Hướng dẫn điền Bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn Văn phòng

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn Văn phòng Công ty là tài liệu nền tảng, quy định rõ vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng. Tài liệu này giúp chuẩn hóa hoạt động, phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành. Đây là công cụ quan trọng để nhân viên mới hiểu về bộ máy, đồng thời là căn cứ để đánh giá hiệu suất công việc.

Ai điền và khi nào

Bảng này do Chánh Văn phòng (CVP) chủ trì soạn thảo, dựa trên định hướng của Phó Tổng Giám đốc Nội chính (PTGĐ/NC) và trình Tổng Giám đốc (TGĐ) phê duyệt. Tài liệu được xây dựng khi thành lập Văn phòng, khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, hoặc khi cần cập nhật chức năng nhiệm vụ cho phù hợp với tình hình kinh doanh mới. Nhân viên các bộ phận không trực tiếp điền bảng này, nhưng cần đọc hiểu để biết vị trí của mình trong sơ đồ tổ chức.

Hướng dẫn điền từng mục

Chương I: Vị trí - Vai trò: Xác định Văn phòng là đơn vị trực thuộc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PTGĐ/NC. Ghi rõ người quản lý là Chánh Văn phòng do TGĐ bổ nhiệm. Phần vai trò liệt kê 4 nhiệm vụ chính: giúp việc TGĐ, thực hiện hành chính - pháp lý - thông tin, lễ tân khánh tiết, và quản lý văn bản hành chính.
Chương II: Chức năng: Liệt kê các nhóm khách hàng (TGĐ, đơn vị nội bộ, khách bên ngoài, cơ quan nhà nước) và nhu cầu tương ứng. Ví dụ: với TGĐ là truyền đạt chỉ thị và tư vấn pháp luật; với khách bên ngoài là đón tiếp niềm nở, trả lời điện thoại nhanh chóng.
Chương III: Nhiệm vụ: Chia làm 4 nhóm: Hành chánh (soạn thảo văn bản, quản lý dấu, theo dõi chỉ đạo), Pháp lý (truy xuất tài liệu, thủ tục pháp lý, quản lý thư viện pháp luật), Thông tin tuyên truyền (quan hệ báo chí, PR), Lễ tân khánh tiết (đón tiếp, tổng đài, bưu chính). Mỗi đầu mục cần ghi rõ hành động cụ thể.
Chương IV: Tổ chức quản lý: Mô tả cơ cấu gồm CVP và 3 bộ phận: Hành chánh (văn thư, trình duyệt), Pháp chế - Tổng hợp (chuyên viên pháp chế), Lễ tân – Thông tin (lễ tân, tổng đài). Ghi mã chức danh tương ứng cho từng vị trí (ví dụ: 01 MTCV/VP/CVP cho Chánh VP).
Nguyên tắc quản lý: CVP chịu trách nhiệm trước PTGĐ/NC và TGĐ. Nhân viên thực hiện theo bảng mô tả công việc hoặc chỉ đạo của CVP. Áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung, CVP có quyết định cuối cùng.
Chương V: Quan hệ làm việc: Lập bảng quan hệ với TGĐ (báo cáo, kiến nghị theo yêu cầu), các đơn vị khác và đối tác bên ngoài. Ghi rõ nội dung quan hệ và thời điểm thực hiện để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng.

Lưu ý quan trọng

Bảng này phải được phê duyệt bởi TGĐ trước khi ban hành chính thức, mọi sửa đổi đều cần có văn bản điều chỉnh.
Các mã chức danh (MTCV) phải thống nhất với bảng mô tả công việc chi tiết của từng vị trí để tránh nhầm lẫn.
Khi cập nhật, cần rà soát toàn bộ các chương để đảm bảo tính đồng bộ, đặc biệt là phần nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.
Nhân viên mới cần được đào tạo về nội dung bảng này trong tuần đầu tiên để hiểu rõ vị trí và trách nhiệm của mình.
Lưu trữ bảng ở dạng file mềm có kiểm soát phiên bản, đồng thời in ấn bản cứng để lưu tại văn thư.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa chức năng của Văn phòng với các phòng ban khác, ví dụ cho rằng Văn phòng làm thay công việc của Phòng Nhân sự hoặc Kế toán.
Bỏ sót nhiệm vụ quan trọng như theo dõi và nhắc nhở các đơn vị thực hiện chỉ đạo của TGĐ, dẫn đến công việc bị trễ hạn.
Không cập nhật mã chức danh khi có sự thay đổi nhân sự hoặc tái cơ cấu, gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ.
Viết chức năng quá chung chung, thiếu các hành động cụ thể như "soạn thảo thông báo", "đóng dấu văn bản", khiến nhân viên không biết phải làm gì.
Không phân định rõ mối quan hệ làm việc với các đơn vị khác, dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm trong phối hợp công tác.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN

VĂN PHÒNG CÔNG TY

Chương I: Vị trí - vai trò

1. Vị trí

- Văn phòng Công ty (VP) là đơn vị trực thuộc Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám Đốc Nội chính (PTGĐ/NC)

- VP được quản lý điều hành bởi Chánh Văn phòng (CVP), do Tổng Giám Đốc (TGĐ) bổ nhiệm.

