Hướng dẫn điền bảng lương 2016 chi tiết cho kế toán

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "2016 Luong Bang luong update" được thiết kế để phòng Kế toán Công ty A thực hiện việc tính toán và tổng hợp lương cho toàn bộ nhân viên hàng tháng. Biểu mẫu này bao gồm hai phần chính: Bảng tính lương tổng hợp và Bảng tính thuế TNCN. Mục đích cuối cùng là xác định chính xác tổng thu nhập, các khoản trích theo lương (bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn), các khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh mà mỗi nhân viên nhận được, đồng thời tính toán số thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kế toán tiền lương (KTV) hoặc kế toán trưởng (KTT) tại phòng Kế toán lập và cập nhật. Thời điểm lập bảng là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ dữ liệu về ngày công thực tế, các khoản phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác của nhân viên trong tháng đó. Bảng lương mẫu này được lập cho tháng 01 năm 2016. Sau khi lập, bảng cần được trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty ký duyệt trước khi thực hiện chi trả.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Cột STT (1): Điền số thứ tự của từng nhân viên trong danh sách. Mỗi nhân viên được đánh một số riêng biệt để dễ dàng quản lý và tra cứu.
  2. Cột Họ và tên (2): Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên. Cần viết chính xác theo giấy tờ tùy thân để tránh sai sót khi hạch toán và chi trả.
  3. Cột Chức vụ (3): Ghi rõ chức danh công việc hiện tại của nhân viên, ví dụ: Giám đốc (GD), Phó Giám đốc (P.GD), Kế toán trưởng (KTT), Nhân viên văn phòng (NVVP), Trưởng quầy (TQ), Thủ kho (TK), Trưởng phòng bán hàng (TPBH), Nhân viên kinh doanh (NVKD).
  4. Cột Ngày Công thực tế (4): Nhập số ngày công mà nhân viên đã đi làm thực tế trong tháng. Dữ liệu này thường được lấy từ bảng chấm công của từng bộ phận.
  5. Cột Lương Căn bản (5): Ghi mức lương cơ bản theo hợp đồng lao động của nhân viên. Đây là cơ sở để tính các khoản phụ cấp và bảo hiểm.
  6. Cột Phụ cấp không đóng BH (6): Nhập các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội như tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe, hỗ trợ nhà ở.
  7. Cột Phụ cấp phải đóng BH (7): Nhập các khoản phụ cấp phải đóng bảo hiểm như phụ cấp chức vụ, trách nhiệm.
  8. Cột Tổng Phụ cấp (8): Cột này được tính tự động bằng tổng của cột (6) và cột (7).
  9. Cột Thu nhập bổ sung khác (8a): Ghi các khoản thu nhập khác ngoài lương và phụ cấp, ví dụ như tiền thưởng.
  10. Cột Tổng thu nhập (9): Là tổng của các cột (5), (6), (7), (8a). Công thức: =5+6+7+8a.
  11. Cột Tổng thu nhập Thực Tế (10): Cột này thường được tính bằng công thức =9 + 11 + 11a + 11b, nhưng trong biểu mẫu có vẻ như nó là tổng thu nhập trước khi tính các khoản giảm trừ.
  12. Cột Lương đóng BH (11): Ghi mức lương dùng để tính đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thường là lương cơ bản cộng phụ cấp phải đóng BH.
  13. Cột Khoản trích tính vào CP (12): Cột này thể hiện tổng các khoản trích theo lương mà công ty phải đóng (tính vào chi phí). Công thức: = 13a * (18% + 3% + 1% + 2%).
  14. Cột Các khoản trừ vào lương (13): Bao gồm các khoản khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động như bảo hiểm bắt buộc (BHXH 8%, BHYT 1.5%, BHTN 1%), thuế TNCN, tạm ứng.
  15. Cột Thực lĩnh (13 - 25): Đây là số tiền cuối cùng nhân viên nhận được sau khi đã trừ tất cả các khoản. Công thức: = 13 - 25.
  16. Cột Ký nhận (26): Nhân viên sẽ ký vào cột này sau khi đã nhận đủ tiền lương.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn kiểm tra kỹ số ngày công thực tế từ bảng chấm công trước khi nhập liệu để đảm bảo tính chính xác.
  • Phân biệt rõ ràng giữa phụ cấp phải đóng bảo hiểm và phụ cấp không phải đóng bảo hiểm để tránh sai sót khi tính toán các khoản trích theo lương.
  • Các công thức tính bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và thuế TNCN cần được thiết lập chính xác trong file Excel để tự động tính toán, giảm thiểu sai sót thủ công.
  • Bảng lương sau khi hoàn thành phải được in ra và có đầy đủ chữ ký của Người lập biểu, Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty (có đóng dấu) để có giá trị pháp lý.
  • Lưu trữ bảng lương cẩn thận theo quy định của pháp luật về kế toán và lao động để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra sau này.

