Hướng dẫn điền Kế hoạch tiếp khách HC-07-BM02 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-07-BM02 Kế hoạch tiếp khách được sử dụng để lập kế hoạch chi tiết cho việc tiếp đón các đoàn khách đến làm việc tại công ty. Mục đích chính là đảm bảo mọi hoạt động đón tiếp diễn ra chuyên nghiệp, chu đáo và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự, tài chính và cơ sở vật chất. Biểu mẫu này giúp các phòng ban liên quan thống nhất phương án tổ chức, từ khâu đón tiếp, bố trí hội nghị đến các chi phí phát sinh. Đồng thời, đây là cơ sở để Giám đốc điều hành phê duyệt ngân sách và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phòng Hành chính Quản trị (HCQT) chịu trách nhiệm lập và trình duyệt. Thời điểm lập kế hoạch là ngay sau khi có giấy đề nghị tiếp khách từ bộ phận có nhu cầu và có chỉ đạo chính thức từ Giám đốc điều hành. Phòng HCQT cần hoàn thiện kế hoạch trước ít nhất 2-3 ngày làm việc so với thời điểm đoàn khách đến, để đảm bảo đủ thời gian chuẩn bị và xin phê duyệt. Các bộ phận liên quan như phòng kế toán, phòng kỹ thuật hoặc phòng kinh doanh sẽ phối hợp cung cấp thông tin về chi phí và nội dung làm việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập kế hoạch, thường là ngày hiện tại khi phòng HCQT soạn thảo văn bản. Viết đầy đủ ngày, tháng, năm theo định dạng DD/MM/YYYY.
2. V/v tiếp đoàn khách: Ghi rõ tên đoàn khách, tổ chức hoặc cơ quan mà đoàn đến từ. Ví dụ: "Đoàn khách Công ty ABC" hoặc "Đoàn đối tác Nhật Bản". Phần này cần chính xác để xác định đối tượng được tiếp đón.
3. Căn cứ giấy đề nghị tiếp khách: Ghi số và ngày của văn bản đề nghị tiếp khách do bộ phận yêu cầu gửi lên. Ví dụ: "Căn cứ giấy đề nghị số 12/KHKD ngày 10/03/2025 của Phòng Kinh doanh".
4. Căn cứ chỉ đạo của Giám đốc điều hành: Ghi nhận ý kiến chỉ đạo bằng văn bản hoặc email từ Giám đốc điều hành về việc phê duyệt tổ chức tiếp khách. Nếu có công văn hoặc biên bản họp, cần ghi rõ số hiệu.
5. Quy trình đón tiếp: Mô tả chi tiết các bước đón tiếp từ khi khách đến cổng, đón tại sảnh, bố trí phòng họp, nội dung làm việc, tham quan (nếu có) đến tiễn khách. Cần ghi rõ thời gian dự kiến cho từng hoạt động.
6. Chi phí liên quan: Liệt kê tất cả các khoản chi dự kiến như: chi phí ăn uống, quà tặng, lưu trú, xe đưa đón, hội trường, hoa tươi, văn phòng phẩm... Mỗi khoản cần có đơn giá và tổng tiền ước tính.
7. Phân công chuẩn bị: Ghi rõ từng đầu việc và người phụ trách. Ví dụ: "Nhân viên A - chuẩn bị phòng họp", "Nhân viên B - đặt nhà hàng", "Nhân viên C - in ấn tài liệu". Phần này giúp tránh chồng chéo nhiệm vụ.
8. Bộ phận đề nghị: Ghi tên phòng/ban đã đề xuất tiếp khách. Đây là bộ phận chủ trì nội dung làm việc với đoàn khách.
9. Giám đốc: Dành cho chữ ký và ý kiến phê duyệt của Giám đốc điều hành. Phòng HCQT không được tự ý điền vào ô này.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại Phòng HCQT, một bản trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi phê duyệt, sao gửi đến các bộ phận liên quan để triển khai.
• Mọi chi phí trong kế hoạch cần được tham khảo bảng giá hiện hành của công ty hoặc báo giá từ nhà cung cấp, tránh ước lượng quá cao hoặc quá thấp so với thực tế.
• Phần "Quy trình đón tiếp" phải phù hợp với cấp bậc và tính chất của đoàn khách. Đoàn khách quan trọng cần có lễ tân, hoa tươi và quà tặng phù hợp.
• Thời gian chuẩn bị phải đảm bảo tối thiểu 24 giờ trước khi khách đến, đặc biệt đối với các dịch vụ đặt ngoài như nhà hàng, khách sạn.
• Kế hoạch sau khi được Giám đốc phê duyệt là căn cứ để tạm ứng kinh phí và thanh toán sau đó, vì vậy cần lưu giữ cẩn thận.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên đoàn khách ở phần "V/v tiếp đoàn khách", dẫn đến nhầm lẫn khi tổ chức đón tiếp. Cần kiểm tra kỹ giấy đề nghị gốc.
• Không ghi đầy đủ căn cứ pháp lý (số giấy đề nghị, số chỉ đạo của Giám đốc), làm mất cơ sở phê duyệt. Mỗi căn cứ phải có số và ngày tháng cụ thể.
• Phần "Chi phí liên quan" bỏ sót các khoản nhỏ như chi phí đi lại nội thành, gửi xe, tips cho lái xe... dẫn đến thiếu hụt ngân sách khi thực hiện.
• Phân công chuẩn bị không ghi rõ họ tên và số điện thoại người phụ trách, gây khó khăn khi cần phối hợp gấp. Mỗi đầu việc phải có tên cụ thể.
• Điền vào ô "Giám đốc" trước khi trình ký, gây mất hiệu lực của văn bản. Ô này chỉ dành cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt.