Hướng dẫn điền biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên 03QTNS10

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 03QTNS10 là tài liệu quy trình chuẩn hóa toàn bộ hoạt động đào tạo trong công ty, từ khâu lập kế hoạch đến triển khai và đánh giá. Mục đích chính của biểu mẫu này là nâng cao trình độ chuyên môn và kiến thức chung của nhân viên, đảm bảo mỗi cá nhân có đủ năng lực để thực hiện tốt công việc được giao. Đây là công cụ quản lý chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng mục tiêu phát triển của tổ chức. Biểu mẫu này cũng giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả các chương trình đào tạo, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong công ty, tùy theo từng bước của quy trình. Cán bộ phụ trách nhân sự công ty hoặc chi nhánh là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch đào tạo năm và tổng hợp nhu cầu từ các đơn vị. Trưởng bộ phận có nhiệm vụ xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên trong team của mình dựa trên kết quả đánh giá năng lực. Nhân viên có thể tự đề xuất nhu cầu đào tạo cá nhân thông qua các biểu mẫu liên quan. Biểu mẫu này được điền định kỳ hàng năm khi lập kế hoạch đào tạo, hoặc đột xuất khi có nhu cầu đào tạo phát sinh.

Hướng dẫn điền từng mục

Mục I - Mục đích: Ghi rõ mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn và kiến thức chung cho nhân viên. Đây là phần mô tả tổng quan, không cần điền chi tiết từng cá nhân.
Mục II - Lưu đồ: Tham khảo sơ đồ quy trình đào tạo đã được phê duyệt. Phần này thường được in sẵn, không cần điền thêm.
Mục III - Thông số tổng hợp: Điền các chỉ số đầu vào như nhu cầu đào tạo của nhân viên, đầu ra là nhân viên được đào tạo và có chứng chỉ. Ghi rõ điều kiện thực hiện về nhân lực (giảng viên, điều phối viên) và kinh phí (ngân sách đào tạo được duyệt).
Mục IV - Phân đoạn và hoạt động: Đây là phần quan trọng nhất, chia làm 4 bước chính. Bước 1: Lập kế hoạch đào tạo - ghi rõ các hoạt động như xem xét mục tiêu tổ chức, đánh giá năng lực nhân viên. Bước 2: Đề nghị đột xuất - điền thông tin đề nghị đào tạo ngoài kế hoạch. Bước 3: Xem xét và phê duyệt - ghi nhận quá trình phê duyệt từ cấp trên. Bước 4: Triển khai đào tạo - ghi chi tiết việc tổ chức lớp, mời giảng viên, theo dõi và đánh giá.
Mục Đào tạo/thi chứng chỉ: Phân biệt rõ đào tạo trong nước và nước ngoài. Với đào tạo trong nước, điền thông tin đăng ký, danh sách học viên và chế độ học bổng. Với đào tạo nước ngoài, cần có tờ trình cử cán bộ và phê duyệt của Tổng Giám đốc.
Mục Chỉ tiêu đánh giá: Ghi các chỉ số KPI như tỷ lệ cán bộ được đào tạo hàng năm (tối thiểu 70%), tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đào tạo (tối thiểu 70%) và chất lượng khóa học (điểm đánh giá >=7).

