Hướng dẫn điền Bảng mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTCV TP Nhân sự (Bảng mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự) được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí Trưởng phòng Hành chính Nhân sự trong công ty. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, các mối quan hệ báo cáo, cũng như các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở pháp lý để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực và xác định mức lương phù hợp cho vị trí này. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất còn giúp bộ phận Nhân sự dễ dàng quản lý, so sánh và cập nhật khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Hành chính Nhân sự trực tiếp điền hoặc phối hợp với nhân viên phụ trách công tác tổ chức trong phòng để hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Trưởng phòng, khi cần điều chỉnh, cập nhật mô tả công việc do thay đổi quy trình hoặc cơ cấu tổ chức, hoặc định kỳ hàng năm trong đợt rà soát, đánh giá lại toàn bộ hệ thống mô tả công việc của công ty. Sau khi điền xong, biểu mẫu cần được trình lên Giám đốc phê duyệt trước khi đưa vào áp dụng chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Phòng ban: Ghi rõ "PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ". Đây là phòng ban chủ quản của vị trí này, không được viết tắt hay ghi sai tên phòng.
  2. Chức danh: Điền "TRƯỞNG PHÒNG" – đây là chức danh chính thức của vị trí đang được mô tả.
  3. Mã số công việc: Để trống hoặc điền mã số do phòng Nhân sự cấp (nếu có). Mã số này thường được quy định trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
  4. Tóm tắc công việc: Liệt kê ngắn gọn 5-6 đầu việc chính nhất, ví dụ: quản lý nhân viên, tác nghiệp lao động – tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, tư vấn chính sách. Mỗi ý bắt đầu bằng dấu chấm tròn (·) và xuống dòng.
  5. Quan hệ công việc: Điền đầy đủ các mục: "Báo cáo trực tiếp cho" là Giám đốc; "Báo cáo gián tiếp cho" để trống; "Bên ngoài" ghi các cơ quan chức năng, khách hàng; "Nội bộ" ghi NHÂN VIÊN HC-NS và GIÁM ĐỐC.
  6. Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài: Ghi chi tiết từng đối tác bên ngoài (Khách hàng, BHXH, Phòng LĐTB&XH, Khác) và mô tả cụ thể công việc tương ứng như tiếp nhận khiếu nại, tiếp nhận công văn, xử lý hồ sơ bảo hiểm.
  7. Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong: Liệt kê các phòng ban nội bộ (Các phòng ban khác, Các chi nhánh trực thuộc) và mô tả nhiệm vụ tư vấn, hướng dẫn về chế độ chính sách, lao động tiền lương.
  8. Các trách nhiệm chính: Đây là phần quan trọng nhất, cần chia thành các nhóm: I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược (tham mưu, hoạch định nhân lực); II. Công việc tác nghiệp (gồm các mục nhỏ: Lao động tiền lương, Tuyển dụng, Đào tạo, Đánh giá thành tích, Quan hệ lao động, Vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động, Các công việc khác). Mỗi mục nhỏ cần liệt kê các đầu việc cụ thể, bắt đầu bằng dấu chấm tròn (·).
  9. Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác: Mô tả cách thức phối hợp với Ban Giám đốc và Trưởng các Bộ phận trong việc triển khai các hoạt động nhân sự, hoạch định đào tạo và tuyển dụng.

