Hướng dẫn điền mô tả công việc Chuyên viên Kiểm soát nội bộ

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu này được thiết kế để mô tả chi tiết công việc của ba vị trí Chuyên viên Kiểm soát nội bộ trong công ty. Mục đích chính là cung cấp một bản mô tả công việc chuẩn hóa, giúp ứng viên và nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như yêu cầu kỹ năng tối thiểu cần có. Đồng thời, biểu mẫu này còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng kế hoạch đào tạo và quản lý nhân sự trong phòng Kiểm soát nội bộ. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin sẽ giúp công ty tuyển dụng được đúng người, đúng việc, đảm bảo hoạt động kiểm soát nội bộ được thực thi hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Pháp chế & Kiểm soát nội bộ hoặc nhân sự phụ trách tuyển dụng thuộc bộ phận Nhân sự điền. Thời điểm điền là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự cho vị trí Chuyên viên Kiểm soát nội bộ, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh bản mô tả công việc hiện tại cho phù hợp với tình hình kinh doanh mới. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình xây dựng khung năng lực, đánh giá công việc định kỳ hoặc khi có sự thay đổi về quy trình kiểm soát nội bộ của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề: Ghi rõ "3 Chuyên viên Kiểm soát nội bộ" để xác định số lượng và vị trí cần tuyển. Đây là tiêu đề chính của biểu mẫu, cần viết chính xác, không viết tắt.
2. Thuộc danh mục: Chọn hoặc ghi "Mô tả công việc của các thành viên phòng kiểm soát nội bộ" để phân loại tài liệu. Mục này giúp hệ thống lưu trữ và tra cứu dễ dàng.
3. Mô tả chi tiết công việc: Liệt kê lần lượt các nhiệm vụ chính, bắt đầu bằng dấu gạch ngang (-). Các nhiệm vụ bao gồm: rà soát chính sách, xây dựng tài liệu tuân thủ, lập kế hoạch kiểm tra, thực hiện kiểm toán tại hội sở và đơn vị kinh doanh, đánh giá rủi ro, thu thập dữ liệu, kiến nghị biện pháp khắc phục, tư vấn cho đơn vị được kiểm toán, đề xuất hoàn thiện quy trình kiểm toán và lập báo cáo thường kỳ/đột xuất.
4. Kỹ năng tối thiểu: Ghi rõ các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng. Cụ thể: am hiểu nghiệp vụ ngân hàng, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong ngành, tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế/tài chính/ngân hàng hoặc liên quan, khả năng tiếng Anh đọc hiểu và soạn thảo tài liệu chuyên môn, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo mỗi nhiệm vụ được mô tả rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung để ứng viên hiểu đúng bản chất công việc.
• Không bỏ sót bất kỳ yêu cầu kỹ năng tối thiểu nào, đặc biệt là kinh nghiệm ngân hàng và trình độ ngoại ngữ, vì đây là điều kiện tiên quyết để tuyển dụng.
• Kiểm tra tính nhất quán giữa tiêu đề và nội dung mô tả, đảm bảo số lượng tuyển dụng (3 người) khớp với nhu cầu thực tế của phòng ban.
• Nội dung mô tả công việc cần phản ánh đúng quy trình kiểm soát nội bộ hiện hành của công ty, không được sai lệch so với quy định pháp luật và quy chế nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số lượng tuyển dụng ở tiêu đề, dẫn đến nhầm lẫn trong quá trình lên kế hoạch nhân sự.
• Mô tả nhiệm vụ quá sơ sài, không nêu rõ các đầu việc như rà soát chính sách, lập báo cáo kiểm toán, khiến ứng viên không hình dung được công việc thực tế.
• Bỏ qua yêu cầu về kinh nghiệm ngân hàng tối thiểu 1 năm, dẫn đến tuyển nhầm ứng viên không đủ năng lực chuyên môn.
• Không cập nhật các nhiệm vụ mới phát sinh theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Ngân hàng Nhà nước, làm cho bản mô tả công việc trở nên lạc hậu.
• Viết kỹ năng tối thiểu chung chung như "giao tiếp tốt" mà không định lượng cụ thể, gây khó khăn khi đánh giá ứng viên.