Lưu ý quan trọng

Luôn đảm bảo nhu cầu đào tạo phải phù hợp với mục tiêu phát triển của tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
Kinh phí đào tạo phải nằm trong ngân sách được duyệt hàng năm, mọi đề xuất vượt ngân sách cần được phê duyệt bổ sung.
Giảng viên được mời phải đủ năng lực giảng dạy, có chứng chỉ hoặc kinh nghiệm phù hợp với nội dung đào tạo.
Mọi khóa đào tạo đều phải có đánh giá sau khóa học thông qua phiếu đánh giá học viên và phiếu đánh giá khóa học.
Chứng chỉ hoặc bảng điểm sau đào tạo phải được nộp lại cho bộ phận nhân sự để lưu hồ sơ và cập nhật năng lực nhân viên.
Đối với đào tạo nước ngoài, cần tuân thủ quy định về thủ tục cử cán bộ đi nước ngoài theo Thông tư 45/1999/TT-BTC.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa kế hoạch đào tạo năm và đề nghị đào tạo đột xuất, dẫn đến việc điền sai biểu mẫu hoặc trình duyệt không đúng quy trình.
Bỏ sót thông tin về điều kiện thực hiện như nhân lực giảng viên hoặc kinh phí, khiến kế hoạch đào tạo không khả thi.
Không cập nhật kết quả đánh giá năng lực nhân viên trước khi xác định nhu cầu đào tạo, dẫn đến đào tạo không đúng trọng tâm.
Ghi thiếu thông tin về tài liệu hướng dẫn kèm theo, gây khó khăn cho việc tra cứu và thực hiện sau này.
Không phân biệt rõ quy trình đào tạo trong nước và nước ngoài, đặc biệt là thủ tục phê duyệt và chế độ tài chính.
Bỏ qua việc đánh giá chất lượng khóa học sau khi kết thúc, dẫn đến không có cơ sở cải tiến cho các khóa học tiếp theo.

Nội dung biểu mẫu

I. MỤC ĐÍCH

Nâng cao trình độ chuyên môn và kiến thức chung của nhân viên đảm bảo cho nhân viên có đủ năng lực để thực hiện tốt công việc được giao.

II. LƯU ĐỒ

III. THÔNG SỐ TỔNG HỢP

*Thông số*	*Mô tả*	*Yêu cầu*
Đầu vào: Nhu cầu đào tạo	Nhu cầu được đào tạo của nhân viên.	Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự phát triển của Công ty Phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp và năng lực của nhân viên
Đầu ra: Nhân viên được đào tạo Nhu cầu cải tiến đào tạo (nếu có)	Nhân viên tham gia một hay nhiều hình thức đào tạo trong Công ty Đề xuất các nhu cầu cải tiến về cách thức tổ chức đào tạo, loại hình đào tạo,...	Có chứng chỉ, có bản đánh giá Bản tổng kết khoá đào tạo
Điều kiện thực hiện: - Nhân lực:	- Giảng viên, người hướng dẫn - Điều phối viên đào tạo	- Giảng viên đủ năng lực giảng dạy - Có đủ năng lực tổ chức
- Kinh phí	- Ngân sách đào tạo	Ngân sách được duyệt hàng năm
Chỉ tiêu đánh giá:	-Tỷ lệ cán bộ được đào tạo hàng năm -Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đào tạo năm -Chất lượng khoá học	- 70% cán bộ nhân viên được đào tạo hàng năm - 70% kế hoạch đào tạo được thực hiện (trung bình các tỷ lệ hoàn thành của từng đầu mục hoạt động đào tạo) - Điểm đánh giá khoá học >=7
Quá trình liên quan	Tuyển dụng Quản lý cán bộ nhân viên	Yêu cầu đào tạo Yêu cầu đào tạo

Thông số

Mô tả

Yêu cầu

Đầu vào:

Nhu cầu đào tạo

Nhu cầu được đào tạo của nhân viên.

Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự phát triển của Công ty

Phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp và năng lực của nhân viên

Đầu ra:

Nhân viên được đào tạo

Nhu cầu cải tiến đào tạo (nếu có)

Nhân viên tham gia một hay nhiều hình thức đào tạo trong Công ty

Đề xuất các nhu cầu cải tiến về cách thức tổ chức đào tạo, loại hình đào tạo,...

