Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (KPPN) là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này được thiết kế để ghi nhận, phân tích và xử lý các sự không phù hợp, sự không phù hợp tiềm năng hoặc các vấn đề có thể cải tiến trong quy trình làm việc. Mục tiêu cuối cùng là ngăn chặn sự tái diễn của lỗi, loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do bất kỳ nhân viên nào phát hiện ra sự không phù hợp hoặc tiềm ẩn rủi ro trong công việc có quyền đề xuất. Người yêu cầu thường là cán bộ, nhân viên trực tiếp vận hành, giám sát hoặc kiểm tra chất lượng. Thời điểm điền phiếu là ngay khi phát hiện vấn đề, trước khi tình trạng trở nên nghiêm trọng hơn. Ngoài ra, phiếu cũng được sử dụng trong các cuộc họp đánh giá định kỳ hoặc khi có khiếu nại từ khách hàng, đối tác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KPPN/Tên đơn vị. Ví dụ: 001/2025/KPPN/KINHDOANH. Mỗi phiếu chỉ có một số duy nhất, không trùng lặp.
2. Miêu tả sự không phù hợp/sự không phù hợp tiềm năng/vấn đề có thể cải tiến: Mô tả chi tiết, cụ thể vấn đề đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra. Cần nêu rõ sự việc, thời gian, địa điểm, bộ phận liên quan. Ví dụ: "Ngày 10/03/2025, bộ phận kho phát hiện lô hàng A nhập về bị ẩm mốc do thùng carton không kín."
3. Người yêu cầu & Ngày: Ghi họ tên người phát hiện và đề xuất phiếu. Ngày tháng ghi theo định dạng DD/MM/YYYY, là ngày lập phiếu.
4. Nguyên nhân của sự không phù hợp: Phân tích nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề. Có thể sử dụng phương pháp 5 Whys hoặc biểu đồ xương cá. Ví dụ: "Nguyên nhân: Nhà cung cấp thay đổi chất liệu thùng carton mà không thông báo; nhân viên kiểm tra đầu vào không phát hiện kịp thời."
5. Hành động khắc phục/phòng ngừa: Đề xuất giải pháp cụ thể để xử lý vấn đề hiện tại (khắc phục) và ngăn chặn tái diễn (phòng ngừa). Ví dụ: "1. Yêu cầu nhà cung cấp đổi thùng carton đúng tiêu chuẩn. 2. Bổ sung quy trình kiểm tra độ ẩm đầu vào."
6. Ngày dự kiến hoàn thành & Ngày đề xuất: Ngày dự kiến là thời hạn hoàn thành hành động. Ngày đề xuất là ngày người yêu cầu gửi phiếu lên cấp phê duyệt.
7. Người thực hiện & Người phê duyệt: Người thực hiện là cá nhân/bộ phận được giao nhiệm vụ triển khai hành động. Người phê duyệt là quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận có thẩm quyền.
8. Kiểm tra (Đạt/Không đạt): Sau khi hành động hoàn tất, người kiểm tra đánh dấu vào ô tương ứng. Nếu đạt, vấn đề đã được giải quyết. Nếu không đạt, cần đề xuất hành động bổ sung.
9. Số phiếu Khắc phục phòng ngừa mới: Nếu hành động không hiệu quả hoặc phát sinh vấn đề mới, ghi số phiếu KPPN mới được tạo để theo dõi tiếp.
10. Ý kiến: Ghi nhận xét, đánh giá của người kiểm tra về kết quả thực hiện.
11. Người kiểm tra & Ngày: Họ tên người thực hiện kiểm tra và ngày kiểm tra thực tế.
12. QMR & Ngày: Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) xác nhận và ký duyệt cuối cùng, ghi rõ ngày tháng.

Lưu ý quan trọng

• Mọi thông tin điền trên phiếu phải trung thực, chính xác, có căn cứ. Không suy diễn hoặc đổ lỗi vô căn cứ.
• Nguyên nhân phải được phân tích đến gốc rễ, không chỉ dừng ở triệu chứng bề mặt. Hành động khắc phục phải khả thi, có nguồn lực và thời gian thực hiện rõ ràng.
• Phiếu phải được luân chuyển đúng quy trình: từ người yêu cầu → người phê duyệt → người thực hiện → người kiểm tra → QMR. Không bỏ qua bước nào.
• Lưu giữ phiếu đã hoàn thành vào hồ sơ chất lượng của bộ phận, phục vụ cho việc đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục.

Lỗi thường gặp

• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, thiếu chi tiết như "hàng hóa bị lỗi" mà không nêu rõ lỗi gì, ở đâu, khi nào.
• Xác định nguyên nhân sai hoặc chỉ nêu nguyên nhân trực tiếp, không đào sâu đến nguyên nhân gốc rễ, dẫn đến hành động khắc phục không triệt để.
• Bỏ trống các mục bắt buộc như ngày tháng, người thực hiện, người phê duyệt, làm mất tính liên tục của quy trình.
• Không cập nhật số phiếu KPPN mới khi hành động cũ không đạt, dẫn đến mất dấu vết theo dõi.
• Người kiểm tra đánh dấu "Đạt" nhưng không ghi ý kiến hoặc không có chữ ký xác nhận của QMR.