BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TIẾP TÂN
Bộ phận | Phòng Hành chánh nhân sự |
Chức danh | Nhân viên tiếp tân |
Mã công việc | HR -RS |
Cán bộ quản lý trực tiếp | TP. HCNS |
I / MỤC ĐÍCH:
-Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV.
-Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc.
-Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong việc thực hiện công việc.
-Đánh giá việc thực hiện công việc.
-Trả công lao động…
II/ PHẠM VI:
Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên tiếp tân.
III/ NỘI DUNG:
1.Trách nhiệm:
-Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo, nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP, lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư, lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.
-Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.
-Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
-Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.
-Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời.
-Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.
-Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
-Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
-Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực hiện.
-Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
-Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý.
-Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS.
-Quản lý nghỉ việc của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình TP xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả CNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương.
-Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển)đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
-Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty. Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận.
-Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
-Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu.
-Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.
-Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn.
-Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty.
-Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng.
-Khi bảo vệ vắng mặt, theo dõi và quản lý xe của CNV và khách trước cửa VP (móc dây xích và khoá).
-Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
-Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
2.Quyền hạn:
-Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về các công việc đang phụ trách.
-Đề xuất với Trưởng phòng các biện pháp, phương pháp cải tiến quản lý hành chánh văn phòng.
-Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chánh văn phòng.
3.Báo cáo và uỷ quyền:
-Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng.
-Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng.
-Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện thay.
4.Tiêu chuẩn:
4.1Trình độ học vấn/chuyên môn:
-Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp, quản trị nhân sự, lao động tiền lươngï, hành chánh văn phòng.
-Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
4.2Kỹ năng:
-Kỹ năng giao tiếp tốt.
-Tin học văn phòng thành thạo.
4.3Kinh nghiệm:
-Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhân sự, hành chánh.
4.4Phẩm chất cá nhân:
-Trung thực, nhiệt tình công tác.
5.Điều kiện làm việc:
5.1Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ.
5.2Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
5.3Phương tiện làm việc:
-Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
-01 máy vi tính.
-Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty.