Hướng dẫn điền mẫu mô tả công việc phụ trách truyền thông

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc phụ trách truyền thông" được thiết kế để chuẩn hóa thông tin về vị trí nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các chương trình truyền thông của công ty. Tài liệu này giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp xác định rõ phạm vi công việc, nhiệm vụ cụ thể, cũng như tiêu chuẩn tuyển dụng cho ứng viên. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc và xây dựng lộ trình phát triển năng lực cho nhân viên phụ trách truyền thông.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do trưởng bộ phận Marketing hoặc quản lý trực tiếp của vị trí phụ trách truyền thông điền. Thời điểm điền là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí này, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho nhân viên hiện tại theo sự thay đổi của chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình đánh giá định kỳ để đối chiếu nhiệm vụ thực tế với mô tả ban đầu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Vị trí: Ghi rõ tên chức danh chính thức của vị trí, ví dụ: "Chuyên viên truyền thông", "Trưởng phòng truyền thông". Không viết tắt, đảm bảo thống nhất với hệ thống danh mục nhân sự của công ty.
2. Thời gian làm việc: Xác định hình thức làm việc: toàn thời gian, bán thời gian, hoặc theo dự án. Nếu có ca kíp hoặc yêu cầu làm việc ngoài giờ, cần ghi chú cụ thể.
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận chính thức, thường là "Phòng Marketing" hoặc "Ban Truyền thông". Điều này giúp xác định vị trí trong sơ đồ tổ chức.
4. Quản lý trực tiếp: Ghi chức danh của người quản lý trực tiếp, ví dụ: "Giám đốc Marketing". Nếu có nhiều cấp quản lý, chỉ ghi cấp trực tiếp nhất.
5. Mục đích công việc: Tóm tắt ngắn gọn lý do tồn tại của vị trí, tập trung vào giá trị cốt lõi mang lại cho công ty. Ví dụ: "Quản lý và thực hiện các chương trình truyền thông nhằm nâng cao nhận diện thương hiệu".
6. Nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê từ 8-12 nhiệm vụ chính theo thứ tự ưu tiên. Mỗi nhiệm vụ bắt đầu bằng động từ hành động (xây dựng, quản lý, tổ chức). Tham khảo các nhiệm vụ mẫu như: xây dựng quan hệ báo chí, tổ chức sự kiện, quản lý website.
7. Trình độ học vấn: Ghi yêu cầu tối thiểu về bằng cấp, ví dụ: "Tốt nghiệp đại học". Nếu chấp nhận ứng viên chưa tốt nghiệp, ghi rõ "ưu tiên".
8. Trình độ chuyên môn: Liệt kê các ngành học phù hợp, ví dụ: "Báo chí, Ngoại thương, Kinh tế, Ngoại giao, Ngoại ngữ". Có thể thêm "hoặc các ngành liên quan".
9. Trình độ ngoại ngữ: Ghi rõ yêu cầu cụ thể, ví dụ: "Tiếng Anh giỏi (tương đương IELTS 6.5 hoặc TOEIC 800)". Nếu cần thêm ngoại ngữ khác, ghi riêng.
10. Kinh nghiệm thực tế: Mô tả các kỹ năng cần có, ví dụ: "Khả năng giao tiếp và xây dựng quan hệ tốt, có khả năng viết, có đầu óc tổ chức, sáng tạo, khả năng làm việc độc lập và xử lý tình huống tốt".
11. Yêu cầu khác: Ghi các phẩm chất cá nhân bổ sung, ví dụ: "Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn". Có thể thêm yêu cầu về sức khỏe hoặc khả năng đi công tác.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi mục trong biểu mẫu cần được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có thông tin, ghi "Không yêu cầu" hoặc "Không áp dụng".
• Ngôn ngữ sử dụng phải nhất quán, tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ địa phương. Tất cả thông tin nên được viết bằng tiếng Việt có dấu.
• Nhiệm vụ cụ thể cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ quan trọng nhất đặt lên đầu. Mỗi nhiệm vụ nên bắt đầu bằng động từ mạnh.
• Tiêu chuẩn tuyển dụng cần thực tế, phù hợp với thị trường lao động. Tránh đặt yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng chung.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận nhân sự xem xét, phê duyệt trước khi sử dụng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Mục đích công việc" và "Nhiệm vụ cụ thể": Mục đích là câu ngắn gọn nêu lý do tồn tại của vị trí, trong khi nhiệm vụ là danh sách các công việc hàng ngày.
• Bỏ sót thông tin ở các mục bắt buộc như "Vị trí" hoặc "Bộ phận", dẫn đến khó khăn khi xác định vị trí trong tổ chức.
• Liệt kê quá nhiều nhiệm vụ (trên 15) hoặc quá ít (dưới 5), làm mất tính trọng tâm của bản mô tả công việc.
• Yêu cầu trình độ chuyên môn không phù hợp với thực tế công việc, ví dụ yêu cầu bằng kỹ sư cho vị trí truyền thông.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về chiến lược truyền thông hoặc cơ cấu tổ chức, dẫn đến thông tin lỗi thời.