Hướng dẫn điền Biểu mẫu Thông báo họp xem xét lãnh đạo ISO

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Thông báo họp xem xét lãnh đạo được Công ty Cổ phần ABC ban hành nhằm chính thức hóa việc triệu tập cuộc họp định kỳ của lãnh đạo theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Mục đích chính của biểu mẫu này là thông báo đến các bộ phận liên quan về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và các công việc cần chuẩn bị trước cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Cuộc họp này nhằm đánh giá việc thực hiện, áp dụng và duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong toàn công ty. Biểu mẫu giúp đảm bảo mọi đơn vị đều được thông báo kịp thời và có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ nội dung theo yêu cầu.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do thư ký, chuyên viên hành chính hoặc cán bộ phụ trách hệ thống quản lý chất lượng soạn thảo dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty. Người điền cần có thông tin đầy đủ về kế hoạch tổ chức cuộc họp từ Giám đốc hoặc người có thẩm quyền. Biểu mẫu được sử dụng trước mỗi kỳ họp xem xét định kỳ của lãnh đạo, thường là hàng quý hoặc theo lịch trình đã được phê duyệt. Thời điểm điền là khi có quyết định tổ chức họp, và biểu mẫu phải được gửi đến các đơn vị liên quan ít nhất 3-5 ngày làm việc trước ngày họp để các bộ phận có thời gian chuẩn bị.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ tên các phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân cần nhận thông báo. Ví dụ: "Kính gửi: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự."
2. Thời gian: Ghi chính xác ngày, giờ tổ chức cuộc họp. Ví dụ: "08h30 ngày 15 tháng 12 năm 2024." Cần thống nhất với lịch của các thành viên tham dự.
3. Địa điểm: Ghi rõ phòng họp hoặc địa điểm cụ thể. Ví dụ: "Phòng họp tầng 3, trụ sở chính Công ty ABC." Nếu họp trực tuyến, ghi thêm link Zoom hoặc Teams.
4. Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ chức danh và tên người tham dự. Ví dụ: "Giám đốc, Trưởng các phòng ban, Đại diện lãnh đạo về chất lượng."
5. Các công việc cần chuẩn bị: Mô tả chi tiết từng đầu việc mà các bộ phận phải hoàn thành trước cuộc họp. Ví dụ: "Phòng Kinh doanh: Báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng quý. Phòng Kỹ thuật: Báo cáo tình hình xử lý sự cố và hành động khắc phục."
6. Hà nội, ngày ... tháng ... năm ...: Ghi địa danh là "Hà Nội" và điền ngày, tháng, năm ban hành thông báo. Phần này thường do người soạn thảo hoặc lãnh đạo ký duyệt ghi.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được trình Lãnh đạo công ty phê duyệt trước khi gửi đi. Chữ ký ở cuối biểu mẫu là của Lãnh đạo công ty, không phải người soạn thảo.
• Thông tin về thời gian và địa điểm phải được xác nhận chắc chắn, tránh sai sót gây ảnh hưởng đến tiến độ cuộc họp.
• Phần "Các công việc cần chuẩn bị" cần được viết cụ thể, rõ ràng, giao việc đúng đơn vị chịu trách nhiệm. Không ghi chung chung như "chuẩn bị báo cáo" mà không nêu rõ nội dung.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT xem xét lãnh đạo", do đó cần lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng, có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử có chữ ký số.
• Yêu cầu các đơn vị tham dự đầy đủ, đúng giờ là bắt buộc. Cần nhấn mạnh điều này trong thông báo để đảm bảo tính hiệu quả của cuộc họp.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi hoặc ghi sai tên bộ phận cần nhận thông báo ở phần "Kính gửi", dẫn đến một số đơn vị không nhận được thông tin và không tham dự họp.
• Ghi thời gian họp không thống nhất giữa các bộ phận, ví dụ ghi giờ nhưng không ghi rõ buổi sáng hay chiều, hoặc nhầm lẫn ngày tháng.
• Phần "Các công việc cần chuẩn bị" bị bỏ trống hoặc ghi quá sơ sài, không đủ hướng dẫn cho các đơn vị, dẫn đến cuộc họp thiếu dữ liệu đánh giá.
• Không để trống dòng "LÃNH ĐẠO CÔNG TY" để ký duyệt, hoặc người soạn thảo tự ý ký thay mà không có sự ủy quyền.
• Ghi địa danh sai chính tả, ví dụ "Hà nội" viết hoa không đúng quy tắc (phải là "Hà Nội"), hoặc ngày tháng năm để trống không điền.