Có chứng chỉ, có bản đánh giá

Bản tổng kết khoá đào tạo

Điều kiện thực hiện:

- Nhân lực:

- Giảng viên, người hướng dẫn

- Điều phối viên đào tạo

- Giảng viên đủ năng lực giảng dạy

- Có đủ năng lực tổ chức

- Kinh phí

- Ngân sách đào tạo

Ngân sách được duyệt hàng năm

Chỉ tiêu đánh giá:

-Tỷ lệ cán bộ được đào tạo hàng năm

-Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đào tạo năm

-Chất lượng khoá học

- 70% cán bộ nhân viên được đào tạo hàng năm

- 70% kế hoạch đào tạo được thực hiện (trung bình các tỷ lệ hoàn thành của từng đầu mục hoạt động đào tạo)

- Điểm đánh giá khoá học >=7

Quá trình liên quan

Tuyển dụng

Quản lý cán bộ nhân viên

Yêu cầu đào tạo

IV. PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG

Bước Lập kế hoạch đào tạo

*Stt*	*Hoạt động*	*Sản phẩm*	*Người thực hiện*	*Tài liệu hướng dẫn*
1.	Xem xét mục tiêu phát triển của tổ chức Đánh giá năng lực của nhân viên Đăng ký đào tạo định kỳ	Kế hoạch kinh doanh của tổ chức Bản đánh giá Checkpoint	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC
2.	Xác định nhu cầu đào tạo cá nhân	Kế hoạch kinh doanh được xem xét Kết quả đánh giá năng lực nhân viên Checkpoint của nhân viên được xem xét	Trưởng bộ phận	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC
	Lập kế hoạch đào tạo năm của đơn vị	Kế hoạch đào tạo năm của đơn vị	Cán bộ nhân sự công ty/Chi nhánh	3.03-BM/NS/HDCV/ABC 1.02-BM/NS/HDCV/ABC
	Xem xét các tổ chức đào tạo	Bản đánh giá các tổ chức đào tạo	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	8.03-BM/NS/HDCV/ABC 06-DM/NS/HDCV/ABC
	Lập kế hoạch đào tạo cho toàn Công ty/Chi nhánh	Kế hoạch đào tạo chung toàn Công ty/Chi nhánh	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	3.03-BM/NS/HDCV/ABC

Bước Đề nghị đột xuất

*Stt*	*Hoạt động*	*Sản phẩm*	*Người thực hiện*	*Tài liệu hướng dẫn*
1.	Lập đề nghị đào tạo đột xuất	Đề nghị đào tạo đột xuất	Trưởng đơn vị	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
2.	Làm đơn xin đi học	Đơn xin đi học	Nhân viên	2.03-BM/NS/HDCV/ABC
3.	Chuyển đề nghị đào tạo đột xuất/đơn xin đi học cho cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	Đề nghị đào tạo đột xuất/đơn xin đi học	Cán bộ nhân sự bộ phận, nhân viên

Bước Xem xét và phê duyệt

*Stt*	*Hoạt động*	*Sản phẩm*	*Người thực hiện*	*Tài liệu hướng dẫn*
1.	Xem xét đề nghị đào tạo đột xuất	Đề nghị đào tạo được xem xét	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh
2.	Xem xét kế hoạch đào tạo năm của Công ty/Chi nhánh	Bản kế hoạch đào tạo năm của Công ty/Chi nhánh được xem xét	Lãnh đạo chuyên trách
3.	Phê duyệt kế hoạch đào tạo năm và đề nghị đào tạo đột xuất	Kế hoạch đào tạo, đề nghị đào tạo được duyệt	Tổng giám đốc Công ty/Chi nhánh
4.	Gửi kế hoạch đào tạo cho đơn vị nhân sự cấp trên	Bản Kế hoạch đào tạo	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh

