Hướng dẫn điền mẫu hợp đồng Work For Hire và bảo mật thông tin

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Mẫu hợp đồng Work For Hire and Proprietary Agreement (Thỏa thuận làm việc thuê và bảo mật thông tin) được thiết kế để bảo vệ quyền lợi và tài sản trí tuệ của công ty khi hợp tác với các nhà thầu hoặc cộng tác viên bên ngoài. Văn bản này xác lập rõ ràng nghĩa vụ bảo mật thông tin, ngăn chặn việc sử dụng trái phép dữ liệu nội bộ và đảm bảo mọi sản phẩm trí tuệ tạo ra trong quá trình hợp tác đều thuộc về công ty. Đây là công cụ pháp lý quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn thử việc hoặc khi làm việc với các đối tác có tiếp cận thông tin nhạy cảm.

Ai điền và khi nào

Mẫu hợp đồng này do đại diện công ty (thường là trưởng bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp) và nhà thầu/cộng tác viên cùng điền và ký kết. Thời điểm thích hợp để sử dụng mẫu này là trước khi nhà thầu bắt đầu thực hiện công việc hoặc tiếp cận bất kỳ thông tin bảo mật nào của công ty. Đối với quy trình thử việc, hợp đồng này nên được ký ngay sau khi ứng viên được chấp nhận và trước khi họ được cấp quyền truy cập vào hệ thống, dữ liệu hoặc tài liệu nội bộ.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. [YOUR COMPANY]: Điền tên đầy đủ và chính xác của công ty bạn. Ví dụ: "Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ ABC". Đây là bên sử dụng dịch vụ và sở hữu thông tin bảo mật.
  2. [Contractor]: Điền họ tên đầy đủ của nhà thầu hoặc cộng tác viên. Nếu là cá nhân, ghi rõ họ và tên. Nếu là tổ chức, ghi tên công ty đối tác.
  3. [street address, city, state, zip code]: Điền địa chỉ văn phòng hoặc nơi cư trú của nhà thầu. Bao gồm số nhà, tên đường, thành phố, tiểu bang (nếu có) và mã bưu điện.
  4. Lĩnh vực công việc (area of work): Mô tả ngắn gọn phạm vi công việc mà nhà thầu sẽ thực hiện. Ví dụ: "phát triển phần mềm quản lý kho", "thiết kế giao diện website thương mại điện tử", "tư vấn chiến lược marketing số".
  5. State of _________: Điền tên tiểu bang (nếu ở Mỹ) hoặc quốc gia áp dụng luật điều chỉnh hợp đồng. Thông thường là nơi công ty đặt trụ sở chính.
  6. ______ County, __________: Điền tên quận/hạt và tiểu bang nơi giải quyết tranh chấp. Đây là tòa án có thẩm quyền xét xử nếu xảy ra kiện tụng.
  7. Phần chữ ký (Signature blocks): Đại diện công ty và nhà thầu ký tên, ghi rõ họ tên in và chức danh (nếu có), sau đó ghi ngày tháng ký. Cả hai bên đều phải ký để hợp đồng có hiệu lực.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn điền đầy đủ thông tin vào tất cả các ô trống, không bỏ sót bất kỳ mục nào để tránh tranh chấp sau này.
  • Nhà thầu cần đọc kỹ toàn bộ các điều khoản, đặc biệt là mục 1 (Định nghĩa thông tin bảo mật) và mục 2 (Không sử dụng và tiết lộ), vì đây là những cam kết quan trọng nhất.
  • Hợp đồng này không tạo ra quan hệ lao động chính thức; nó chỉ xác lập mối quan hệ đối tác với nghĩa vụ bảo mật. Nhà thầu không được hưởng các quyền lợi như nhân viên chính thức.
  • Mọi sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đều phải được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên. Không chấp nhận thỏa thuận miệng.

Lỗi thường gặp

  • Không điền đầy đủ địa chỉ của nhà thầu, dẫn đến khó khăn khi gửi thông báo pháp lý hoặc tài liệu quan trọng.
  • Mô tả lĩnh vực công việc quá chung chung (ví dụ: "làm việc cho công ty"), khiến phạm vi bảo mật không rõ ràng và dễ gây tranh cãi.
  • Bỏ qua việc điền tiểu bang và quận/hạt áp dụng luật, dẫn đến không xác định được tòa án có thẩm quyền khi xảy ra tranh chấp.
  • Nhà thầu ký hợp đồng mà không giữ lại một bản sao cho mình, gây khó khăn khi cần đối chiếu hoặc tham khảo sau này.
  • Đại diện công ty ký nhưng không ghi rõ chức danh, làm giảm giá trị pháp lý của chữ ký.

Nội dung biểu mẫu

Work For Hire and Proprietary Agreement

THIS WORK-FOR-HIRE AND PROPRIETARY AGREEMENT is made by and between _____________________________ [YOUR COMPANY] and ______________________ (“Contractor”), with offices at [street address, city, state, zip code], and shall be considered effective as of the date last signed.

