Hướng dẫn điền mẫu Quyết định lương thử việc BMTV-02

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-02 (Quyết định lương thử việc) được sử dụng để chính thức hóa việc tiếp nhận nhân sự mới vào thử việc tại công ty, đồng thời xác lập các chế độ lương, phụ cấp và quyền lợi của người lao động trong thời gian thử việc. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, làm căn cứ để phòng Nhân sự và phòng Tài chính thực hiện các thủ tục hành chính, tính lương và quản lý nhân sự. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin trên biểu mẫu giúp đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp, tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (HR) phụ trách tuyển dụng hoặc quản lý hồ sơ nhân sự trực tiếp soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm điền là ngay sau khi có tờ trình tiếp nhận thử việc được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, và trước khi nhân sự mới chính thức bắt đầu ngày làm việc đầu tiên. Quyết định này sẽ được trình lên người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc) ký duyệt, sau đó lưu hồ sơ và gửi đến các bên liên quan để thực thi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: Đánh số thứ tự tăng dần trong năm, theo cú pháp "Số thứ tự/Năm/QĐNS-Tên đơn vị". Ví dụ: 01/06/QĐNS-FBS. Cán bộ nhân sự phải ghi chép vào sổ theo dõi để tránh trùng lặp.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày tháng năm hiện tại, là ngày văn bản được ký và có hiệu lực.
3. Mục (3), (4), (6), (21) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi thống nhất một chức danh, ví dụ: "Giám đốc", "Tổng Giám đốc". Đây là người có thẩm quyền ký quyết định.
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên công ty hoặc chi nhánh nơi ban hành quyết định, ví dụ: "Công ty Cổ phần Gami".
5. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi chính xác số tờ trình đã được phê duyệt, ví dụ: "Tờ trình số 12/06/TT-NS".
6. Mục (8), (13), (17), (18) - Tên người được nhận quyết định: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên thử việc, viết in hoa có dấu.
7. Mục (9), (10), (19) - Nơi làm việc và đơn vị: Ghi rõ phòng/ban và bộ phận cụ thể, ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Ban Nhân lực Hệ thống".
8. Mục (11) - Vị trí công tác: Ghi chức danh công việc chính xác, ví dụ: "Nhân viên Marketing", "Chuyên viên Tuyển dụng".
9. Mục (12) - Ngày hiệu lực: Ghi ngày bắt đầu thử việc, thường là ngày nhân viên đi làm đầu tiên.
10. Mục (14), (15) - Lương cơ bản: Ghi số tiền bằng số ở ô (14) và bằng chữ ở ô (15), ví dụ: "5.000.000" và "Năm triệu đồng".
11. Mục (16) - Phụ cấp: Liệt kê các khoản phụ cấp nếu có (ăn trưa, xăng xe, điện thoại...), nếu không có thì ghi "Không".
12. Mục (20) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty, thường đã được in sẵn trên mẫu.
13. Mục (22) - Họ tên người ký: Ghi họ tên của người có thẩm quyền ký quyết định.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của nhân viên (họ tên, vị trí) để tránh sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi và thủ tục hành chính.
• Mức lương cơ bản và phụ cấp phải khớp với tờ trình đã được phê duyệt trước đó. Tuyệt đối không tự ý thay đổi.
• Nhân viên thử việc chỉ được hưởng 80% tổng mức lương (lương cơ bản + phụ cấp) theo đúng quy định của công ty. Cần tính toán và ghi rõ con số này trong quyết định.
• Sau khi ký, quyết định phải được gửi đến các bên liên quan: nhân viên, phòng Nhân sự, phòng Tài chính và lưu trữ tại văn phòng.

Lỗi thường gặp

• Đánh sai mã số quyết định, dẫn đến trùng lặp hoặc sai quy tắc đặt số, gây khó khăn cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ.
• Ghi thiếu hoặc sai chức danh của người ký duyệt, làm mất tính pháp lý của văn bản.
• Nhầm lẫn giữa lương cơ bản và tổng lương, dẫn đến tính sai 80% lương thử việc, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
• Bỏ sót mục phụ cấp hoặc ghi không rõ ràng, gây tranh cãi khi thanh toán.
• Không ghi ngày tháng hiệu lực hoặc ghi sai ngày, dẫn đến việc tính lương và thời gian thử việc không chính xác.