Lỗi thường gặp

  • Nhập sai số ngày công dẫn đến tính sai lương thực tế và các khoản phụ cấp liên quan.
  • Nhầm lẫn giữa các loại phụ cấp, dẫn đến tính sai tổng thu nhập và căn cứ đóng bảo hiểm.
  • Sai sót trong việc áp dụng tỷ lệ phần trăm đóng bảo hiểm (BHXH 18% + 8%, BHYT 3% + 1.5%, BHTN 1% + 1%) cho phần công ty và phần người lao động.
  • Tính sai thuế TNCN do không cập nhật biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc các khoản giảm trừ gia cảnh.
  • Bỏ sót các khoản thu nhập bổ sung khác (thưởng, hoa hồng) hoặc các khoản khấu trừ (tạm ứng) dẫn đến số liệu thực lĩnh không chính xác.

Nội dung biểu mẫu

TÍNH LƯƠNG

TÍNH LƯƠNG

Công ty A
BẢNG TÍNH LƯƠNG
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 01 năm 2016
STTHọ và tênChức
vụ
Ngày Công thực tếLương
Cơ bản
Phụ Cấp không đóng BHPhụ cấp phải đóng BHTổng
Phụ cấp
Thu nhập bổ sung khácTổng thu nhậpTổng thu nhập
Thực
Tế
Lương đóng BHKhoản trích tính vào CPCác khoản trừ vào lươngThực
lĩnh
Ký nhận
BHXH
(18%)
BHYT
(3%)
BHTN
(1%)
KPCĐCộngBảo hiểm bắt buộc   
Ăn TrưaĐiện ThoạiXăng XeHỗ trợ nhà ởChức vụTrách nhiệmTăng caThưởngBHXH
(8%)
BHYT
(1,5%)
BHTN
(1%)
Cộng BH
bắt buộc
Thuế
TNCN
Tạm
Ứng
Tổng Cộng
123456788a9101111a11b121313a14151617181920212223242526 
NguồnDS NVQĐ/HĐBCCHĐ/QCHĐ/QCHĐ/QCHĐ/QCHĐ/QCHĐ/QC=6+7+8 + 8a+9+10HĐ/QCHĐ/QC= 5 + 11 + 11a + 11b= 12 *4 / 26=5+9+10= 13a *18%= 13a *3%= 13a *1%= 13a *2%=14+15+16+17= 13a *8%= 13a *1,5%= 13a *1%=19+20+21BT ThuếG T.Ư=22+23+24= 13 -25 
ABộ phận Quản lý  18226,900,0004,610,0002,050,0001,750,000########21,000,0009,800,00049,310,000200,00014,000,00084,310,00098,930,38557,700,000########1,731,000577,0001,154,00013,848,0004,616,000865,500577,0006,058,5001,016,8082,000,0009,075,30889,855,077 
01 GD276,000,000680,000550,000400,0002,000,00010,000,0003,000,00016,630,000 2,000,00022,630,00025,500,38519,000,0003,420,000570,000190,000380,0004,560,0001,520,000285,000190,0001,995,000489,30802,484,30823,016,077 
02 P.GD265,000,000680,000400,000300,0001,800,0008,000,0002,000,00013,180,000 2,000,00019,980,00021,980,00015,000,0002,700,000450,000150,000300,0003,600,0001,200,000225,000150,0001,575,000527,50002,102,50019,877,500 
