Quy trình kiểm tra thử nghiệm sản phẩm theo ISO 9001

Mục đích sử dụng

Thủ tục này được xây dựng nhằm thiết lập một quy trình chuẩn cho toàn bộ hoạt động kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm trong công ty. Mục tiêu chính là đảm bảo mọi sản phẩm đều đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng cũng như các quy định nội bộ của công ty. Thông qua việc kiểm tra thử nghiệm, doanh nghiệp có thể xác nhận sự phù hợp của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường, từ đó nâng cao uy tín và giảm thiểu rủi ro. Đây là tài liệu bắt buộc đối với tất cả các bộ phận liên quan đến quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong công ty, bao gồm Trưởng Bộ phận (Giám đốc Xí nghiệp), Nhân viên kho, Nhân viên KCS (Kiểm soát chất lượng) và Ban Tổng Giám đốc. Thủ tục được áp dụng xuyên suốt ba giai đoạn chính: khi nhận nguyên phụ liệu đầu vào, trong quá trình sản xuất, và trước khi xuất hàng thành phẩm. Cụ thể, Trưởng Bộ phận sẽ lập kế hoạch kiểm tra, nhân viên KCS và kho thực hiện kiểm tra thực tế, sau đó Trưởng Bộ phận tổng hợp kết quả và trình lên cấp trên phê duyệt. Mỗi lần có lô hàng mới hoặc khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất từ khách hàng, quy trình này đều phải được thực hiện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kế hoạch kiểm tra thử nghiệm: Trưởng Bộ phận ghi rõ tên sản phẩm cần kiểm tra, bộ phận chịu trách nhiệm và thời gian dự kiến thực hiện. Cần tham chiếu tiêu chuẩn công ty hoặc tiêu chuẩn khách hàng để làm căn cứ.
2. Người thực hiện: Ghi họ tên và chức danh của nhân viên kho hoặc nhân viên KCS được phân công tiến hành kiểm tra. Mỗi lần kiểm tra cần có ít nhất một người thực hiện chính và một người giám sát.
3. Kết quả kiểm tra: Sau khi thực hiện, người được giao nhiệm vụ ghi lại các số liệu đo lường, kết quả thử nghiệm một cách trung thực và chi tiết. Các chỉ số phải được so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra trong kế hoạch.
4. Kết luận của Trưởng Bộ phận: Dựa trên kết quả từ nhân viên, Trưởng Bộ phận đưa ra nhận xét tổng quan và kết luận sản phẩm đạt hay không đạt yêu cầu. Nếu không đạt, cần ghi rõ lý do và hướng xử lý tiếp theo.
5. Xem xét và duyệt: Trưởng Bộ phận xem xét toàn bộ quy trình, nếu kết quả đạt yêu cầu thì chuyển lên Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ) hoặc Tổng Giám đốc ký duyệt. Nếu không đạt, phải lập kế hoạch kiểm tra lại.
6. Thông báo và lưu hồ sơ: Sau khi được duyệt, Trưởng Bộ phận chỉ định nhân viên thông báo kết quả cho các bộ phận liên quan và khách hàng. Toàn bộ hồ sơ kiểm tra phải được lưu trữ theo đúng quy định của Thủ tục kiểm soát hồ sơ.

Lưu ý quan trọng

• Luôn tham chiếu các tiêu chuẩn của công ty và yêu cầu của khách hàng trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động kiểm tra nào.
• Kết quả kiểm tra phải được ghi chép ngay tại thời điểm thực hiện, không được ghi lại sau đó từ trí nhớ để tránh sai sót.
• Nếu phát hiện sản phẩm không phù hợp, phải lập tức cách ly và xử lý theo Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
• Mọi thay đổi về kế hoạch kiểm tra đều phải được Trưởng Bộ phận phê duyệt bằng văn bản trước khi thực hiện.
• Hồ sơ kiểm tra thử nghiệm phải được lưu giữ ít nhất theo thời gian quy định trong Sổ tay chất lượng để phục vụ cho việc truy xuất nguồn gốc sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin về sản phẩm và tiêu chuẩn áp dụng trong kế hoạch kiểm tra, dẫn đến việc thực hiện không đúng yêu cầu.
• Nhân viên thực hiện kiểm tra nhưng không ký tên hoặc ghi ngày tháng rõ ràng, làm mất tính xác thực của hồ sơ.
• Trưởng Bộ phận bỏ qua bước so sánh kết quả với sổ theo dõi trước đó, dẫn đến kết luận sai lệch về chất lượng sản phẩm.
• Không thông báo kết quả kiểm tra cho các bộ phận liên quan kịp thời, gây chậm trễ trong sản xuất hoặc giao hàng.
• Lưu trữ hồ sơ không đúng quy định, làm thất lạc tài liệu khi cần kiểm tra lại hoặc khi khách hàng yêu cầu đối chiếu.