Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-16 Danh sách CNV tuyển dụng trong tháng được thiết kế để tổng hợp và theo dõi toàn bộ ứng viên trúng tuyển trong một tháng làm việc cụ thể. Tài liệu này giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp nắm rõ số lượng, thông tin cơ bản và tình trạng hồ sơ của từng công nhân viên mới. Đồng thời, biểu mẫu là căn cứ để đối chiếu với quy trình thử việc, đảm bảo mọi thủ tục tuyển dụng được thực hiện đầy đủ và minh bạch.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách tuyển dụng hoặc chuyên viên nhân sự tại công ty thực hiện. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn và xác nhận ứng viên trúng tuyển, thường vào cuối mỗi đợt tuyển dụng hoặc định kỳ cuối tháng. Bộ phận nhân sự cần cập nhật danh sách này trước khi lập hồ sơ thử việc cho từng người, nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho các bước tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng ứng viên trong tháng, theo đúng thứ tự thời gian hoặc thứ tự ưu tiên của bộ phận.
2. Ngày: Ghi ngày tháng năm ứng viên chính thức nhận việc hoặc ngày bắt đầu thử việc, định dạng dd/mm/yyyy.
3. Vị trí: Nhập tên vị trí công việc mà ứng viên trúng tuyển, ví dụ: nhân viên kinh doanh, kỹ thuật viên, thợ hàn.
4. Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận trực thuộc mà ứng viên sẽ làm việc, như phòng nhân sự, phân xưởng sản xuất, bộ phận kho.
5. Tên: Viết đầy đủ họ và tên của ứng viên theo giấy tờ tùy thân, không viết tắt, không dùng biệt danh.
6. Giới: Ghi "Nam" hoặc "Nữ" tương ứng với giới tính của ứng viên.
7. Tuổi: Nhập số tuổi tính đến thời điểm tuyển dụng, dựa trên năm sinh của ứng viên.
8. Quê quán: Ghi rõ tỉnh/thành phố và huyện/xã nơi ứng viên sinh ra hoặc có hộ khẩu thường trú.
9. Hồ sơ kèm theo: Liệt kê các giấy tờ ứng viên đã nộp, ví dụ: CMND/CCCD, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khỏe. Nếu đủ thì ghi "đầy đủ", nếu thiếu thì ghi cụ thể tài liệu còn thiếu.
10. Kết quả: Ghi trạng thái hiện tại của ứng viên, như "đã nhận việc", "đang thử việc", "từ chối" hoặc "chờ xác nhận".

Lưu ý quan trọng

• Mỗi dòng chỉ điền thông tin của một ứng viên duy nhất, không gộp chung nhiều người vào một ô.
• Kiểm tra kỹ ngày tháng và số thứ tự để tránh sai sót khi đối chiếu với bảng lương hoặc hợp đồng thử việc.
• Thông tin quê quán và tuổi phải khớp với giấy tờ tùy thân mà ứng viên cung cấp, tránh nhầm lẫn về sau.
• Mục "Hồ sơ kèm theo" cần được cập nhật thường xuyên, đặc biệt khi ứng viên bổ sung giấy tờ sau khi đã điền danh sách.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục quy trình thử việc, do đó cần lưu trữ cẩn thận và chỉ chia sẻ cho các bộ phận có liên quan như nhân sự, kế toán và quản lý trực tiếp.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày nhận việc và ngày phỏng vấn, dẫn đến sai lệch trong theo dõi thời gian thử việc.
• Bỏ sót thông tin ở cột "Hồ sơ kèm theo", khiến sau này khó kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ ứng viên.
• Ghi tên vị trí hoặc bộ phận không chính xác, ví dụ ghi "nhân viên" chung chung thay vì "nhân viên kỹ thuật", gây khó khăn khi phân công công việc.
• Không cập nhật kết quả khi ứng viên thay đổi trạng thái, ví dụ từ "đã nhận việc" sang "nghỉ thử việc", làm mất tính thời sự của danh sách.
• Đánh số thứ tự trùng lặp hoặc nhảy số, gây rối khi thống kê tổng số lượng tuyển dụng trong tháng.