WHEREAS, Contractor has been or will be engaged in the performance of work in the area of __________________________________________________________________________________________, and in connection therewith will be given access to certain confidential and proprietary information; and

WHEREAS, Company and Contractor wish to evidence by this agreement the manner in which said confidential and proprietary information will be treated.

NOW, THEREFORE, it is agreed as follows:

1. Confidential Information. “Confidential Information” means any information disclosed by either party to the other party, either directly or indirectly, in writing, orally or by inspection of tangible objects (including without limitation documents, prototypes, samples, plant and equipment). Confidential Information shall include without limitation technical data, trade secrets and know-how, including, but not limited to, research, product plans, products, services, suppliers, customer lists and customers, prices and costs, markets, software, developments, inventions, laboratory notebooks, processes, formulas, technology, designs, drawings, engineering, hardware configuration information, marketing, licenses, finances, budgets and other business information.  Confidential Information shall not, however, include any information which:  (i) was publicly known and made generally available in the public domain prior to the time of disclosure by the Disclosing Party; (ii) becomes publicly known and generally available after disclosure by the Disclosing Party to the Recipient through no wrongful action by the Recipient; (iii) is already in the possession of the Recipient at the time of disclosure by the Disclosing Party, as shown by the Recipient’s files and records immediately prior to the time of disclosures; (iv) is obtained by the Recipient from a third party without a breach of such third party’s obligations of confidentiality; (v) is independently developed by the Recipient without use of or reference to the Disclosing Party’s Confidential Information, as shown by documents and other competent evidence in the Recipient’s possession; or (vi) is required by law to be disclosed by the Recipient, provided that the Recipient gives the Disclosing Party prompt written notice of such required disclosure prior to such disclosure and assistance in obtaining an order protecting said Confidential Information from public disclosure.

2. Non-Use and Non-Disclosure. The Recipient of any Confidential Information from the Disclosing Party agrees not to use said Information for any other purpose except for which Recipient has been engaged. The Recipient further agrees not to disclose the Disclosing Party’s Confidential Information (i) to any third party without the prior written consent of the Disclosing Party, or (ii) to those employees or agents of Recipient, who are not required to have that Information in order to evaluate or engage in discussions concerning the purpose of this Agreement as set forth in Section 1 above. The Recipient shall not reverse engineer, disassemble or decompile any prototypes, software or other tangible objects, which embody the Disclosing Party’s Confidential Information and which are provided to the Recipient hereunder.

3. Maintenance of Confidentiality. The Recipient agrees to take reasonable measures to protect the secrecy, and avoid disclosure and unauthorized use, of any of the Disclosing Party’s Confidential Information disclosed hereunder. Without limiting the foregoing, each party shall take at least those measures that it/they take to protect its/their own most highly confidential information.

4. No Obligation.  Nothing herein shall obligate [YOUR COMPANY] or [CONTRACTOR] to proceed with any transaction between them, and each said party reserves the right, in its/their sole discretion, to terminate the discussions contemplated by this Agreement concerning the business opportunity.

5. Return of Materials.  All documents and other tangible objects containing or representing Confidential Information which has been disclosed by the Disclosing Party to the Recipient hereunder, and all copies thereof which are in the possession of the Recipient, shall be and remain the property of the Disclosing Party and shall be promptly returned to the Disclosing Party upon the Disclosing Party’s written request.

6. No License.  Nothing in this Agreement is intended to grant Recipient any rights in or to any Confidential Information disclosed hereunder and belonging to the Disclosing Party, except as expressly set forth herein.

7. Term. The obligations of the Recipient to protect the confidentiality of any Confidential Information disclosed hereunder by the Disclosing Party shall survive until such time as such Confidential Information becomes publicly known or otherwise ceases to be confidential through no breach of this Agreement by the Recipient.

8. Remedies. Each party agrees that any violation or threatened violation of this Agreement may cause irreparable injury to the other party, entitling the other party to seek injunctive relief in addition to all legal remedies.

9. Miscellaneous.  This Agreement shall bind and inure to the benefit of the parties hereto and their successors and assigns. This Agreement shall be governed by the laws of the State of _________, without reference to that State’s conflict of laws and principles. Any and all claims or disputes between the parties hereto arising out of, or in any manner concerning, this Agreement shall be exclusively litigated in a court located in or having jurisdiction over ______ County, __________, which both parties agree shall have personal jurisdiction over them. This document contains the entire agreement between the parties with respect to the subject matter hereof, and supersedes and replaces any and all prior or contemporaneous agreements and understandings, whether written or oral, concerning said subject matter. No provision of this Agreement shall be deemed waived, nor may this Agreement be amended or otherwise modified, except by a writing signed by all of the parties hereto.

IN WITNESS WHEREOF, the parties have duly executed this Agreement on the dates indicated below.

[YOUR COMPANY NAME]

By:_________________________

____________________________

(Printed Name/Title)

Dated:______________________

[NAME OF CONTRACTOR]



By:_________________________

____________________________

(Printed Name/Title)


Dated:_______________________