Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo nhận thức cuộc họp BM04/QT04

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04/QT04 – Báo cáo nhận thức cuộc họp được ban hành nhằm giúp nhân viên Công ty Cổ phần Tư vấn Quản lý Xây dựng KC24 ghi nhận lại toàn bộ nội dung, nhận thức và cam kết sau mỗi cuộc họp. Tài liệu này là căn cứ để lãnh đạo đánh giá mức độ nắm bắt thông tin của từng cá nhân, đồng thời theo dõi tiến độ công việc được giao. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp đảm bảo tính thống nhất trong quy trình trao đổi thông tin và họp xem xét theo hệ thống quản lý chất lượng của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên trực tiếp tham gia cuộc họp điền, không phân biệt vị trí hay phòng ban. Thời điểm điền là ngay sau khi cuộc họp kết thúc hoặc trong vòng 24 giờ để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác. Người báo cáo cần hoàn thành đầy đủ các mục trước khi trình lên lãnh đạo phê duyệt. Trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp sẽ là người nhận và cho ý kiến phản hồi trên biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu theo quy định của phòng hành chính hoặc để trống nếu chưa có hướng dẫn cụ thể. Số này thường được đánh theo năm và bộ phận.
Ngày: Điền ngày, tháng, năm hiện tại khi viết báo cáo. Định dạng chuẩn là ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
Kính gửi: Ghi "Ban Giám đốc" hoặc tên người nhận cụ thể nếu có chỉ định. Mặc định là Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý Xây dựng KC24.
Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người viết báo cáo, không viết tắt, không dùng biệt danh.
Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại theo quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động (ví dụ: Nhân viên kỹ thuật, Trợ lý dự án).
Phòng/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận đang công tác (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Ban Dự án A).
Báo cáo cho – Trực tiếp/Gián tiếp: Đánh dấu vào ô tương ứng. "Trực tiếp" là người quản lý trực tiếp của bạn, "Gián tiếp" là cấp trên cao hơn hoặc người được ủy quyền.
Báo cáo nhận thức cuộc họp: Mô tả chi tiết nội dung cuộc họp đã tham dự, bao gồm chủ đề, các vấn đề chính được thảo luận, kết luận và nhiệm vụ được giao. Viết ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào những điểm quan trọng.
Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành: Liệt kê cụ thể từng đầu việc, trạng thái (đã làm/đang làm/sẽ làm) và thời hạn hoàn thành dự kiến. Sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để dễ theo dõi.
Những đề xuất & Kiến nghị: Ghi lại các ý kiến đề xuất cải tiến, kiến nghị về nguồn lực, thời gian hoặc phương pháp thực hiện. Nếu không có, ghi "Không có đề xuất".
Ý kiến của lãnh đạo: Phần này do lãnh đạo trực tiếp hoặc người nhận báo cáo ghi sau khi đọc nội dung. Nhân viên không tự ý điền vào mục này.
Người báo cáo (Ký & ghi rõ họ tên): Ký tên và ghi đầy đủ họ tên bên dưới chữ ký. Chữ ký phải trùng khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại công ty.

Lưu ý quan trọng

Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì hay bút đỏ. Nếu điền bằng máy tính, cần in ra và ký tay.
Không được tẩy xóa, bôi đen thông tin. Nếu sai, hãy gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại nội dung đúng.
Mỗi cuộc họp cần một báo cáo riêng, không gộp chung nhiều cuộc họp vào một biểu mẫu.
Thời gian hoàn thành công việc phải cụ thể (ngày/tháng/năm), tránh ghi chung chung như "cuối tháng" hoặc "tuần sau".
Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được chuyển đến người nhận trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi cuộc họp kết thúc.

Lỗi thường gặp

Bỏ trống mục "Số" và "Ngày" dẫn đến khó khăn khi lưu trữ và tra cứu sau này. Luôn kiểm tra hai mục này trước khi nộp.
Viết nội dung báo cáo quá sơ sài, chỉ vài dòng, không thể hiện được nhận thức thực sự về cuộc họp. Cần viết ít nhất 5-7 dòng cho phần này.
Nhầm lẫn giữa "Báo cáo cho – Trực tiếp" và "Gián tiếp". Nếu không chắc, hãy hỏi quản lý hoặc bộ phận nhân sự.
Không ghi thời gian hoàn thành cụ thể cho các công việc, khiến lãnh đạo không thể theo dõi tiến độ. Mỗi đầu việc phải có deadline rõ ràng.
Quên ký tên hoặc ký không đúng vị trí quy định. Chữ ký phải nằm trong ô "Người báo cáo", không ký lên lề hay chồng lên nội dung khác.

Nội dung biểu mẫu

Số:

BÁO CÁO NHẬN THỨC CUỘC HỌP

Ngày:……/……./……………

Mã số: BM04/QT04

Lần ban hành: 02

Ngày: 14/02/11

Kính gửi: Ban Giám đốc

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24

Họ và tên:
Chức vụ:				Phòng/ Bộ phận:
Báo cáo cho:		Trực tiếp:
		Gián tiếp:
Báo cáo nhận thức cuộc họp:			.......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................................................................
Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành:			.......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................................................................
Những đề xuất & Kiến nghị:			.......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................................................................
	Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................				NGƯỜI BÁO CÁO (Ký & ghi rõ họ tên)