Lưu ý quan trọng

  • Phải điền đầy đủ tất cả các mục có trong biểu mẫu, không bỏ trống tùy tiện. Nếu mục nào không áp dụng thì ghi "Không có" hoặc để trống theo quy định của công ty.
  • Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, chuyên nghiệp, tránh dùng từ ngữ mơ hồ hoặc chung chung. Mỗi đầu việc cần mô tả hành động cụ thể, có thể đo lường được.
  • Phần "Các trách nhiệm chính" cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ chiến lược đến tác nghiệp, từ quan trọng đến ít quan trọng hơn.
  • Kiểm tra kỹ các mối quan hệ báo cáo: Trưởng phòng báo cáo trực tiếp cho Giám đốc, không báo cáo cho cấp trung gian nào khác.
  • Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được in ra, ký tên và trình lên Giám đốc phê duyệt. Lưu giữ bản gốc tại phòng Nhân sự và gửi bản mềm cho các bộ phận liên quan.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "Báo cáo trực tiếp" và "Báo cáo gián tiếp": Nhiều người điền sai, ghi cả hai đều là Giám đốc, trong khi thực tế chỉ có báo cáo trực tiếp, báo cáo gián tiếp thường để trống.
  • Bỏ sót các mục nhỏ trong phần "Các trách nhiệm chính": Đặc biệt là các mục như "Vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động" và "Các công việc khác" thường bị lược bỏ do không để ý.
  • Mô tả công việc quá chung chung, thiếu tính cụ thể: Ví dụ chỉ ghi "Quản lý nhân sự" mà không nêu rõ quản lý những mảng nào (tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng...).
  • Không cập nhật khi có thay đổi: Nhiều trường hợp biểu mẫu được điền một lần và không bao giờ được rà soát lại, dẫn đến mô tả công việc không còn phù hợp với thực tế.
  • Viết tắt không đúng quy định: Ví dụ viết "TP" thay vì "Trưởng phòng", hoặc viết "HC-NS" mà không giải thích đầy đủ là "Hành chính – Nhân sự".

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Công ty TNHH SX – …

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Chức danh

TRƯỞNG PHÒNG

Mã số công việc

Tóm tắc công việc:

· Quản lý trực tiếp nhân viên trong phòng.

· Trực tiếp tác nghiệp trên các lĩnh vực Lao động – Tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, xử lý kỷ luật nhân viên.

· Tư vấn cho các nhân viên trong đơn vị về chế độ chính sách, tiền lương… cho người lao động.

· Tham mưu, hỗ trợ các đơn vị trong các công tác có liên quan.

· Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho

Giám đốc

Báo cáo gián tiếp cho

Bên ngoài

Nội bộ

Bên ngoài

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

NHÂN VIÊN HC-NS

 
Oval: TRƯỞNG PHÒNG
HC - NS

GIÁM ĐỐC

 

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

Khách hàng

Tiếp nhận khiếu nại của khách hàng, hạ nhiệt phản ứng của họ.

Chuyển khiếu nại này về các bộ phận liên quan để xác minh

Chuyển kết luật cho các bộ phận liên quan để thông báo cho khách hàng.

BHXH, BHYT

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ bảo hiểm

Phòng LĐTB & XH

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ ĐKLĐ

Khác

Điện, nước, điện thoại …

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong

Các phòng ban khác trong Công ty

Tư vấn cho các đơn vị về chế độ chính sách, xử lý kỷ luật nhân viên và các vấn đề liên quan khác

Các chi nhánh

trực thuộc

Hướng dẫn các đơn vị này trong công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

Các trách nhiệm chính

Nội dung

I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

· Tham mưu cho Ban GĐ trong việc tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình công tác TCCB, quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng qui định của pháp luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

· Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực theo kế họach kinh doanh từng thời điểm của công ty, dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty trong tương lai.

II. Công việc tác nghiệp:

· Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực đảm bảo phù hợp nội quy, quy chế và quy định của pháp luật.

* Họach định nguồn nhân lực

· Theo dõi, đánh giá tình hình nguồn nhân lực và đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực.

· Xin ý kiến, trình ban hành, tổ chức thực hiện và hoàn thiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp cho từng thời điểm.

· Tiến hành định biên nhân sự cho các bộ phận trong công ty.

· Quản lý phân công nhân sự phù hợp với chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

* Lao động tiền lương và chế độ chính sách.

· Phối hợp với các nhân viên trong và ngoài phòng xây dựng và thường xuyên rà soát cập nhật điều chỉnh, bổ sung các các qui định về chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.

· Đề nghị và trực tiếp soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo…. liên quan đến công tác quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách.

· Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương.

· Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành.

· Thực hiện công tác lập Bảng thanh toán lương định kỳ hàng tháng.

· Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao động theo quy định (theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận tiến hành các thủ tục cần thiết).

· Tham mưu cho Giám Đốc trong công tác khen thưởng cuối năm, tăng lương đột xuất cho CBNV trong công ty.

· Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ chính sách lao động trong toàn công ty.

* Tuyển dụng

· Hoạch định nhu cầu nhân sự .

· Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (1 tháng 1 lần) trên cơ sở những qui trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác.

· Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.

· Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (tài chính, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.

· Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên.

· Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết.

· Tiến hành phỏng vấn ứng viên.

· Trình kết quả phỏng vấn cho Giám đốc phê duyệt

· Thông báo kết quả ứng tuyển cho các ứng viên.

· Lập chương trình hội nhập vào công ty cho nhân viên mới.

· Tổng kết công tác tuyển dụng

* Đào tạo

· Xác định nhu cầu đào tạo.

· Xây dựng kế họach dào tạo (1 lần/quý) từ đó đặt hàng cho khối đào tạo.

· Tổ chức cho nhân viên đi đào tạo.

· Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới.

· Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự.

· Đánh giá hiệu quả đào tạo.

* Đánh giá thành tích

· Tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên.

· Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên.

· Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất.

· Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc.

* Quan hệ lao động

· Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắt cho họ.

· Giải quyết tranh chấp lao động.

· Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

· Giám sát và lập NC những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty.

· Thực hiện những công việc phục vụ công tác ký kết hợp đồng lao động, đăng ký lao động theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.

* Vệ sinh - An toàn – Bảo hộ lao động.

· Tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng và điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách về việc đảm bảo các điều kiện về vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

· Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

* Các công việc khác

· Định kì và đột xuất đề xuất và thực hiện một hoạt động cụ thể mang tính phát triển các giá trị văn hoá tinh thần và không khí làm việc sôi động phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

· Tham gia các cuộc họp, các cuộc tập huấn (chính sách mới…) do công ty phát động.

· Thực hiện những công việc khác khi Giám đốc yêu cầu.

Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác:

· Triển khai thuần thục việc phối hợp các hoạt động tổ chức nhân sự và trợ giúp công tác quản lý cho Ban Giám đốc và Trưởng các Bộ phận để phản ứng kịp thời các vấn đề của quản lý nguồn nhân lực (hàng tháng).

· Phối hợp các Trưởng bộ phận hoạch định, phát triển chiến lược đào tạo và tuyển dụng cho mỗi bộ phận.

· Thực hiện công tác đo lường, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng nội bộ bằng cách lập ngân hàng câu hỏi liên quan đến các nội dung của việc duy trì, phát triển nhân lực trong công ty.

· Phối hợp với trưởng bộ phận thiết lập hệ thống lương hàng tháng, đảm bảo tuyệt đối chính xác và bảo mật.

· Sắp xếp thời gian hợp lý để hỗ trợ các trưởng BP khác giải quyết một số công việc theo yêu cầu từ Giám đốc.

Tác nghiệp với bên ngoài:

· Đại diện cho công ty (khi được giám đốc ủy quyền) trong việc quan hệ ngoại giao với các cơ quan chính quyền để hoàn tất các thủ tục giấy tờ hành chính cho công ty.

· Đại diện cho công ty (khi được Giám đốc ủy quyền) thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho công ty trong xã hội.

III. Công việc quản lý phòng, bộ phận:

· Quản lý chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động của phòng hành chánh nhân sự.

· Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với phòng nhân sự ở các chi nhánh, đơn vị trực thuộc.

· Xây dựng kế hoạch hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm của phòng.

· Phân công công việc cho nhân viên trong phòng.

· Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc của nhân viên trong phòng.

· Chấm công cho nhân viên trong phòng.

· Hội ý với nhân viên trong phòng để giải quyết các công việc đột xuất.

· Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các chế độ chính sách, nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn từng hệ thống: quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ của Công ty, các quy định khen thưởng, kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN.

· Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công ty và đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực.

· Thông báo cho nhân viên trong công ty về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách nhân sự khác.

· Lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

· Chịu trách nhiệm về việc triển khai chế độ chính sách của nhà nước và của công ty về quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên phải được thực hiện tốt, đầy đủ, tuyệt đối không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên

Hoàn thiện các qui trình mẫu:

· Kết hợp với Trưởng các phòng ban thiết lập và giám sát việc thực hiện để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thởi điểm các quy chế từng bộ phận, quy trình nghiệp vụ, bản mô tả công việc cho từng mã công việc

· Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương. Thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền lương, phúc lợi, phụ cấp qua đánh giá năng lực thực hiện công việc và giá trị công việc đã phân loại

· Ban hành các quy định về an toàn lao động và hạn chế tối đa tai nạn lao động. Các chính sách về an toàn và sức khoẻ cho người lao động bao gồm chính sách bảo hộ lao động, cải thiện môi trường, y tế, bảo hiểm …

· Chỉ đạo và lập thủ tục lưu trữ hồ sơ nhân viên. Thực hiện các biểu mẫu chuẩn về báo cáo tình hình lương, thưởng, định mức, phúc lợi… cho Giám đốc.

· Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn cho công tác quản lý nhân sự gồm:

- Lên kế hoạch nhân lực (phân tích, hoạch định, chiến lược).

- Phân tích công việc (phương pháp, bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và yêu cầu chuyên môn).

- Tuyển chọn nguồn nhân lực (Hình thức, yếu tố, nội dung).

- Đánh giá năng lực thực hiện nhiệm vụ của nhân viên (Hình thức, nội dung).

- Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực

- Chính sách lương bổng và đãi ngộ

- Quan hệ nhân sự (hình thức, nội dung).

· Phát triển những qui trình kiểm tra và đánh giá nhân viên

Tạo môi trường làm việc, phân công bố trí NV:

· Tổ chức, sắp xếp phận công phân nhiệm cho nhân viện trong Bộ phận và chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.

· Trực tiếp tổ chức, hướng dẫn nhân viên trong Bộ phận việc sắp xếp hoàn tất các cuộc họp liên hoan, lễ hội trong công ty.

· Lập kế hoạch và hướng dẫn những định hướng nhân viên mới nhằm khuyến khích thái độ tích cực đối với những mục tiêu của tổ chức.

· Nhận biết và thực hiện các chương trình phúc lợi nhằm nâng cao chất lượng đời sống nhân viên.

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

· Lập kế hoạch, phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.

· Thực hiện hoạt động hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo người lao động có hiệu quả gồm: Kỹ năng thực hành công việc cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cấp quản lý và nhân viên chuyên môn nghiệp vụ.

· Tiến hành các hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực bảo đảm thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh.

· Hướng dẫn công nhân viên và bản thân thực hiện gương mẫu việc đóng góp ý kiến đặc biệt là các thông tin bất thường (lập sẵn biểu mẫu) từ Giám đốc để phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra từ bên ngoài hoặc bên trong công ty.

· Phân tích nhu cầu đào tạo để xây dựng chương trình đào tạo mới, hoàn thiện chương trình đào tạo hiện tại.

· Lập kế hoạch, quản lý, giám sát và kết hợp những hoạt động của nhân viên và cấp dưới liên quan đến việc thuê lao động, thưởng, mối quan hệ lao động và giữa các nhân viên.

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân:

· Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công ty để có hành vi, tác phong công việc chuyên nghiệp, uy tín trong việc lập kế hoạch và đánh giá kết quả đào tạo

IV.Công việc báo cáo:

· Thường xuyên cập nhật, theo dõi, điều chỉnh, kiểm tra, thống kê tổng hợp và phân tích các thông tin liên quan đến công tác quản lý lao động tại công ty (tình hình nhân sự, tiền lương bình quân...)

· Định kỳ báo cáo các hoạt động liên quan đến công tác nhân sự cho BGĐ, Ban TCCB, Văn phòng khối Vận tải.

Tiêu chí đo lường

I Chỉ tiêu:

· Ngày công thực tế trong tháng.

· Tình hình chấp hành quy định, nội quy kỷ luật của công ty.

· Hiệu quả công việc: số lần phạm sai sót trong công việc, số lần không đảm bảo tiến độ công việc, mức độ hài lòng từ đồng nghiệp.

· Số lần đề xuất cải tiến công việc.

· Kỹ năng giao tiếp.

· Tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.

II. Khách hàng:

· Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng .

· Các hoạt động xã hội của công ty, hình ảnh của công ty trong cộng đồng.

IV. Đối ngoại:

· Sự đánh giá của phía đối tác với Công ty.

· Sự ủng hộ của chính quyền địa phương.

· Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của công ty.

V. Quản lý và đào tạo:

· Hoàn thiện quy trình quản lý trong bộ phận.

· Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong bộ phận

· Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBNV trong bộ phận.

· Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và giải quyết nghỉ việc.