03 KTT254,000,000650,000300,000250,0001,500,0003,000,0001,500,0007,200,000 2,000,00012,700,00014,211,5388,500,0001,530,000255,00085,000170,0002,040,000680,000127,50085,000892,50000892,50013,319,038 
04 KTV273,000,000650,000200,000200,0001,200,000 1,000,0003,250,000200,0002,000,0007,450,0009,936,5384,000,000720,000120,00040,00080,000960,000320,00060,00040,000420,00000420,0009,516,538 
05 NVVP242,900,000650,000200,000200,0001,200,000 500,0002,750,000 2,000,0006,850,0008,323,0773,400,000612,000102,00034,00068,000816,000272,00051,00034,000357,00000357,0007,966,077 
06 TQ263,000,000650,000200,000200,0001,200,000 1,000,0003,250,000 2,000,0007,450,0009,450,0004,000,000720,000120,00040,00080,000960,000320,00060,00040,000420,00000420,0009,030,000 
07 TK273,000,000650,000200,000200,0001,200,000 800,0003,050,000 2,000,0007,250,0009,528,8463,800,000684,000114,00038,00076,000912,000304,00057,00038,000399,00002,000,0002,399,0007,129,846 
BBộ phận Bán hàng 809,500,0001,950,0001,050,000950,0003,900,0004,000,0003,500,00015,350,00006,000,00028,750,00035,561,53817,000,0003,060,000510,000170,000340,0004,080,0001,360,000255,000170,0001,785,000295,75002,080,75033,480,788 
01 TPBH273,500,000650,000450,000350,0001,500,0004,000,0001,500,0008,450,000 2,000,00013,450,00015,967,3089,000,0001,620,000270,00090,000180,0002,160,000720,000135,00090,000945,000295,75001,240,75014,726,558 
02 NVKD1263,000,000650,000300,000300,0001,200,000 1,000,0003,450,000 2,000,0007,650,0009,650,0004,000,000720,000120,00040,00080,000960,000320,00060,00040,000420,00000420,0009,230,000 
03 NVKD2273,000,000650,000300,000300,0001,200,000 1,000,0003,450,000 2,000,0007,650,0009,944,2314,000,000720,000120,00040,00080,000960,000320,00060,00040,000420,00000420,0009,524,231 
 Tổng A + B  26236,400,0006,560,0003,100,0002,700,000 25,000,00013,300,00064,660,000200,00020,000,000113,060,000134,491,92374,700,000########2,241,000747,0001,494,00017,928,0005,976,0001,120,500747,0007,843,5001,312,5582,000,000################# 
Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2016
Người lập biểuKế toán trưởngGiám Đốc Công ty
(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)(Ký, họ tên, đóng dấu)

