Hướng dẫn điền phiếu điều tra ý kiến khách hàng ABC

Mục đích sử dụng

Phiếu điều tra ý kiến khách hàng là công cụ quan trọng giúp Công ty Cổ phần ABC thu thập phản hồi trực tiếp từ quý cơ quan, đối tác về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Mục đích chính của biểu mẫu này là đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng trên nhiều khía cạnh như tính năng sản phẩm, giải pháp kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, tiến độ thực hiện, giá cả và khả năng cạnh tranh. Thông qua kết quả khảo sát, công ty có thể xác định điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Ai điền và khi nào

Phiếu này dành cho đại diện của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã và đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của Công ty Cổ phần ABC. Người điền thường là cán bộ phụ trách mua hàng, quản lý dự án, hoặc người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Thời điểm điền phiếu lý tưởng nhất là sau khi hoàn thành một đợt bàn giao hàng hóa, kết thúc hợp đồng dịch vụ, hoặc định kỳ theo yêu cầu khảo sát từ công ty. Ngoài ra, phiếu cũng có thể được gửi kèm theo hàng hóa để khách hàng phản hồi ngay sau khi nhận và sử dụng sản phẩm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi điền phiếu. Ví dụ: "ngày 15 tháng 5 năm 2025".
2. Tên công ty: Viết đầy đủ tên cơ quan, tổ chức của bạn, không viết tắt. Nếu tên dài, có thể viết trên nhiều dòng nhưng phải chính xác.
3. Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ liên hệ của công ty, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
4. Họ và tên: Viết họ và tên đầy đủ của người đại diện điền phiếu, không dùng biệt danh hoặc tên viết tắt.
5. Số điện thoại: Ghi số điện thoại di động hoặc cố định có thể liên lạc được, bao gồm cả mã vùng nếu cần.
6. Đánh giá sản phẩm và dịch vụ: Với mỗi tiêu chí (tính năng sản phẩm, giải pháp kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, khả năng kỹ thuật của cán bộ, tiến độ thực hiện, thời gian bàn giao, giá cả, khả năng cạnh tranh), bạn đánh dấu "ÿ" vào ô tương ứng với mức đánh giá của mình (Tốt/Khá/Trung bình/Kém hoặc Nhanh/Chậm...). Chỉ chọn một mức duy nhất cho mỗi tiêu chí.
7. Thông tin chọn sản phẩm: Đánh dấu "ÿ" vào ô bên cạnh nguồn thông tin mà cơ quan bạn biết đến sản phẩm của ABC (ví dụ: đơn vị trực thuộc tập đoàn, quảng cáo, người quen giới thiệu, uy tín, internet). Có thể chọn nhiều nguồn.
8. Đối thủ cạnh tranh: Nếu có, ghi tên đối thủ cạnh tranh chính và ưu điểm của họ so với ABC. Nếu không có, có thể bỏ trống hoặc ghi "Không".
9. Các nhận xét khác: Viết tự do những góp ý, đề xuất hoặc phản hồi thêm về sản phẩm, dịch vụ. Cố gắng viết ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào vấn đề cụ thể.
10. Chữ ký của khách hàng: Ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới để xác nhận thông tin đã điền là chính xác. Chữ ký phải trùng với họ tên đã khai ở phần trên.

Lưu ý quan trọng

• Điền đầy đủ tất cả các mục có dấu gạch ngang (-) và các ô đánh giá để đảm bảo phiếu có giá trị thống kê.
• Chỉ đánh dấu "ÿ" vào một ô duy nhất cho mỗi tiêu chí đánh giá, tránh đánh dấu nhiều ô hoặc để trống.
• Phần "Các nhận xét khác" nên viết bằng bút mực, chữ rõ ràng, dễ đọc, không viết tắt tùy tiện.
• Kiểm tra lại số điện thoại và địa chỉ trước khi nộp phiếu để công ty có thể liên hệ khi cần làm rõ thông tin.
• Phiếu sau khi điền xong nên được đóng dấu của cơ quan (nếu có) để tăng tính xác thực, đặc biệt khi gửi qua đường bưu điện hoặc email scan.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót mục "Ngày tháng năm" hoặc ghi ngày không chính xác, dẫn đến khó khăn khi tra cứu thời điểm khảo sát.
• Đánh dấu "ÿ" vào nhiều ô trong cùng một tiêu chí (ví dụ vừa đánh "Tốt" vừa đánh "Khá"), làm mất giá trị phản hồi.
• Viết tên công ty hoặc họ tên không đầy đủ, viết tắt khó hiểu, gây nhầm lẫn khi nhập liệu.
• Không điền phần "Đối thủ cạnh tranh" mặc dù có thông tin, bỏ lỡ cơ hội giúp công ty cải tiến.
• Phần nhận xét viết quá dài dòng, lan man, không tập trung vào vấn đề chính, khó tổng hợp.
• Quên ký tên hoặc ký không đúng với họ tên đã khai, khiến phiếu không hợp lệ.