Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT04 "Báo cáo tình hình hoạt động" là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Mẫu này được thiết kế để tổng hợp toàn bộ hoạt động của các phòng ban trong một kỳ báo cáo, bao gồm nhân sự, đào tạo, thi công, marketing, vật tư và các hoạt động khác. Việc sử dụng biểu mẫu giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc, phát hiện kịp thời các vấn đề tồn đọng và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng các phòng ban hoặc người được ủy quyền trực tiếp điền và nộp về phòng Hành chính – Nhân sự. Các phòng ban bao gồm: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing và Phòng Vật tư. Thời gian điền báo cáo được thực hiện định kỳ theo kỳ báo cáo đã quy định, thường là cuối mỗi tháng, quý hoặc theo yêu cầu đột xuất từ ban lãnh đạo. Người điền cần thu thập đầy đủ số liệu từ các bộ phận liên quan trước khi bắt đầu nhập thông tin vào biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kỳ báo cáo: Ghi rõ số kỳ báo cáo và khoảng thời gian từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…. Ví dụ: Kỳ 1: từ 01/01/2024 đến 31/01/2024.
2. Phần I – Tuyển dụng nhân sự (Phòng HC-NS): Điền số liệu tuyển dụng kế hoạch và thực tế, số lượng thử việc, đạt/không đạt, điều chuyển nội bộ và kiến nghị đề xuất cho từng đơn vị.
3. Phần II – Đào tạo (Phòng HC-NS): Ghi kết quả đánh giá năng lực nhân viên (ĐGNLNV), số lượng đào tạo kế hoạch và thực tế, tỷ lệ đạt/không đạt theo phần trăm, cùng kiến nghị đề xuất.
4. Phần III – Quản lý VVP (Phòng HC-NS): Liệt kê các hạng mục văn phòng phẩm, tình hình thực tế, số lượng sử dụng kế hoạch và thực tế, đề nghị mua thêm và kiến nghị.
5. Phần IV – Các hoạt động khác (Phòng HC-NS): Ghi nhận tình hình BHXH, BHYT, chế độ lương, nghỉ phép, nghỉ việc và kiến nghị đề xuất cho từng đơn vị.
6. Phần V – Tình hình thực hiện quản lý ISO (Phòng HC-NS & Kỹ thuật): Ghi số CAR kỳ trước, số CAR đã khắc phục, số CAR mới phát sinh và tổng cộng CAR theo từng tuần.
7. Phần VI – Mục tiêu chất lượng (Phòng HC-NS, Kỹ thuật, Marketing): Điền mục tiêu đặt ra, kết quả thực hiện kỳ trước và trong kỳ, tỷ lệ % so với mục tiêu, kiến nghị hoặc ghi chú.
8. Phần 1.1 – Thi công (Phòng Kỹ thuật): Báo cáo tiến độ, chất lượng, an toàn lao động (ATLD), số lượng sản phẩm không phù hợp, số khiếu nại khách hàng và tình hình máy móc thiết bị cho từng công trình.
9. Phần 1.3 – Phát sinh trong kỳ (Phòng Kỹ thuật): Ghi nội dung phát sinh, đơn vị liên quan và hướng giải quyết cụ thể.
10. Phần I – Tình hình Marketing (Phòng Marketing): Điền số lượng khách hàng cũ, khách hàng mới (liên hệ, đặt hàng, tỷ lệ %), tổng doanh thu, số lần khiếu nại và ghi chú nguồn số liệu từ BM của QT10, QT11, QT13.
11. Phần II – Phát triển thị trường (Phòng Marketing): Liệt kê khu vực/tỉnh, tên khách hàng đã chào và bán được hàng, khách hàng đang chào hàng kèm sản phẩm, quy cách, số lượng, tỷ lệ % sản lượng và kiến nghị.
12. Phần 1,2,3 – Vật tư (Phòng Vật tư): Báo cáo tình hình tồn kho, vật tư hư hỏng và tình hình nhà cung cấp trong kỳ.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin kỳ báo cáo, bao gồm số kỳ và ngày tháng năm bắt đầu, kết thúc. Không bỏ trống mục này.
• Số liệu phải chính xác, có căn cứ từ các biểu mẫu liên quan như QT10, QT11, QT13 đối với phòng Marketing.
• Phần kiến nghị/đề xuất cần ghi rõ ràng, cụ thể để ban lãnh đạo có cơ sở xem xét và giải quyết.
• Đối với phòng Kỹ thuật, cần ghi chi tiết tình hình máy móc thiết bị bao gồm số lần sửa chữa, tổng chi phí và mức độ ảnh hưởng đến thời gian thi công.
• Biểu mẫu phải được ký xác nhận bởi người lập và trưởng phòng trước khi nộp lên cấp trên.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số liệu kế hoạch và thực tế ở các cột tuyển dụng, đào tạo và quản lý VVP, dẫn đến sai lệch báo cáo.
• Bỏ sót phần ghi chú hoặc kiến nghị, làm mất thông tin quan trọng cần xử lý.
• Không cập nhật số CAR mới phát sinh hoặc số CAR đã khắc phục, gây khó khăn cho việc theo dõi hệ thống ISO.
• Điền sai đơn vị tính ở các cột tỷ lệ phần trăm, đặc biệt là mục tiêu chất lượng và phát triển thị trường.
• Không đối chiếu số liệu giữa các phòng ban khi có số liệu chồng chéo, ví dụ giữa phòng HC-NS và phòng Kỹ thuật về nhân sự thi công.