Hướng dẫn điền mẫu Quyết định tiếp nhận thử việc BMTV-01

Mục đích sử dụng

Mẫu Quyết định tiếp nhận thử việc BMTV-01 là văn bản hành chính nội bộ do công ty ban hành nhằm chính thức hóa việc tiếp nhận một nhân sự mới vào làm việc trong thời gian thử việc. Văn bản này thể hiện sự đồng ý của Ban lãnh đạo đối với việc tuyển dụng, đồng thời xác lập các thông tin quan trọng như vị trí, phòng ban, thời gian thử việc và người quản lý trực tiếp. Đây là căn cứ pháp lý để nhân sự mới bắt đầu công việc, được hưởng chế độ thử việc và là cơ sở để các phòng ban liên quan thực hiện các thủ tục hành chính, lương thưởng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (CBNS) phụ trách tuyển dụng hoặc hành chính nhân sự soạn thảo. Thời điểm điền là ngay sau khi có tờ trình đề xuất tiếp nhận thử việc được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. CBNS cần hoàn thiện quyết định trước ngày nhân sự mới đến làm việc để đảm bảo mọi thủ tục đầu vào được thông suốt. Sau khi soạn thảo, quyết định sẽ được trình lên người có thẩm quyền (Giám đốc, Tổng Giám đốc) ký duyệt và đóng dấu công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: CBNS đánh số thứ tự ban hành quyết định trong năm, bắt đầu từ 01. Cấu trúc mã: Số thứ tự / Năm / QĐNS - Tên đơn vị. Ví dụ: 01/06/QĐNS-FBS.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi soạn thảo quyết định, thường là ngày ký văn bản.
3. Mục (3) và (4) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: GIÁM ĐỐC, TỔNG GIÁM ĐỐC.
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc chi nhánh nơi ban hành quyết định.
5. Mục (6) - Chức vụ người ra quyết định (nhắc lại): Ghi lại chức vụ như mục (3) để đảm bảo tính thống nhất của văn bản.
6. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi số tờ trình đề xuất tiếp nhận thử việc đã được phê duyệt, ví dụ: 12/TT-NS.
7. Mục (8) và (13) - Tên người được nhận quyết định: Ghi họ và tên đầy đủ của nhân sự mới được tuyển dụng.
8. Mục (9) - Phòng làm việc: Ghi tên phòng ban cụ thể nơi nhân sự sẽ làm việc, ví dụ: Phòng Kinh doanh.
9. Mục (10) - Đơn vị: Ghi tên đơn vị cấp trên của phòng ban đó, ví dụ: Khối Kinh doanh.
10. Mục (11) - Vị trí công tác: Ghi chức danh công việc chính thức, ví dụ: Nhân viên Kinh doanh.
11. Mục (12) - Ngày bắt đầu thử việc: Ghi ngày tháng năm nhân sự chính thức đi làm đầu tiên.
12. Mục (14) - Người quản lý trực tiếp: Ghi họ tên và chức vụ của người sẽ quản lý, hướng dẫn nhân sự mới.
13. Mục (15) và (16) - Trách nhiệm thi hành: Ghi tên người được nhận quyết định và tên đơn vị nơi người đó công tác, phòng ban nhận lương.
14. Mục (17) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định.
15. Mục (18) - Chức vụ người ký: Ghi chức danh của người trực tiếp ký quyết định.
16. Mục (19) - Tên người ký: Ghi họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký.

Lưu ý quan trọng

• Mã số quyết định phải được đánh liên tục, không trùng lặp trong cùng một năm tài chính để dễ dàng tra cứu và quản lý sổ văn bản.
• Thông tin về người được nhận quyết định (họ tên, vị trí, phòng ban) phải khớp hoàn toàn với tờ trình đã được phê duyệt và hợp đồng thử việc.
• Ngày tháng trong quyết định phải là ngày làm việc thực tế, không được viết lùi ngày hoặc viết trước ngày phê duyệt tờ trình.
• Quyết định phải được trình ký đúng thẩm quyền, thông thường là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, trước khi ban hành.
• Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu treo (dấu công ty) và lưu một bản tại phòng Nhân sự, một bản giao cho nhân sự mới.

Lỗi thường gặp

• Đánh sai mã số quyết định, thiếu số năm hoặc tên đơn vị viết tắt không đúng quy ước của công ty.
• Ghi thiếu hoặc nhầm lẫn giữa mục "Phòng làm việc" và "Đơn vị", dẫn đến sai cơ cấu tổ chức.
• Ngày bắt đầu thử việc (mục 12) viết không thống nhất với ngày ký hợp đồng thử việc, gây khó khăn cho việc tính lương.
• Quên cập nhật số tờ trình (mục 7) hoặc ghi sai số tờ trình đã được phê duyệt.
• Người ký quyết định không đúng thẩm quyền, ví dụ Trưởng phòng Nhân sự ký thay Giám đốc mà không có giấy ủy quyền.