Biểu mẫu Danh mục hồ sơ chất lượng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Mục đích chính của biểu mẫu là tạo ra một bảng kê khai chi tiết, giúp nhân viên và bộ phận quản lý dễ dàng tra cứu, kiểm soát và bảo quản hồ sơ theo đúng quy định. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh thất lạc tài liệu và hỗ trợ quá trình đánh giá nội bộ hoặc đánh giá chứng nhận ISO một cách hiệu quả.
Biểu mẫu này thường do nhân viên hoặc thư ký của từng bộ phận chịu trách nhiệm điền, dưới sự giám sát của trưởng bộ phận hoặc cán bộ quản lý chất lượng. Thời điểm điền biểu mẫu là khi bộ phận phát sinh một hồ sơ mới, hoặc khi tiến hành rà soát, cập nhật định kỳ danh mục hồ sơ chất lượng (thường là hàng quý hoặc hàng năm). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong giai đoạn xây dựng hệ thống tài liệu lần đầu, khi doanh nghiệp cần thống kê toàn bộ hồ sơ hiện có để chuẩn hóa quy trình.