Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT03 Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ được thiết kế nhằm lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp xác định rõ phòng ban nào sẽ được đánh giá, ai là người được đánh giá, ai là đánh giá viên, thời gian và phạm vi đánh giá cụ thể. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn này đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và tuân thủ đúng quy trình QT03 của hệ thống quản lý chất lượng. Đây là công cụ quan trọng để chuẩn bị cho các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ hoặc đột xuất, giúp doanh nghiệp duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng một cách hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người lập kế hoạch điền, thường là trưởng bộ phận chất lượng hoặc người được phân công phụ trách hoạt động đánh giá nội bộ. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ, thường vào đầu năm hoặc đầu mỗi quý tùy theo kế hoạch của công ty. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu cần được trình lên người có thẩm quyền (thường là ban lãnh đạo hoặc người phụ trách hệ thống chất lượng) để phê duyệt trước khi thực hiện. Nhân viên mới cần lưu ý rằng biểu mẫu này phải được hoàn thành và duyệt ít nhất 7 ngày trước ngày dự kiến đánh giá đầu tiên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của kế hoạch theo quy định đánh số của công ty, thường là số văn bản hành chính. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và sẽ được cấp số sau khi duyệt.
2. Người lập kế hoạch: Ghi rõ họ và tên của người trực tiếp lập kế hoạch đánh giá. Đây thường là chuyên viên hoặc trưởng nhóm chất lượng.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập kế hoạch, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng dòng đánh giá. Mỗi dòng tương ứng với một cuộc đánh giá riêng biệt.
5. Phòng được đánh giá: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận sẽ được đánh giá, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Hành chính Nhân sự.
6. Người được đánh giá: Ghi họ tên của cá nhân hoặc nhóm người sẽ tham gia vào quá trình đánh giá tại phòng ban đó. Có thể ghi "Toàn bộ nhân viên" nếu đánh giá toàn bộ phòng.
7. Đánh giá viên: Ghi họ tên của người sẽ thực hiện đánh giá. Đây phải là người đã được đào tạo về đánh giá nội bộ và có chứng chỉ phù hợp.
8. Thời gian: Ghi rõ ngày giờ dự kiến tiến hành đánh giá, ví dụ: 08:00 - 12:00 ngày 20/03/2025. Nên ghi cụ thể để các bên chủ động sắp xếp công việc.
9. Phạm vi đánh giá: Mô tả ngắn gọn nội dung hoặc quy trình sẽ được đánh giá, ví dụ: "Đánh giá quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng" hoặc "Kiểm tra toàn bộ hệ thống tài liệu ISO của phòng".
10. Duyệt kế hoạch: Mục này dành cho người phê duyệt ký tên và ghi rõ ngày duyệt. Người lập kế hoạch không điền vào mục này.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này có mã số BM01/QT03, lần ban hành 01 ngày 14/08/2010, cần sử dụng đúng phiên bản mới nhất để tránh sai sót.
• Tất cả các mục trong biểu mẫu phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ cột nào trừ mục "Số" và "Duyệt kế hoạch".
• Thông tin về đánh giá viên phải đảm bảo người đó không thuộc phòng ban được đánh giá để đảm bảo tính khách quan.
• Thời gian đánh giá cần được sắp xếp phù hợp, không trùng với các hoạt động quan trọng khác của phòng ban được đánh giá.
• Sau khi được duyệt, kế hoạch này phải được thông báo đến tất cả các phòng ban liên quan ít nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Người được đánh giá" và "Đánh giá viên": Nhiều người mới thường ghi nhầm hai cột này, dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện. Cần nhớ: người được đánh giá là người ở phòng ban bị kiểm tra, còn đánh giá viên là người đi kiểm tra.
• Không ghi đầy đủ thông tin thời gian: Chỉ ghi ngày mà không ghi giờ cụ thể, gây khó khăn cho việc sắp xếp lịch làm việc của các bên liên quan.
• Phạm vi đánh giá quá chung chung: Viết "Đánh giá toàn bộ" mà không chỉ rõ quy trình hay nội dung nào, dẫn đến đánh giá không tập trung và thiếu hiệu quả.
• Quên mục duyệt kế hoạch: Một số người lập kế hoạch không trình duyệt hoặc duyệt muộn, khiến kế hoạch không có hiệu lực và không thể thực hiện đúng hạn.
• Đánh số STT sai hoặc trùng lặp: Khi có nhiều phòng ban cần đánh giá, việc đánh số thứ tự không chính xác gây rối trong quá trình theo dõi và báo cáo.