Bước Triển khai đào tạo

*Stt*	*Hoạt động*	*Sản phẩm*	*Người thực hiện*	*Tài liệu hướng dẫn*
Tổ chức lớp, tổ chức hội thảo
1.	Mời giảng viên, thuyết trình viên	Danh sách	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh, Trưởng bộ phận
2.	Lập lịch giảng dạy, hội thảo và cử cán bộ theo dõi lớp	Lịch giảng dạy, hội thảo, danh sách điều phối viên đào tạo	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh
3.	Tổ chức giảng dạy, hội thảo	Bài giảng, điểm kiểm tra học viên	Giảng viên, thuyết trình viên	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
4.	Theo dõi lớp: - Điều phối lịch học - Đánh giá học viên - Đánh giá giảng viên	Phiếu đánh giá học viên Phiếu đánh giá khoá học	Điều phối viên đào tạo	4.03-BM/NS/HDCV/ABC 5.03- BM/NS/HDCV/ABC
5.	Báo cáo tổng kết	Bản báo cáo	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	6.03- BM/NS/HDCV/ABC
Thi định kỳ
1.	Đề nghị lập hội đồng thi Công ty/Chi nhánh	Danh sách hội đồng Công ty/Chi nhánh	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	1.03- HD/NS/HDCV/ABC
2.	Phê duyệt danh sách hội đồng thi	Danh sách hội đồng được phê duyệt	Tổng Giám đốc Công ty/Chi nhánh
3.	Lập nội dung thi, tiến hành kiểm tra và đánh giá	- Đề thi - Điểm thi	Hội đồng thi
4.	Tổng kết đợt thi	Bản báo cáo	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	1.03- HD/NS/HDCV/ABC
Đào tạo/thi chứng chỉ trong nước
1.	Cung cấp thông tin đào tạo (nếu có)	Chương trình đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh
2.	Đăng ký đi học Đăng ký đi thi chứng chỉ	Đơn xin đi học Đơn xin đi thi chứng chỉ	Nhân viên	2.03-BM/NS/HDCV/ABC
3.	Lập danh sách cán bộ được đi học	Danh sách	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh
4.	Xem xét chế độ cấp học bổng và đài thọ chi phí (nếu cần)	Đề xuất cấp kinh phí	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
5.	Duyệt cấp học bổng (nếu cần)	Danh sách được duyệt	Tổng Giám đốc Công ty/Chi nhánh
6.	Tham dự đào tạo và nộp chứng chỉ/bảng điểm khi kết thúc khoá học	Chứng chỉ/bảng điểm	Nhân viên được cử đi học
Đào tạo/thi chứng chỉ nước ngoài
1.	Đề nghị cử cán bộ đi đào tạo nước ngoài	Tờ trình cử cán bộ đi nước ngoài	Trưởng đơn vị	2.04-BM/NS/HDCV/ABC
3.	Xem xét đề nghị	Tờ trình được xem xét	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	45/1999/TT-BTC
4.	Duyệt đề nghị	Tờ trình được duyệt	Tổng Giám đốc Công ty
5.	Cử cán bộ đi đào tạo	Quyết định	Tổng Giám đốc Công ty	3.04-BM/NS/HDCV/ABC
6.	Làm thủ tục xuất nhập cảnh cho nhân viên đi đào tạo (nếu cần)	Cán bộ được xuất nhập cảnh	Nhân viên phục vụ HTQT	05-CV/HC/HDCV/ABC
7.	Đăng ký với đơn vị tổ chức đào tạo (nếu cần)	Bản đăng ký đào tạo	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh
8.	Tham dự đào tạo và nộp báo cáo, bảng điểm, chứng chỉ (nếu có)	Báo cáo đi nước ngoài (nếu cần) Chứng chỉ	Nhân viên được cử đi
Đào tạo trong công việc
1.	Xác định các nội dung cần đào tạo	Kế hoạch đào tạo của bộ phận	Trưởng bộ phận	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
2.	Hướng dẫn thực hành	Nhân viên được hướng dẫn	Cán bộ phụ trách trực tiếp
3.	Đánh giá kết quả đào tạo (đánh giá 6 tháng/lần)	Bản đánh giá hoàn thành kế hoạch cá nhân	Cán bộ phụ trách trực tiếp	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC
Kèm cặp
1.	Xác định danh sách các đối tượng kèm cặp và được kèm cặp	Danh sách các đối tượng kèm cặp, được kèm cặp	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
2.	Lên kế hoạch kèm cặp	Kế hoạch kèm cặp	Đối tượng kèm và đối tượng được kèm, cán bộ phụ trách nhân sự	1.03-HD/NS/HDCV/ABC
3.	Thực hiện kèm cặp	Cán bộ nhân viên được kèm cặp	Đối tượng kèm và đối tượng được kèm
4.	Đánh giá kết quả	Checkpoint	Cán bộ quản lý được phân công và nhân viên	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC
Tự học
1.	Cán bộ nhân viên đăng ký kế hoạch tự học	kế hoạch tự học/phát triển	Cán bộ nhân viên	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC
2.	Hướng dẫn cán bộ nhân viên tự học	Hướng dẫn	Cán bộ quản lý, cán bộ nhân sự đơn vị
3.	Kiểm tra, đánh giá	Checkpoint	Cán bộ quản lý, cán bộ nhân sự đơn vị, nhân viên	1.04-BM/NS/HDCV/ABC 17.04-BM/NS/HDCV/ABC

