Hướng dẫn điền biểu mẫu kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản" được thiết kế để giúp doanh nghiệp tổng hợp và lập kế hoạch chi tiết cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản trong một năm tài chính cụ thể. Mục tiêu chính là xác định tổng mức đầu tư, phân bổ nguồn vốn (vốn công ty và vốn vay), đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện từ khởi công đến hoàn thành. Biểu mẫu này là công cụ quan trọng để ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, kiểm soát ngân sách và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan trong việc lập báo cáo tài chính nội bộ và kế hoạch kinh doanh tổng thể.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phòng Kinh doanh hoặc người được phân công lập kế hoạch đầu tư của công ty chịu trách nhiệm điền. Thời điểm lập biểu thường là vào cuối năm tài chính hiện tại, trước khi bắt đầu năm kế hoạch mới, nhằm chuẩn bị ngân sách và phê duyệt dự án. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được trình lên Trưởng đơn vị hoặc Lãnh đạo Công ty để xem xét, phê duyệt. Đối với các dự án chuyển tiếp hoặc dự án mới phát sinh, biểu mẫu có thể được cập nhật định kỳ hàng quý để phản ánh đúng tình hình thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng hạng mục hoặc dự án trong danh sách, bắt đầu từ 1, 2, 3... để dễ dàng theo dõi và đối chiếu.
2. Hạng mục: Ghi tên cụ thể của từng dự án đầu tư xây dựng cơ bản, ví dụ: "Xây dựng nhà xưởng A", "Nâng cấp hệ thống kho B". Cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng.
3. Số lượng: Nhập số lượng công trình, thiết bị hoặc hạng mục cần đầu tư. Ví dụ: 1 nhà xưởng, 2 máy móc.
4. Đơn vị tính: Ghi đơn vị đo lường tương ứng, như "cái", "bộ", "m2", "hệ thống".
5. Thời gian - Khởi công & Hoàn thành: Ghi ngày tháng dự kiến bắt đầu và kết thúc dự án. Định dạng: tháng/năm (ví dụ: 03/2025).
6. Tổng mức đầu tư - Tổng số: Nhập tổng số tiền dự kiến cho toàn bộ dự án, bao gồm tất cả chi phí. Cột này được chia làm hai cột nhỏ: Tr USD (triệu đô la Mỹ) và Tr VND (triệu đồng Việt Nam). Chỉ điền vào một trong hai cột tùy theo loại tiền tệ sử dụng.
7. Đã đầu tư đến hết năm..........(hiện tại): Ghi số vốn đã giải ngân thực tế cho dự án tính đến hết năm hiện tại. Điền vào cột Tr USD hoặc Tr VND tương ứng.
8. Kế hoạch năm...............(tới) - Vốn Cty & Vốn vay: Phần này dành cho số vốn dự kiến sẽ đầu tư trong năm kế hoạch. Cột "Vốn Cty" ghi số tiền từ nguồn vốn tự có của công ty. Cột "Vốn vay" ghi số tiền từ nguồn vay ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
9. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như tình trạng dự án (đang thi công, tạm dừng), nguồn vốn đặc thù hoặc bất kỳ lưu ý nào cho lãnh đạo.
10. Phần A - Dự án chuyển tiếp: Liệt kê các dự án đã được phê duyệt từ năm trước và tiếp tục thực hiện trong năm kế hoạch. Các cột 1, 2, 3 tương ứng với số thứ tự hạng mục, số lượng và các thông tin khác. Cộng phần A là tổng số vốn của nhóm này.
11. Phần B - Các dự án thực hiện trong năm.............(tới): Ghi các dự án mới sẽ khởi công và hoàn thành trong năm kế hoạch. Các cột 1, 2, 3 tương tự phần A. Cộng phần B là tổng vốn cho nhóm dự án mới.
12. Phần C - Dự án chuẩn bị đầu tư: Dành cho các dự án đang trong giai đoạn nghiên cứu, lập dự toán nhưng chưa triển khai thi công. Cộng phần C là tổng vốn dự kiến cho nhóm này.
13. Người lập biểu / P. Kinh doanh & Trưởng đơn vị/Lãnh đạo Công ty: Cuối biểu mẫu, người lập ký và ghi rõ họ tên, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và ký tên, đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra đơn vị tiền tệ (Tr USD hay Tr VND) trước khi nhập số liệu để tránh nhầm lẫn, đặc biệt khi dự án có nguồn vốn ngoại tệ.
• Phần "Tổng mức đầu tư" phải bằng tổng của "Đã đầu tư đến hết năm hiện tại" cộng với "Kế hoạch năm tới" (Vốn Cty + Vốn vay) đối với dự án chuyển tiếp.
• Không bỏ trống các cột bắt buộc như "Hạng mục", "Thời gian khởi công" và "Tổng mức đầu tư". Nếu chưa có số liệu, ghi tạm "0" hoặc "Chưa xác định".
• Đối với các dự án chuẩn bị đầu tư (Phần C), chỉ điền thông tin khi đã có quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư từ cấp có thẩm quyền.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ bản cứng và bản mềm để phục vụ công tác kiểm toán và báo cáo tài chính định kỳ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột "Đã đầu tư đến hết năm hiện tại" và "Kế hoạch năm tới", dẫn đến sai lệch số liệu tổng mức đầu tư.
• Không phân biệt rõ ràng giữa "Vốn Cty" và "Vốn vay", ghi gộp chung vào một cột, gây khó khăn khi theo dõi dòng tiền.
• Bỏ sót thông tin ở cột "Thời gian khởi công" hoặc "Hoàn thành", khiến lãnh đạo không đánh giá được tiến độ dự án.
• Ghi sai đơn vị tính (ví dụ: ghi "cái" thay vì "hệ thống") hoặc không thống nhất đơn vị tiền tệ giữa các dự án trong cùng một biểu mẫu.
• Quên ký tên và trình duyệt ở cuối biểu mẫu, làm mất tính pháp lý của tài liệu khi báo cáo lên cấp trên.