Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02/QT09 – Lý lịch sửa chữa – bảo trì máy móc thiết bị được thiết kế để theo dõi toàn bộ vòng đời hoạt động của từng máy móc, thiết bị trong nhà máy. Tài liệu này được treo trực tiếp tại máy, giúp mọi nhân viên vận hành, bảo trì và quản lý có thể cập nhật và tra cứu lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa một cách nhanh chóng. Mục tiêu chính là đảm bảo tính liên tục trong công tác bảo trì, hỗ trợ lập kế hoạch phòng ngừa và đánh giá hiệu suất thiết bị theo thời gian.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bảo trì hoặc kỹ thuật viên trực tiếp thực hiện công việc sửa chữa, bảo dưỡng điền vào. Việc ghi chép được thực hiện ngay sau khi hoàn thành mỗi lần kiểm tra (KT), bảo dưỡng (BD) hoặc sửa chữa (SC), bao gồm cả định kỳ và đột xuất. Ngoài ra, nhân viên vận hành máy cũng có thể ghi nhận các bất thường phát hiện trong quá trình làm việc để chuyển cho bộ phận bảo trì xử lý. Người quản lý bảo trì hoặc tổ trưởng có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận nghiệm thu sau mỗi lần sửa chữa lớn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần thông tin cố định (1-4): Ghi rõ tên thiết bị/máy móc, ký mã hiệu, xuất xứ và vị trí sử dụng. Các thông tin này chỉ điền một lần khi lập lý lịch ban đầu, không thay đổi trong suốt vòng đời máy.
2. Cột STT: Đánh số thứ tự cho mỗi lần thực hiện công việc (kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa). Bắt đầu từ 1 và tăng dần theo thời gian.
3. Cột Thời gian thực hiện: Ghi ngày tháng năm thực hiện công việc. Định dạng DD/MM/YYYY, không viết tắt.
4. Cột Lý do (KT/BD/SC): Đánh dấu chọn một trong ba loại: KT (kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất), BD (bảo dưỡng theo lịch), SC (sửa chữa khi hỏng hóc). Có thể kết hợp nhiều lý do nếu công việc bao gồm cả kiểm tra và bảo dưỡng.
5. Cột Biện pháp sửa chữa – bảo trì / Phòng ngừa: Gồm các cột con (4.1 đến 4.8): Mô tả cách sửa chữa/bảo trì (ngắn gọn các bước đã làm), Phụ tùng thay thế (tên chi tiết), ĐVT (đơn vị tính như cái, bộ, kg), SL (số lượng), Thời gian SC-BD (tổng thời gian thực hiện), Người thực hiện (họ tên người làm), Biện pháp phòng ngừa (đề xuất để tránh tái diễn), Ghi chú (thông tin bổ sung nếu có).
6. Cột Nghiệm thu (5.1 đến 5.3): Ghi ngày và giờ nghiệm thu, cùng họ tên người kiểm tra xác nhận. Cột này do người quản lý hoặc tổ trưởng bảo trì điền sau khi xác nhận công việc đã hoàn thành đạt yêu cầu.
7. Cột Ghi chú (6): Dùng để ghi lại các thông tin đặc biệt như lịch bảo trì tiếp theo, cảnh báo nguy hiểm, hoặc các chi tiết không nằm trong các cột khác.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải luôn được treo tại máy, không được mang đi nơi khác hoặc cất vào tủ. Mọi nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận để tra cứu hoặc cập nhật.
• Chỉ sử dụng bút mực xanh hoặc đen để ghi chép, không dùng bút chì. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa.
• Mỗi lần thực hiện công việc dù nhỏ nhất (ví dụ: chỉ kiểm tra và siết ốc) cũng phải được ghi nhận đầy đủ vào lý lịch.
• Khi thay thế phụ tùng, phải ghi rõ tên phụ tùng, số lượng và đơn vị tính để phục vụ cho việc quản lý tồn kho và lập kế hoạch mua sắm.
• Người thực hiện và người kiểm tra xác nhận phải ký đầy đủ, không được bỏ sót. Nếu thiếu chữ ký, coi như công việc chưa được nghiệm thu.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai hoặc thiếu ngày tháng: Nhiều nhân viên chỉ ghi ngày mà quên tháng, hoặc ghi ngày không đúng định dạng, gây khó khăn khi tra cứu lịch sử.
• Không phân biệt rõ lý do KT/BD/SC: Một số trường hợp vừa kiểm tra vừa sửa chữa nhưng chỉ đánh dấu một loại, làm mất thông tin quan trọng về tần suất bảo trì.
• Bỏ trống cột phụ tùng thay thế: Khi thay thế linh kiện nhưng không ghi vào lý lịch, sau này không biết đã thay cái gì, dẫn đến khó khăn khi bảo trì lần sau.
• Viết mô tả quá sơ sài: Ví dụ chỉ ghi "sửa máy" mà không nêu rõ đã làm gì, thay bộ phận nào, khiến lý lịch mất giá trị tham khảo.
• Không cập nhật kịp thời: Để vài ngày mới ghi lại, dễ quên chi tiết hoặc nhầm lẫn thông tin. Phải ghi ngay sau khi hoàn thành công việc.