· Tỷ lệ vắng mặt, đi trễ, vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc.

Các hoạt động thường làm

· Phát triển và duy trì các quan hệ với những người khác.

· Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới theo cách gặp gỡ trực tiếp, bằng văn bản, điện thọai, email để cung cấp thông tin Thiết lập các mục tiêu chiến lược và phát triển các chương trình, hành động để thực hiện chiến lược, chính sách nhân sự.

· Ra quyết định và giải quyết vấn đề: Phân tích thông tin, đánh giá kết quả để tìm ra giải pháp.

· Tuyển dụng, phỏng vấn, đánh giá và thăng cấp cho nhân viên trong Công ty.

· Thu thập thông tin thông qua quan sát, nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; phân loại đánh giá, và sử dụng cho việc ra quyết định.

· Hướng dẫn, giám sát và động viên nhân viên cấp dưới.

· Giải quyết những phàn nàn, xung đột và mâu thuẫn nội bộ.

· Sử dụng những thông tin có liên quan, những phán đoán để quyết định phù hợp với luật pháp, với nguyên tắc và những tiêu chuẩn.

· Nắm bắt được những nhu cầu phát triển của những cá nhân, huấn luyện, cố vấn và giúp họ nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.

· Phát triển các mục tiêu, kế hoạch cụ thể để sắp xếp ưu tiên, tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

Quyền hạn

· Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nhân sự theo lệnh của Giám đốc.

· Quản lý và chỉ đạo trực tiếp mọi chức danh thuộc bộ phận.

· Quản lý, giám sát, phân công công việc cho nhân viên dưới quyền

· Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của đơn vị.

· Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong đơn vị.

· Đề xuất các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý.

· Đề xuất các phương án nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị.

· Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh chung của công ty.

· Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định tuyển dụng, bãi miễn CBNV trong bộ phận

· Ký xác nhận CBNV Công ty.

· Ký  các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ cho các đơn vị trự thuộc.

· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.

· Lập biên bản khi nhân viên quy phạm nội quy, quy định của công ty.

Điều kiện làm việc

·  

·  

·  

·  

Phương tiện làm việc

Phương tiện làm việc: Máy tính, điện thoại, fax.

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

 

 

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Công ty …..

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ

Chức danh công việc:

TRƯỞNG PHÒNG

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

· Tốt nghiệp đại học một trong các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế, Đại học Luật.

· Có kiến thức chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực như về tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, quan hệ trong lao động.

Mong muốn

· Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về các nguyên tắc quản trị, kinh doanh bao gồm hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động với các bộ phận khác;

· Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.

· Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Thông thạo cả về kỹ năng nói và viết ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng Anh.

Vi tính

Cần thiết

Có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyền thông, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm quản lý Nhân sự.

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

· Có thâm niên công tác và đạt thành tích tốt trong lĩnh vực quản lý nhân sự ít nhất 3 năm trở lên.

· Đã có kinh nghiệm, có khả năng sáng tạo để giải quyết tốt các mâu thuẫn xảy ra bên trong và bên ngoài công ty.

Mong muốn

Hiểu sâu sắc về tính cách, văn hoá và phong cách quản lý của Việt Nam để hình thành được những nhóm làm việc hiệu quả.

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

Con người:

· Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.

·  Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên.

· Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.

· Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.

· Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và môi trường xung quanh.

· Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.

· Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền…

· Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

Mong muốn

· Tạo quan hệ ngoại giao tốt với các tổ chức hành chính, cơ quan bên ngoài để tạo dựng uy tín công ty.

· Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền.

4

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Dữ liệu:

· Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.

· Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.

· Biên soạn, mã hóa, phân loại, lập bảng thống kê, kiểm tra và xác nhận những thông tin, dữ liệu.

· Có khả năng tính toán chính xác.

Mong muốn

· Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trả lời chính xác.

· Phân tích và có khả năng dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.

5

Phẩm chất cá nhân

Cần thiết

· Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc.

· Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.

· Lương thiện và có đạo đức tốt.

· Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.

· Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.

· Sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa.

Phong cách làm việc

· Quan tâm đến người khác.

· Trung thực, có tính bảo mật, tận tụy trong công việc.

· Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu

· Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.

· Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách

· Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.

· Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.

· Tự kiểm soát bản thân

GIÁM ĐỐC CÔNG TY