Hướng dẫn điền mẫu mô tả công việc nhân viên kỹ thuật

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc nhân viên kỹ thuật" (mã số 1.22.15) được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa các nhiệm vụ, quyền hạn cũng như yêu cầu đối với vị trí nhân viên kỹ thuật trong xí nghiệp sản xuất. Tài liệu này giúp nhân sự hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của mình, từ việc tổ chức hệ thống kỹ thuật, thiết kế thử nghiệm, đến kiểm tra chất lượng và tham mưu cho ban giám đốc. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá năng lực, tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đảm bảo phù hợp với hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ quản lý trực tiếp, cụ thể là Phó Giám đốc sản xuất, chịu trách nhiệm điền và phê duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là khi tuyển dụng nhân viên kỹ thuật mới, khi cần cập nhật hoặc điều chỉnh nhiệm vụ cho vị trí này theo chiến lược phát triển sản phẩm mới, hoặc trong quá trình đánh giá định kỳ hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi xí nghiệp có sự thay đổi về quy trình công nghệ, nguyên liệu mới hoặc yêu cầu xuất khẩu, nhằm đảm bảo nhân viên kỹ thuật luôn nắm rõ nhiệm vụ cập nhật.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Bộ phận: Ghi rõ "Xí nghiệp sản xuất" – đây là bộ phận chính mà nhân viên kỹ thuật trực thuộc. Không điền tên xưởng cụ thể nếu không có yêu cầu riêng.
  2. Chức danh: Điền "Nhân viên kỹ thuật" – đúng với tên vị trí công việc. Tránh viết tắt hoặc thay đổi chức danh.
  3. Mã công việc: Nhập "XN-NVKT" – mã này được quy định sẵn trong hệ thống, dùng để tra cứu và quản lý hồ sơ nhân sự. Không tự ý sửa đổi.
  4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "P. Giám đốc sản xuất" – đây là người trực tiếp giám sát và đánh giá nhân viên kỹ thuật. Cần đảm bảo thông tin này khớp với sơ đồ tổ chức hiện hành.
  5. Nhiệm vụ, quyền hạn: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ từ tổ chức hệ thống kỹ thuật, thiết kế thử nghiệm, kiểm tra chất lượng, đến tham mưu cho ban giám đốc. Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả cụ thể, có thể tham khảo các gạch đầu dòng trong biểu mẫu mẫu. Đặc biệt lưu ý các quyền hạn như yêu cầu cung cấp thông tin từ các đơn vị liên quan và đề xuất hỗ trợ từ cấp lãnh đạo.
  6. Yêu cầu: Ghi rõ các tiêu chuẩn về trình độ (tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ), kinh nghiệm (5 năm trong ngành), kiến thức quản lý, kỹ năng thể chất và sức khỏe. Đảm bảo các yêu cầu này phù hợp với thực tế công việc và khả năng tuyển dụng của xí nghiệp.

Lưu ý quan trọng

  • Biểu mẫu phải được điền bằng tiếng Việt rõ ràng, không viết tắt, trừ các mã số đã được quy định.
  • Mỗi nhiệm vụ trong phần "Nhiệm vụ, quyền hạn" cần được đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi và đánh giá.
  • Phần "Yêu cầu" cần được cập nhật định kỳ, đặc biệt khi công ty thay đổi công nghệ sản xuất hoặc áp dụng tiêu chuẩn mới.
  • Biểu mẫu sau khi điền xong phải được Phó Giám đốc sản xuất ký duyệt và lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của xí nghiệp.
  • Không được tự ý thay đổi mã công việc hoặc chức danh nếu không có sự đồng ý của bộ phận nhân sự cấp trên.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "Nhiệm vụ" và "Quyền hạn": Nhiều người điền lẫn lộn, ví dụ ghi quyền hạn vào phần nhiệm vụ hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: nhiệm vụ là việc phải làm, quyền hạn là những gì được phép yêu cầu hoặc đề xuất.
  • Bỏ sót các yêu cầu về kỹ năng thể chất: Một số người chỉ tập trung vào trình độ và kinh nghiệm, quên điền các yêu cầu về sức khỏe và khả năng làm việc tăng ca, dẫn đến tuyển dụng không phù hợp.
  • Không cập nhật mã công việc: Khi thay đổi cơ cấu tổ chức, mã công việc có thể thay đổi. Việc sử dụng mã cũ gây khó khăn cho quản lý hồ sơ và báo cáo.
  • Mô tả nhiệm vụ quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi "quản lý kỹ thuật" mà không nêu rõ phạm vi quản lý, dẫn đến nhân viên không hiểu rõ trách nhiệm cụ thể.
  • Thiếu chữ ký phê duyệt: Biểu mẫu không có chữ ký của cán bộ quản lý trực tiếp sẽ không có giá trị pháp lý trong hệ thống quản lý chất lượng.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KỸ THUẬT