2. Vai trò

- Giúp việc TGĐ trong công tác quản lý điều hành Công ty.

- Thực hiện công tác hành chánh - pháp lý - thông tin tuyên truyền của Công ty

- Thực hiện công tác lễ tân đón tiếp khách, công tác khánh tiết của Công ty

- Quản lý hệ thống văn bản hành chính của Công ty

Chương II: Chức năng

VP có chức năng nhằm thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng như sau:

Khách hàng	Nhu cầu
TGĐ	- Truyền đạt các chỉ thị của TGĐ đến các cá nhân, đơn vị liên quan trong Công ty; theo dõi đôn đốc và báo cáo TGĐ về tình hình thực hiện các chỉ thị này; - Cung cấp thông tin về sự thay đổi các qui định của nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty; - Tư vấn về mặt pháp luật đối với các vấn đề phát sinh trong hoạt động điều hành, quản lý công ty; - Xử lý tốt các mối quan hệ với cơ quan chính quyền địa phương, báo chí theo yêu cầu của TGĐ - Tổ chức các nghi thức, đón tiếp khách trong các Hội nghị, Lễ, Họp mặt của Công ty; - Thực hiện các công tác sự vụ trong lĩnh vực phụ trách.
Các đơn vị trực thuộc Công ty	- Thông tin về các chỉ đạo của TGĐ; - Thông tin về các qui định, qui chế mới của Công ty; - Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan để giải quyết công việc của đơn vị - Được cung cấp các dịch vụ hỗ trợ về văn thư hành chính, (như đóng dấu văn bản, …)
Khách hàng bên ngoài	- Được tiếp đón niềm nở, hướng dẫn chu đáo, tận tình, có hiệu quả; - Được trả lời, hướng dẫn, thông tin qua điện thoại nhanh chóng, chính xác, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
Các cơ quan nhà nước	- Thông tin về sự thay đổi, bổ sung liên quan hoạt động của Công ty theo qui định pháp luật.

Chương III: Nhiệm vụ

1. Công tác hành chánh

- Soạn thảo các thông báo, chỉ thị, quyết định của TGĐ liên quan đến công tác hành chính như: thông báo ủy quyền, lịch công tác hàng tuần của CQ.TGĐ, các qui định liên quan đến chế độ thông tin trong Công ty, hướng dẫn các đơn vị thực hiện một số công việc hành chính theo quy định chung, ….

- Tổng hợp báo cáo các vấn đề theo chỉ đạo của TGĐ.

- Kiểm tra tính hợp lệ của các văn bản, tài liệu trình TGĐ ký duyệt

- Lấy số công văn, đóng dấu trên các văn bản, tài liệu sau khi có chữ ký của cá nhân có thẩm quyền;

- Quản lý cập nhật hệ thống văn bản hành chính Công ty.

- Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ các văn bản hành chánh của Công ty (gồm trên mail và văn bản), của các đơn vị bên ngoài Công ty; các văn bản pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước có liên quan đến hoạt động Công ty.

- Đảm bảo các chỉ đạo của TGĐ được thông tin đúng, kịp thời, đúng địa chỉ người nhận có trách nhiệm triển khai thực hiện: bổ sung địa chỉ mail nếu TGĐ gởi sót, xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ trong trường hợp chưa hiểu rõ yêu cầu…

- Theo dõi, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của TGĐ.

- Thông tin các trường hợp thực hiện trễ hạn chỉ đạo của TGĐ và chuyển Phòng NS xử lý trách nhiệm

- Kiểm tra hình thức, địa chỉ gửi của các mail trình TGĐ theo đúng quy định.

- Tổng hợp nhu cầu và cung cấp báo cho toàn Công ty.

2. Công tác Pháp lý

- Thực hiện truy xuất tài liệu, cung cấp các giấy tờ pháp lý phục vụ công tác của các đơn vị khi được yêu cầu.

- Thực hiện các thủ tục kê khai, đăng ký và các thủ tục pháp lý khác có liên quan hoạt động Công ty theo qui định pháp luật.

