Hướng dẫn điền biểu mẫu chương trình thử việc BMTV-04b

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-04b "Chương trình thử việc" được thiết kế để ghi nhận và thống nhất kế hoạch làm việc chi tiết cho nhân viên trong giai đoạn thử việc. Mục đích chính là giúp người quản lý trực tiếp và nhân viên thử việc cùng xác định rõ danh sách các công việc được phân công, trách nhiệm cụ thể, tỉ trọng thời gian và kết quả cần đạt được. Biểu mẫu này đóng vai trò như một bản cam kết giữa hai bên, đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì cần hoàn thành và quản lý có cơ sở để đánh giá kết quả thử việc một cách khách quan, minh bạch.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người quản lý trực tiếp (Direct Manager) của nhân viên thử việc chịu trách nhiệm soạn thảo và điền các thông tin chính. Thời điểm điền là ngay sau khi nhân viên chính thức nhận việc (ngày Available date) và trước khi bắt đầu giai đoạn thử việc, thường là trong tuần đầu tiên. Sau khi quản lý hoàn thành phần nội dung, nhân viên thử việc sẽ đọc, xác nhận đồng ý và ký tên vào phần B. Cả hai bên cùng giữ một bản sao để theo dõi tiến độ và đối chiếu khi kết thúc thử việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ tên (Full-name): Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên thử việc, viết in hoa có dấu theo đúng giấy tờ tùy thân.
2. Bộ phận (Dept.): Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên sẽ làm việc, ví dụ: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự.
3. Chức vụ (Job title): Ghi chức danh công việc mà nhân viên đảm nhận trong thời gian thử việc, ví dụ: Nhân viên Marketing, Chuyên viên Tuyển dụng.
4. Ngày nhận việc (Available date): Ghi ngày tháng năm chính thức mà nhân viên bắt đầu đi làm và tham gia thử việc tại công ty.
5. Người Quản lý trực tiếp (Direct manager): Ghi họ tên của người quản lý trực tiếp phụ trách hướng dẫn và đánh giá nhân viên thử việc.
6. Chức vụ (Job title) của quản lý: Ghi chức danh hiện tại của người quản lý trực tiếp, ví dụ: Trưởng phòng, Giám sát.
7. Phần A - Danh mục công việc: Liệt kê chi tiết từng đầu việc theo STT, mô tả công việc cụ thể, trách nhiệm chính, tỉ trọng phần trăm thời gian dự kiến dành cho công việc đó (tổng 100%), và kết quả cần đạt được (có thể đo lường bằng số liệu, sản phẩm đầu ra).
8. Phần B - Xác nhận: Quản lý ký và ghi ngày sau khi hoàn thành chương trình. Nhân viên thử việc ký và ghi ngày sau khi đọc và đồng ý với toàn bộ nội dung chương trình.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này chỉ áp dụng cho nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý, không áp dụng cho công nhân sản xuất trực tiếp.
• Phần tỉ trọng (Density) ở cột thứ ba của bảng A phải đảm bảo tổng cộng bằng 100%, phản ánh chính xác mức độ ưu tiên của từng công việc.
• Kết quả cần đạt được (Targets need to be achieved) nên được viết cụ thể, có thể đo lường được, tránh chung chung như "hoàn thành tốt" hay "cố gắng hết sức".
• Cả quản lý và nhân viên đều phải ký xác nhận vào phần B, nếu thiếu một trong hai chữ ký thì biểu mẫu chưa có hiệu lực.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên để phục vụ cho việc đánh giá kết thúc thử việc sau này.

Lỗi thường gặp

• Không điền đầy đủ thông tin cá nhân và chức vụ ở phần đầu biểu mẫu, dẫn đến khó xác định nhân viên nào và thuộc bộ phận nào.
• Liệt kê công việc quá chung chung, thiếu chi tiết, khiến nhân viên không hiểu rõ mình phải làm gì và đạt kết quả ra sao.
• Quên điền tỉ trọng hoặc tổng tỉ trọng không bằng 100%, gây mất cân đối trong phân bổ thời gian làm việc.
• Nhân viên ký xác nhận trước khi đọc kỹ nội dung chương trình, dẫn đến hiểu lầm hoặc không đồng thuận về sau.
• Không ghi ngày tháng khi ký, làm mất căn cứ xác định thời điểm bắt đầu thực hiện chương trình thử việc.