Bước Tổng kết, đánh giá

*Stt*	*Hoạt động*	*Sản phẩm*	*Người thực hiện*	*Tài liệu hướng dẫn*
1.	Báo cáo tổng kết khoá đào tạo	Báo cáo tổng kết	Cán bộ nhân sự đơn vị	6.03-BM/NS/HDCV/ABC
2.	Tập hợp các báo cáo từng chương trình đào tạo	Bảng tổng hợp	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh
3.	Thống kê chi phí đào tạo	Bảng thống kê	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh
4.	Báo cáo đánh giá về công tác đào tạo	Báo cáo tổng kết nhân sự	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	5.04-BM/NS/HDCV/ABC 6.04-BM/NS/HDCV/ABC
5.	Đề xuất cải tiến công tác đào tạo (nếu có)	Bản đề xuất (nếu có)	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh
6.	Cập nhật hồ sơ đào tạo cho nhân viên	Hồ sơ đào tạo cá nhân được cập nhật	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh
7.	Đánh giá, cập nhật danh sách các tổ chức cung cấp đào tạo	Danh sách được cập nhật	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh	06-DM/NS/HDCV/ABC

V. HỒ SƠ

*Stt*	*Tên hồ sơ*	*Người lập*	*Thời hạn lưu giữ*	*Mức độ quan trọng*
1.	Kế hoạch đào tạo của Công ty/Chi nhánh	Cán bộ phụ trách nhân sự Công ty/Chi nhánh	05 năm	Cao
2.	Đề nghị đào tạo đột xuất	Trưởng bộ phận	05 năm	Cao
3.	Hồ sơ lớp học: - Chương trình - Tài liệu, giáo án, đề kiểm tra, bảng điểm, phiếu đánh giá giảng viên và học viên (nếu có) - Báo cáo	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh	3 năm	Cao
4.	Hồ sơ thi định kỳ Công ty/Chi nhánh: - Danh sách hội đồng thi - Đề thi - Danh sách phòng thi - Kết quả thi toàn Công ty/Chi nhánh - Báo cáo tổng kết	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh	05 năm	Cao
5.	Hồ sơ đào tạo ngoài Công ty/Chi nhánh: - Chương trình đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức - Danh sách cấp học bổng	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh	05 năm	Cao
6.	Kế hoạch đào tạo của đơn vị	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh, trưởng đơn vị	5 năm	Cao
7.	Hồ sơ đào tạo cá nhân: - Đơn xin đi học - Điểm kiểm tra - Bằng, chứng chỉ/bản đánh giá - Tờ trình, Quyết định cử đi nước ngoài đào tạo (nếu có) - Chứng chỉ (nếu có) - Cam kết đào tạo	Cán bộ nhân sự Công ty/Chi nhánh	Đến khi nhân viên thôi việc	Cao

Người duyệt	Người kiểm tra	Người lập