TÍNH THUẾ TNCN

TÍNH THUẾ TNCN

Công ty A
BẢNG TÍNH THUẾ TNCN
Tháng 01 năm 2016
   
STTHọ và tênMã số thuếChức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuếTNCTCác khoản giảm trừTNTTThuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn TrưaĐiện ThoạiCộngBản thânNPTBH bắt buộcTổng Cộng
Số ngườiSố giảm
ABộ phận Quản lý   18298,930,3854,610,0002,050,0006,670,76992,259,61563,000,000518,000,0002,824,50083,824,50015,168,0771,016,808
01Hoàng Trung Thật8073883150GD2725,500,385680,000550,0001,277,30824,223,0779,000,00027,200,000630,00016,830,0007,393,077489,308
02Lã Văn Nam8073883168P.GD2621,980,000680,000400,0001,080,00020,900,0009,000,00013,600,000525,00013,125,0007,775,000527,500
03Nguyễn Đức Việt8073883175KTT2514,211,538650,000300,000913,46213,298,0779,000,00027,200,000420,00016,620,00000
04Hoàng Văn Hào8073883182KTV279,936,538650,000200,000882,6929,053,8469,000,00000315,0009,315,00000
05Nguyễn Thị Thuý8089993695NVVP248,323,077650,000200,000784,6157,538,4629,000,00000304,5009,304,50000
06Đặng Thị Thuỷ8089993705TQ269,450,000650,000200,000850,0008,600,0009,000,00000315,0009,315,00000
07Trần Tuấn Anh8039564108TK279,528,846650,000200,000882,6928,646,1549,000,00000315,0009,315,00000
BBộ phận Bán hàng  8035,561,5381,950,0001,050,0003,078,84632,482,69227,000,00000997,50027,997,5005,457,500295,750
01Vũ Đức Long8245268055TPBH2715,967,308650,000450,0001,142,30814,825,0009,000,00000367,5009,367,5005,457,500295,750
02Nguyễn Văn Hiệp9325881884NVKD1269,650,000650,000300,000950,0008,700,0009,000,00000315,0009,315,00000
03Nguyễn Đức Trung8097371024NVKD2279,944,231650,000300,000986,5388,957,6929,000,00000315,0009,315,00000
 Tổng A + B   262134,491,9236,560,0003,100,0009,749,615124,742,30890,000,000518,000,0003,822,000111,822,00020,625,5771,312,558
   
Tháng 02 năm 2016
   
STTHọ và tênMã số thuếChức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuếTNCTCác khoản giảm trừTNTTThuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn TrưaĐiện ThoạiCộngBản thânNPTBH bắt buộcTổng Cộng
Số ngườiSố giảm
ABộ phận Quản lý   16304,610,0002,050,0005,980,385-5,980,38563,000,000518,000,0002,824,50083,824,50000
01Hoàng Trung Thật8073883150GD24 680,000550,0001,135,385-1,135,3859,000,00027,200,000630,00016,830,00000
02Lã Văn Nam8073883168P.GD24 680,000400,000996,923-996,9239,000,00013,600,000525,00013,125,00000
03Nguyễn Đức Việt8073883175KTT23 650,000300,000840,385-840,3859,000,00027,200,000420,00016,620,00000
04Hoàng Văn Hào8073883182KTV23 650,000200,000751,923-751,9239,000,00000315,0009,315,00000
05Nguyễn Thị Thuý8089993695NVVP22 650,000200,000719,231-719,2319,000,00000304,5009,304,50000
06Đặng Thị Thuỷ8089993705TQ24 650,000200,000784,615-784,6159,000,00000315,0009,315,00000
07Trần Tuấn Anh8039564108TK23 650,000200,000751,923-751,9239,000,00000315,0009,315,00000
BBộ phận Bán hàng  7101,950,0001,050,0002,732,692-2,732,69227,000,00000997,50027,997,50000
01Vũ Đức Long8245268055TPBH24 650,000450,0001,015,385-1,015,3859,000,00000367,5009,367,50000
02Nguyễn Văn Hiệp9325881884NVKD123 650,000300,000840,385-840,3859,000,00000315,0009,315,00000
03Nguyễn Đức Trung8097371024NVKD224 650,000300,000876,923-876,9239,000,00000315,0009,315,00000
CLao động thuê ngoài   000000000000
   KH1            0
   KH2             
 Tổng A + B   23406,560,0003,100,0008,713,077-8,713,07790,000,000518,000,0003,822,000111,822,00000
   