- Cập nhật và thông báo thường xuyên các văn bản pháp luật mới của nhà nước liên quan tới hoạt động Công ty.

- Quản lý Thư viện Pháp luật.

- Trực tiếp tư vấn hoặc là đầu mối liên hệ các vấn đề tư vấn pháp luật với đơn vị cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Công ty.

- Thực hiện thủ tục tố tụng ra cơ quan pháp luật một số sự vụ theo yêu cầu Công ty.

3. Công tác thông tin tuyên truyền

- Phụ trách hoạt động của Tổ Thông tin tuyên truyền.

- Tiếp các báo, đài, cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo chí, các hoạt động PR theo từng sự kiện.

4. Công tác lễ tân, khánh tiết của Công ty

- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến Công ty liên hệ công tác.

- Thông tin, giải quyết các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại.

- Tổ chức khu vực tiếp khách, hội họp.

- Thực hiện việc gởi bưu chính cho các đơn vị trong Công ty.

- Quản lý sử dụng hệ thống tổng đài Công ty.

- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng điện thoại; tổng hợp và thanh toán chi phí điện thoại, internet Công ty hàng tháng; thông tin chi phí điện thoại trực tiếp cho các đơn vị.

Chương IV: Tổ chức quản lý

1. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế của VP do PTGĐ/NC quyết định trên cơ sở xem xét đề xuất của CVP gồm:

- CVP

- Bộ phận hành chánh: phụ trách các công tác hành chánh, gồm:

+ Nhân viên văn thư;

+ Nhân viên trình duyệt - theo dõi chỉ đạo;

- Bộ phận Pháp chế - Tổng hợp: phụ trách các công tác pháp lý - tổng hợp, gồm:

+ Chuyên viên pháp chế;

- Bộ phận Lễ tân – thông tin: phụ trách các công tác lễ tân - tổng đài – thông tin gồm:

+ Nhân viên Lễ tân

+ Nhân viên tổng đài- thông tin

2. Sơ đồ tổ chức

3. Trách nhiệm và quyền hạn các chức danh

Theo bảng mô tả công việc đính kèm:

- Chánh VP : mã chức danh 01 MTCV/VP/CVP

- Nhân viên văn thư : mã chức danh 02 MTCV/ VP/NVVT

- Nhân viên tổng đài- thông tin : mã chức danh 03 MTCV/ VP/NVTT

- Nhân viên trình duyệt - theo dõi chỉ đạo : mã chức danh 04 MTCV/ VP/NVTD

- Chuyên viên pháp chế : mã chức danh 05 MTCV/ VP/CVPC

- Nhân viên lễ tân : mã chức danh 06 MTCV/ VP/NVLT

4. Nguyên tắc quản lý điều hành

- CVP quản lý, điều hành mọi hoạt động của VP và chịu trách nhiệm trực tiếp trước PTGĐ/NC, TGĐ về kết quả quản lý, điều hành công việc của mình;

- Các nhân viên VP thực hiện nhiệm vụ theo Bảng mô tả công việc hoặc theo chỉ đạo trực tiếp của CVP;

- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, VP áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. CVP là thủ trưởng cấp cao nhất và có quyết định cuối cùng trong công việc nội bộ của VP.

Chương V: Các mối quan hệ làm việc

VP có các mối quan hệ làm việc chính như bảng sau

Cá nhân, đơn vị	Nội dung quan hệ	Thời điểm
TGĐ	Báo cáo	Theo yêu cầu của TGĐ
	Kiến nghị	Khi có yêu cầu, vấn đề phát sinh
	Thực hiện các công tác sự vụ	Theo yêu cầu
Các đơn vị trong Công ty	Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ	Theo yêu cầu của TGĐ
	Cung cấp thông tin	Khi đơn vị có nhu cầu
	Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ về hành chánh, pháp lý, thông tin - liên lạc	Khi đơn vị có nhu cầu
Khách hàng bên ngoài Công ty	Cung cấp thông tin	Khi khách liên hệ
Khách hàng bên ngoài Công ty	Truyền đạt ý kiến lên TGĐ	Khi khách yêu cầu

Chương VI: Điều khoản thi hành

- CVP chịu trách nhiệm phổ biến cho tất cả NV VP triển khai thực hiện.

- Các PTGĐ, đơn vị trong Công ty căn cứ Bảng mô tả này để liên hệ công tác tại VP

- Trong quá trình thực hiện, Bảng mô tả này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty và PTGĐ/NC là cấp có thẩm quyền phê duyệt việc sửa đổi, bổ sung.