tính thuyết phục.
