Hướng dẫn ghi hợp đồng lao động chi tiết cho nhân viên mới

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-07 "Hướng dẫn ghi hợp đồng" được thiết kế để hỗ trợ cán bộ Hành chính nhân sự tại các đơn vị, chi nhánh của công ty soạn thảo và điền chính xác các thông tin vào bản Hợp đồng lao động (HĐLĐ) mẫu. Mục tiêu là đảm bảo mọi hợp đồng được lập đều tuân thủ đúng quy định nội bộ và pháp luật lao động, tránh sai sót gây rủi ro pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Tài liệu này là công cụ chuẩn hóa quy trình, giúp nhân sự mới dễ dàng thực hiện công việc một cách thống nhất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho cán bộ Hành chính nhân sự (HCNS) của các đơn vị, chi nhánh trong toàn công ty. Họ sẽ sử dụng hướng dẫn này mỗi khi cần soạn thảo một hợp đồng lao động mới cho người lao động, bao gồm cả hợp đồng thử việc, hợp đồng có thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn. Thời điểm áp dụng là ngay sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc khi cần gia hạn, ký mới hợp đồng với nhân viên hiện hữu. Việc điền phải được thực hiện trước khi trình lãnh đạo ký và trước khi bàn giao cho người lao động.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1 - Tên công ty/chi nhánh: Ghi đầy đủ, chính xác tên Công ty hoặc Chi nhánh nơi người lao động làm việc, đúng như tên pháp nhân đã đăng ký kinh doanh.
2. Mục 2 - Nghề nghiệp: Ghi rõ nghề nghiệp chuyên môn của người lao động, ví dụ: Kỹ sư xây dựng, Kiến trúc sư, Cử nhân Kinh tế, Kỹ thuật viên,...
3. Mục 3 - Loại HĐLĐ: Xác định và ghi đúng một trong các loại: Hợp đồng thử việc, HĐLĐ có xác định thời hạn (lần 1), HĐLĐ có xác định thời hạn 36 tháng, hoặc HĐLĐ không xác định thời hạn. Nếu là hợp đồng lần 1, thời hạn từ 12-18 tháng và phải ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc (lưu ý kết thúc vào ngày 30/4 của năm tiếp theo).
4. Mục 4 - Địa chỉ làm việc: Ghi cụ thể địa chỉ nơi người lao động sẽ làm việc hàng ngày, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
5. Mục 5 - Chức vụ: Ghi chức danh chính thức của người lao động theo quyết định bổ nhiệm hoặc thỏa thuận, ví dụ: Trưởng phòng, Phó phòng, Nhân viên, Giám sát,...
6. Mục 6 - Mô tả công việc: Mô tả vắn tắt các công việc chính. Nếu có bản Mô tả công việc (JD) kèm theo, chỉ cần ghi "thực hiện các công việc ghi trong bản Mô tả công việc kèm theo".
7. Mục 7 - Thời giờ làm việc: Ghi rõ số giờ làm việc trong ngày hoặc trong tuần, hình thức làm việc (giờ hành chính hay làm ca), và ngày nghỉ trong tuần (ví dụ: thứ Bảy, Chủ nhật).
8. Mục 8 - Phương tiện đi lại: Ghi rõ phương tiện đi lại do Công ty đảm nhiệm (nếu có xe đưa đón) hoặc do người lao động tự lo.
9. Mục 9 - Mức lương chính sách: Ghi mức lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT (đơn vị đồng VN). Mức này phải theo "MỨC LƯƠNG CHÍNH SÁCH" trong Quy chế Lương thưởng Tổng thể. Trường hợp đặc biệt phải có phê duyệt của Ban Tổng giám đốc Khối/GG.
10. Mục 10 - Phụ cấp: Thông thường ghi "không có". Chỉ ghi cụ thể nếu có phụ cấp đặc biệt đã được Ban TGĐ GG phê duyệt.
11. Mục 11 - Quyền lợi BHXH: Ghi theo đúng loại hợp đồng: Hợp đồng thử việc ghi "Các khoản tiền lương trích nộp BHXH, BHYT... bao gồm trong mức lương trên". Hợp đồng có thời hạn (lần 1) ghi "Được hưởng... theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty" và phải kèm Phụ lục hợp đồng nếu NLĐ chưa tham gia BHXH ở cơ quan cũ. Hợp đồng 36 tháng và không thời hạn ghi "Được hưởng... theo quy định hiện hành của Nhà nước".
12. Mục 12 - Thỏa thuận khác: Ghi các thỏa thuận thêm không trái với điều khoản bắt buộc, ví dụ: không sử dụng điện thoại riêng, bồi thường hư hỏng tài sản, trợ cấp ăn giữa ca,...
13. Mục 13 - Họ tên người lao động: Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo đúng giấy tờ tùy thân.
14. Mục 14 - Thời hạn báo trước: Ghi số ngày báo trước khi chấm dứt hợp đồng: Hợp đồng thử việc là 07 ngày; Hợp đồng có thời hạn (lần 1) và 36 tháng là 30 ngày; Hợp đồng không thời hạn là 45 ngày.
15. Mục 15 - Ngày hiệu lực: Ghi rõ ngày, tháng, năm mà hợp đồng bắt đầu có hiệu lực pháp lý.
16. Mục 16 - Địa điểm ký kết: Ghi rõ địa điểm ký kết tại Chi nhánh/Công ty nào và thời gian hai bên thỏa thuận ký kết (ví dụ: "Ký tại Văn phòng Công ty ABC, ngày ... tháng ... năm ...").

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ loại hợp đồng trước khi điền, vì mỗi loại có quy định khác nhau về thời hạn, bảo hiểm và thời gian báo trước.
• Mức lương chính sách ở mục 9 phải khớp với Quy chế Lương thưởng Tổng thể, mọi trường hợp đặc biệt đều cần văn bản phê duyệt từ cấp có thẩm quyền.
• Đối với hợp đồng có xác định thời hạn lần 1, bắt buộc phải kèm Phụ lục hợp đồng nếu người lao động chưa tham gia BHXH, BHYT ở nơi làm việc cũ.
• Không được tự ý sửa đổi, bổ sung các điều khoản mẫu nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Ban Tổng giám đốc hoặc bộ phận pháp chế.
• Mọi thông tin về họ tên, địa chỉ, chức vụ phải được đối chiếu với giấy tờ tùy thân và quyết định tuyển dụng để tránh sai sót.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại hợp đồng, dẫn đến ghi sai thời hạn báo trước hoặc quyền lợi bảo hiểm.
• Ghi mức lương chính sách không đúng với quy định, hoặc tự ý đưa ra mức lương khác mà không có phê duyệt.
• Bỏ sót việc kèm Phụ lục hợp đồng đối với trường hợp người lao động chưa tham gia BHXH ở cơ quan cũ.
• Ghi thiếu hoặc sai địa chỉ làm việc, thời gian làm việc, dẫn đến tranh chấp sau này.
• Không ghi rõ ngày hiệu lực hoặc địa điểm ký kết, làm hợp đồng thiếu tính pháp lý.