Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo họp xem xét lãnh đạo

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 0022 - TB họp XXLD (Thông báo họp xem xét lãnh đạo) được thiết kế để chính thức hóa việc triệu tập một cuộc họp do lãnh đạo cấp cao chủ trì hoặc yêu cầu. Mục đích chính của biểu mẫu là thông báo đến các thành phần liên quan về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung cần xem xét và các yêu cầu chuẩn bị trước cuộc họp. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính thống nhất, chuyên nghiệp và tránh bỏ sót thông tin quan trọng trong quá trình tổ chức các phiên họp xem xét, đánh giá của lãnh đạo doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do người đề xuất cuộc họp (có thể là trưởng bộ phận, quản lý dự án hoặc thư ký lãnh đạo) soạn thảo và trình lên lãnh đạo phê duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tổ chức cuộc họp, sau khi đã có sự thống nhất sơ bộ về nhu cầu họp xem xét một vấn đề cụ thể. Người đề xuất cần hoàn thiện tất cả các thông tin trong biểu mẫu, sau đó chuyển cho lãnh đạo có thẩm quyền ký phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, biểu mẫu này sẽ là căn cứ để gửi thông báo chính thức đến các thành phần tham dự.

Hướng dẫn điền từng mục

Thời gian: Ghi rõ ngày, tháng, năm và khung giờ cụ thể diễn ra cuộc họp. Ví dụ: 08:30 - 10:30, ngày 15/12/2024. Không ghi chung chung như "sáng thứ hai".
Địa điểm: Ghi chính xác phòng họp hoặc địa điểm tổ chức. Ví dụ: Phòng họp A, tầng 5, trụ sở chính. Nếu họp trực tuyến, cần ghi rõ link Zoom/Teams hoặc số điện thoại cầu nối.
Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ tên, chức danh của những người bắt buộc phải tham dự. Có thể ghi theo nhóm (ví dụ: Trưởng các phòng ban) hoặc ghi cụ thể từng người. Sử dụng các dòng kẻ chấm để ghi chi tiết.
Nội dung xem xét: Mô tả ngắn gọn, rõ ràng các vấn đề sẽ được đưa ra xem xét, thảo luận trong cuộc họp. Nên ghi theo dạng danh sách hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi. Ví dụ: 1. Đánh giá kết quả kinh doanh quý III; 2. Xem xét đề xuất đầu tư dự án mới.
Yêu cầu chuẩn bị: Ghi rõ từng thành viên hoặc bộ phận cần chuẩn bị tài liệu, báo cáo, số liệu gì trước cuộc họp. Kèm theo thời hạn hoàn thành nếu cần. Ví dụ: Phòng Kế toán chuẩn bị báo cáo tài chính đến hết ngày 13/12.
Phê duyệt: Dành cho lãnh đạo ký tên và ghi rõ ngày tháng năm phê duyệt. Người đề xuất không tự ý điền vào mục này.
Ngày……tháng…….năm……..: Người đề xuất ghi ngày tháng năm lập biểu mẫu này.
Người đề xuất: Ký và ghi rõ họ tên của người soạn thảo biểu mẫu.

Lưu ý quan trọng

Luôn kiểm tra kỹ thông tin về thời gian và địa điểm trước khi gửi đi, tránh trường hợp sai lệch gây nhầm lẫn cho người tham dự.
Thành phần tham dự cần được xác nhận với lãnh đạo trước khi điền vào biểu mẫu để đảm bảo đúng người có thẩm quyền và trách nhiệm.
Nội dung xem xét phải được viết một cách khách quan, tập trung vào các vấn đề cần quyết định, tránh lan man hoặc thiếu trọng tâm.
Yêu cầu chuẩn bị càng chi tiết, càng giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Nếu không có yêu cầu đặc biệt, có thể ghi "Không có" hoặc để trống.
Biểu mẫu sau khi được lãnh đạo phê duyệt cần được lưu trữ cẩn thận theo đúng quy định của công ty về quản lý văn bản nội bộ.

Lỗi thường gặp

Ghi thiếu hoặc sai thông tin về thời gian, địa điểm, dẫn đến việc người tham dự đến sai giờ hoặc sai phòng họp.
Liệt kê thành phần tham dự quá chung chung (ví dụ: "các phòng ban liên quan") mà không ghi rõ tên cụ thể, gây khó khăn khi gửi thư mời.
Nội dung xem xét viết quá dài dòng, không có trọng tâm, khiến cuộc họp dễ bị lạc đề.
Bỏ sót mục "Yêu cầu chuẩn bị", dẫn đến tình trạng người tham dự không có tài liệu cần thiết khi họp.
Người đề xuất tự ý ký vào mục "Phê duyệt" hoặc để trống mục này, làm mất hiệu lực của biểu mẫu.

Nội dung biểu mẫu

THOÂNG BAÙO HOÏP XEM XEÙT LAÕNH ÑAÏO

v Thôøi gian:

v Ñòa ñieåm:

v Thaønh phaàn tham döï:

.......................................................................................................................................................................

v Noäi dung xem xeùt:

.......................................................................................................................................................................

v Yeâu caàu chuaån bò:

.......................................................................................................................................................................

Pheâ duyeät	Ngaøy……thaùng…….naêm……..
	Ngöôøi ñeà xuaát