Bộ phận

Xí nghiệp sản xuất

Chức danh

Nhân viên kỹ thuật

Mã công việc

XN-NVKT

Cán bộ quản lý trực tiếp

P. Giám đốc sản xuất

1.Nhiệm vụ, quyền hạn:

-Tổ chức hệ thống kỹ thuật, Thiết kế thử nghiệm của toàn XN hoạt động hiệu quả, phù hợp theo chính sách, mục tiêu chất lượng của Công ty và phù hợp với hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

-Kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý kỹ thuật của từng Xưởng sản xuất.

-Xây dựng các phương án và triển khai thử nghiệm các mặt hàng mới, các mặt hàng cải tiến.

-Thiết kế các mặt hàng có nguyên liệu mới, xuất khẩu.

-Tham mưu cho Ban Gíam Đốc về công tác kỹ thuật chất lượng, chiến lược phát triển các mặt hàng mới.

-Xây dựng các phương án kỹ thuật và triển khai thực hiện cho các mặt hàng sản xuất đại trà có yêu cầu cao về chất lượng hoặc những mặt hàng khó sản xuất để đảm bảo chất lượng cho mặt hàng khi sản xuất.

-Tham gia làm việc với các nhà thầu phụ về nguyên liệu liên quan đến sản xuất, chất lượng sản phẩm mua vào.

-Tham gia và tiếp xúc với các khách hàng Xuất khẩu, Nội địa để phát triển các mặt hàng cải tiến, mặt hàng mới.

-Tổ chức công tác Xây dựng, đề xuất ban hành, kiểm tra thực hiện các định mức chất lượng, tiêu hao nguyên – phụ liệu, hóa chất cho các sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.

-Tổ chức công tác Xây dựng, đề xuất, ban hành và kiểm tra thực hiện các quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.

-Kiểm tra, chỉ đạo công tác kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý kỹ thuật của từng đơn vị thuộc xí nghiệp.

-Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo cho XN về hoạt động kỹ thuật: chính xác, kịp thời và đầy đủ.

-Tham mưu cho Giám đốc XN về công tác quản lý kỹ thuật SP.

-Tổ chức và chỉ đạo công tác kiểm tra chỉ tiêu cơ lý, đánh giá chất lượng nguyên liệu đầu vào, theo dõi chất lượng mẻ đầu và kiểm soát trong quá trình sản xuất.

-Lập các thủ tục khiếu nại khi nguyên liệu không đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn của Hợp đồng mua nguyên liệu.

-Chỉ đạo công tác xây dựng và triển khai thực hiện các quy định về kiểm tra đánh giá nguyên liệu.

-Tổ chức và thực hiện nghiên cứu cải tiến hệ thống sản xuất, cải tiến công tác quản lý, sản xuất, kỹ thuật – chất lượng – thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của XN.

-Tổ chức đánh giá định kỳ hoạt động sáng kiến cải tiến.

-Được quyền yêu cầu các đơn vị liên quan đến kỹ thuật, Thiết kế thử nghiệm trong quá trình sản xuất sản phẩm của XN cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

-Được quyền đề xuất với các cấp lãnh đạo hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, chất lượng, Thiết kế thử nghiệm ngoài phạm vi.

2.Yêu cầu:

-Tốt nghiệp đại học chuyên nghành công nghệ.

-Có kinh nghiệm trong Ngành 5 năm.

-Am hiểu quy trình công nghệ sản xuất trong quy trình sản xuất của XN. Có khả năng phân tích, đánh giá và đề xuất các vấn đề liên quan đến công nghệ .

-Kiến thức: có kiến thức về quản lý.

-Kỹ năng thể chất và kỹ năng làm việc.

-Có sức khỏe tốt, chăm chỉ, sẵn sàng làm việc tăng ca khi có yêu cầu.