Tháng 03 năm 2016
   
STTHọ và tênMã số thuếChức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuếTNCTCác khoản giảm trừTNTTThuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn TrưaĐiện ThoạiCộngBản thânNPTBH bắt buộcTổng Cộng
Số ngườiSố giảm
ABộ phận Quản lý   18604,610,0002,050,0006,809,231-6,809,23163,000,000518,000,0002,824,50083,824,50000
01Hoàng Trung Thật8073883150GD27 680,000550,0001,277,308-1,277,3089,000,00027,200,000630,00016,830,00000
02Lã Văn Nam8073883168P.GD26 680,000400,0001,080,000-1,080,0009,000,00013,600,000525,00013,125,00000
03Nguyễn Đức Việt8073883175KTT27 650,000300,000986,538-986,5389,000,00027,200,000420,00016,620,00000
04Hoàng Văn Hào8073883182KTV26 650,000200,000850,000-850,0009,000,00000315,0009,315,00000
05Nguyễn Thị Thuý8089993695NVVP27 650,000200,000882,692-882,6929,000,00000304,5009,304,50000
06Đặng Thị Thuỷ8089993705TQ27 650,000200,000882,692-882,6929,000,00000315,0009,315,00000
07Trần Tuấn Anh8039564108TK26 650,000200,000850,000-850,0009,000,00000315,0009,315,00000
BBộ phận Bán hàng  8001,950,0001,050,0003,078,846-3,078,84627,000,00000997,50027,997,50000
01Vũ Đức Long8245268055TPBH27 650,000450,0001,142,308-1,142,3089,000,00000367,5009,367,50000
02Nguyễn Văn Hiệp9325881884NVKD126 650,000300,000950,000-950,0009,000,00000315,0009,315,00000
03Nguyễn Đức Trung8097371024NVKD227 650,000300,000986,538-986,5389,000,00000315,0009,315,00000
 Tổng A + B   26606,560,0003,100,0009,888,077-9,888,07790,000,000518,000,0003,822,000111,822,00000
   
Quý I năm 2016
   
STTHọ và tênMã số thuếChức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuếTNCTCác khoản giảm trừThuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn TrưaĐiện ThoạiCộngBản thânNPTBH bắt buộcTổng Cộng
Số ngườiSố giảm
ABộ phận Quản lý   53198,930,38513,830,0006,150,00019,460,38579,470,000189,000,000554,000,0008,473,500251,473,5001,016,808
01Hoàng Trung Thật8073883150GD7825,500,3852,040,0001,650,0003,690,00021,810,38527,000,000221,600,0001,890,00050,490,000489,308
02Lã Văn Nam8073883168P.GD7621,980,0002,040,0001,200,0003,156,92318,823,07727,000,000110,800,0001,575,00039,375,000527,500
03Nguyễn Đức Việt8073883175KTT7514,211,5381,950,000900,0002,740,38511,471,15427,000,000221,600,0001,260,00049,860,0000
04Hoàng Văn Hào8073883182KTV769,936,5381,950,000600,0002,484,6157,451,92327,000,00000945,00027,945,0000
05Nguyễn Thị Thuý8089993695NVVP738,323,0771,950,000600,0002,386,5385,936,53827,000,00000913,50027,913,5000
06Đặng Thị Thuỷ8089993705TQ779,450,0001,950,000600,0002,517,3086,932,69227,000,00000945,00027,945,0000
07Trần Tuấn Anh8039564108TK769,528,8461,950,000600,0002,484,6157,044,23127,000,00000945,00027,945,0000
BBộ phận Bán hàng  23135,561,5385,850,0003,150,0008,890,38526,671,15481,000,000002,992,50083,992,500295,750
01Vũ Đức Long8245268055TPBH7815,967,3081,950,0001,350,0003,300,00012,667,30827,000,000001,102,50028,102,500295,750
02Nguyễn Văn Hiệp9325881884NVKD1759,650,0001,950,000900,0002,740,3856,909,61527,000,00000945,00027,945,0000
03Nguyễn Đức Trung8097371024NVKD2789,944,2311,950,000900,0002,850,0007,094,23127,000,00000945,00027,945,0000
CLao động thuê ngoài   00000000000
   KH1 0         0
   KH2 0         0
 Tổng A + B   762134,491,92319,680,0009,300,00028,350,769106,141,154270,000,000554,000,00011,466,000#########1,312,558
 Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2016
Người lập biểuNgười lập biểuGiám đốc Công ty
(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)( Ký, họ tên, đóng dấu)