THUÛ TUÏC MUA HAØNG

1. Muïc ñích:

Thuû tuïc naøy ñöôïc laäp ra nhaèm ñaûm baûo saûn phaåm mua vaøo phuø hôïp vôùi caùc yeâu caàu quy ñònh cuûa coâng ty.

2. Phaïm vi:

Thuû tuïc aùp duïng cho vieäc mua nguyeân vaät lieäu, phuï lieäu, thieát bò maùy moùc, dòch vuï coù aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán chaát löôïng saûn phaåm vaø khoâng gaây taùc ñoäng ñeán moâi tröôøng.

3. Ñònh nghóa:

3.1 Caùc thuaät ngöõ söû duïng trong thuû tuïc naøy phuø hôïp vôùi tieâu chuaån ISO 9001:2000 vaø ISO 14001: 1996.

3.2 Töø vieát taét:

v TPKD : Tröôûng phoøng kinh doanh

v VT : Vaät tö

4. Noäi dung:

4.1 Noäi dung:

a. Xaùc ñònh haøng caàn mua:

Treân cô sôû yeâu caàu cuûa khaùch haøng, Boä phaän coù nhu caàu laäp danh muïc caùc loaïi haøng caàn mua.

Tröôûng Boä phaän phaûi kieåm tra veà chaát lieäu haøng hoaù, ñònh möùc, yeâu caàu veà maøu saéc, ñònh tính, ñònh löôïng tröôùc khi trình danh muïc haøng hoaù cho Ban Toång Giaùm Ñoác duyeät.

Khi Danh muïc haøng hoaù caàn mua ñöïôc duyeät thì Boä phaän coù nhu caàu chuyeån danh muïc haøng hoaù cho Boä phaän vaät tö mua haøng.

b.  Lieân heä nhaø cung öùng:

Boä phaän vaät tö choïn caùc nhaø cung öùng ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu trong danh saùch nhaø cung öùng chính thöùc cuûa Coâng ty.Yeâu caàu nhaø cung öùng cung caáp caùc baûng döõ lieäu an toaøn ( Material safety data sheet) ñeå ñaûm baûo caùc haøng hoùa mua vaøo khoâng gaây taùc ñoäng ñeán moâi tröôøng.

Trong tröôøng hôïp khoâng coù nhaø cung öùng trong danh saùch thöïc hieän theo yeâu caàu cuûa Coâng ty thì coâng ty tieán haønh löïa choïn theâm nhaø cung öùng. Vieäc löïa choïn nhaø cung öùng ñöôïc thöïc hieän theo Thuû tuïc ñaùnh giaù vaø kieåm soaùt nhaø cung öùng.

c. Yeâu caàu baùo giaù, göûi maãu:

Yeâu caàu baùo giaù, gôûi maãu coù theå thöïc hieän baèng caùc hình thöùc nhö mail, fax, lôøi noùi.. Nhaân vieân vaät tö chuyeån yeâu caàu cho Tröôûng phoøng kyù tröôùc khi chuyeån yeâu caàu baùo giaù.

Sau khi nhaän ñöôïc baûn baùo giaù, maãu haøng ngöôøi nhaän tieán haønh xaùc ñònh maãu haøng, ñôn giaù, kieåm tra chaát löôïng maãu, thôøi gian giao haøng v.v. theo thuû tuïc xem xeùt hôïp ñoàng.

d.  Löïa choïn nhaø cung öùng:

Döïa treân vieäc kieåm tra theo muïc c, Boä phaän vaät tö tieán haønh löïa choïn nhaø cung öùng, Trong tröôøng hôïp khoù xaùc ñònh Boä phaän vaät tö keát hôïp vôùi Boä phaän coù nhu caàu cuøng thaûo luaän trình Ban Toång Giaùm Ñoác duyeät.

e. Laäp, duyeät ñôn ñaët haøng:

Sau khi xaùc ñònh xong taát caû caùc yeáu toá nhaân vieân phuï traùch tieán haønh laäp ñôn ñaët haøng bao goàm caùc yeáu toá: Ñôn vò ñaët haøng, ngaøy ñaët haøng, teân haøng, soá löôïng, qui caùch, phaåm chaát, ngaøy giao haøng, thanh toaùn… vaø chuyeån cho Tröôûng phoøng xem xeùt.

Khi thaáy noäi dung cuûa ñôn ñaët haøng ñaït yeâu caàu thì chuyeån Toång Giaùm ñoác duyeät vaø chuyeån ñôn ñaët haøng ñöôïc duyeät cho nhaø cung öùng, baèng chöùng veà vieäc chuyeån phaûi ñöôïc löu giöõ. Neáu nhaø cung öùng chaáp nhaän thì nhaø cung öùng phaûi chuyeån laïi baèng vaên baûn söï chaáp nhaän ñoù.

f. Theo doõi saûn xuaát, nhaän haøng:

Tröôùc khi nhaän haøng, nhaân vieân phuï traùch coù traùch nhieäm theo doõi quaù trình saûn xuaát nhaø cung öùng nhö: kieåm tra ngay taïi khu vöïc saûn xuaát veà tieán ñoä saûn xuaát (aûnh höôûng ñeán tieán ñoä giao haøng) vaø chaát löôïng saûn phaåm (neáu thaáy caàn thieát).

Tröôùc khi nhaän haøng, nhaân vieân phuï traùch cöû ngöôøi kieåm tra chaát löôïng saûn phaåm, chæ nhöõng saûn phaåm ñaït chaát löôïng thì ngöôøi kieåm tra môùi xaùc nhaän (theo bieân baûn kieåm tra vaø ñoàng yù nhaän haøng, nhöõng loâ khoâng ñaït yeâu caàu thì taùi cheá hoaëc giaûm giaù hoaëc laáy nhöng yeâu caàu nhaø cung öùng cuøng kieåm tra 100 % taïi kho Coâng ty.

g. Löu kho:

Sau khi kieåm haøng xong, nhaân vieân phuï traùch cho nhaäp kho haøng hoaù, haøng hoaù nhaäp kho ñöôïc xöû lyù theo thuû tuïc baûo quaûn taøi saûn cuûa khaùch haøng.

Baûng ñònh möùc toàn kho toái thieåu (neáu coù) do khaùch haøng yeâu caàu, do Boä phaän Keá hoaïch xaùc ñònh vaø trình leân Toång Giaùm ñoác duyeät.

5. Taøi lieäu tham khaûo: Soå tay chaát löôïng vaø Soå tay moâi tröôøng.

6. Phuï luïc:

Giaùm saùt nhaø cung öùng khi giao haøng maõ soá: 0099

Baûng ñònh möùc toàn kho toái thieåu maõ soá: 0100