Hướng dẫn điền sổ thống kê sự cố kỹ thuật BM02-QT11

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT11 – Sổ thống kê sự cố kỹ thuật được thiết kế nhằm ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình thi công, sản xuất hoặc vận hành công trình. Tài liệu này thuộc danh mục QT11 – Quản lý kiểm soát sản phẩm không phù hợp, giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để phân tích nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các hành động khắc phục, phòng ngừa kịp thời. Việc sử dụng sổ thống kê này đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được lịch sử sự cố và hỗ trợ cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Ai điền và khi nào

Sổ thống kê sự cố kỹ thuật do nhân viên kỹ thuật, giám sát thi công hoặc cán bộ quản lý chất lượng trực tiếp thực hiện. Người thực hiện cần ghi nhận ngay khi phát hiện sự cố kỹ thuật tại hiện trường hoặc trong quá trình kiểm tra, nghiệm thu. Thời điểm điền lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi sự cố xảy ra, nhằm đảm bảo thông tin còn mới và chính xác. Đối với các sự cố phức tạp, cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận để hoàn thiện đầy đủ các cột thông tin trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người thực hiện & Ngày: Ghi rõ họ tên người phát hiện hoặc người chịu trách nhiệm ghi nhận sự cố. Cột ngày điền theo định dạng ngày/tháng/năm, là thời điểm lập biên bản hoặc thời điểm phát hiện sự cố.
2. Cột (1) – Sự cố kỹ thuật: Mô tả ngắn gọn, cụ thể nội dung sự cố. Ví dụ: "Nứt bê tông dầm chính tầng 2", "Rò rỉ đường ống nước áp lực cao". Không viết chung chung như "hỏng hóc" hay "lỗi kỹ thuật".
3. Cột (2) – Nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp dẫn đến sự cố. Có thể ghi: "Do thiếu kiểm tra độ ẩm cốt liệu trước khi trộn" hoặc "Do nhân công không tuân thủ quy trình hàn".
4. Cột (3) – Thiệt hại ước tính: Ghi giá trị thiệt hại bằng số tiền cụ thể (VNĐ) hoặc khối lượng vật tư hư hỏng. Nếu chưa xác định được chính xác, ghi tạm thời "Đang đánh giá" và cập nhật sau.
5. Cột (4) – Tỉ lệ thiệt hại so với tổng công trình: Tính bằng phần trăm (%), lấy thiệt hại ước tính chia cho tổng giá trị công trình hoặc hạng mục liên quan. Ví dụ: "0.5%" hoặc "1.2%".
6. Cột (5) – Hành động khắc phục phòng ngừa: Mô tả biện pháp đã thực hiện để sửa chữa sự cố (khắc phục) và biện pháp ngăn ngừa tái diễn (phòng ngừa). Ví dụ: "Đục bỏ phần bê tông nứt, đổ lại theo đúng mác thiết kế; tăng cường kiểm tra độ sụt trước khi đổ".
7. Cột (6) – Ghi chú: Dùng để bổ sung thông tin như số biên bản nghiệm thu liên quan, tên người giám sát, hoặc các tài liệu đính kèm. Nếu không có, để trống hoặc ghi "Không".

Lưu ý quan trọng

• Mỗi sự cố kỹ thuật chỉ được ghi trên một dòng riêng biệt, không gộp nhiều sự cố vào cùng một ô.
• Thông tin tại cột (3) và (4) phải có căn cứ tính toán hoặc báo giá sửa chữa, không được ước lượng cảm tính.
• Hành động khắc phục phòng ngừa phải được phê duyệt bởi cấp quản lý trước khi thực hiện, và cần lưu lại chứng từ kèm theo.
• Định kỳ hàng tháng hoặc quý, sổ thống kê cần được tổng hợp và báo cáo lên ban lãnh đạo để đánh giá xu hướng sự cố.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc công trình để phục vụ công tác kiểm toán và truy xuất sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc không chính xác cột "Người thực hiện & Ngày", dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi có tranh chấp.
• Mô tả sự cố quá chung chung, không đủ chi tiết để phân tích nguyên nhân, ví dụ chỉ ghi "hỏng thiết bị" mà không nói rõ thiết bị nào và hỏng ra sao.
• Bỏ sót cột "Tỉ lệ thiệt hại so với tổng công trình", gây khó khăn khi đánh giá mức độ ảnh hưởng tổng thể.
• Nhầm lẫn giữa hành động khắc phục tạm thời và hành động phòng ngừa lâu dài, dẫn đến sự cố tái diễn nhiều lần.
• Không cập nhật lại cột "Thiệt hại ước tính" sau khi có kết quả sửa chữa thực tế, làm sai lệch số liệu thống kê cuối kỳ.