Hướng dẫn điền mô tả công việc trưởng nhóm kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc trưởng nhóm kinh doanh" (mã BH-TNKD) được thiết kế nhằm chuẩn hóa vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí trưởng nhóm kinh doanh trong phòng bán hàng. Tài liệu này giúp nhân viên mới hiểu rõ phạm vi công việc, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và xây dựng lộ trình thăng tiến. Ngoài ra, biểu mẫu còn là cơ sở để trưởng phòng bán hàng giao chỉ tiêu, giám sát và đào tạo đội ngũ kinh doanh một cách hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng phòng bán hàng hoặc cán bộ quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm soạn thảo, phối hợp với bộ phận nhân sự để đảm bảo tính chính xác. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng vị trí trưởng nhóm kinh doanh mới, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc hiện tại do thay đổi chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình đánh giá định kỳ hàng năm để đối chiếu với thực tế công việc của nhân viên đang đảm nhiệm.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Bộ phận / Phòng bán hàng: Ghi rõ tên phòng ban là "Phòng bán hàng". Đây là thông tin cố định, không thay đổi vì trưởng nhóm kinh doanh trực thuộc phòng bán hàng.
  2. Chức danh: Nhập chính xác "Trưởng nhóm kinh doanh". Không viết tắt hoặc thay đổi chức danh sang các tên gọi khác như "Trưởng nhóm sales" hay "Team leader".
  3. Mã công việc: Điền mã "BH-TNKD" theo quy định của công ty. Mã này dùng để tra cứu trong hệ thống nhân sự và bảng lương, cần đảm bảo không sai chính tả.
  4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng bán hàng" – đây là người mà trưởng nhóm kinh doanh sẽ báo cáo công việc trực tiếp. Không ghi tên cá nhân cụ thể vì biểu mẫu mang tính khung chung.
  5. 1. Trách nhiệm: Liệt kê tất cả các đầu mục trách nhiệm từ quản trị đội ngũ, đảm bảo doanh thu, phân loại khách hàng, tham dự hội thảo, báo cáo thông tin, tìm kiếm đại diện bán hàng mới, tiếp đãi khách hàng, công tác xa, phát hiện khách hàng tiềm năng, tiếp thị, tài chính, dịch vụ sản phẩm, theo dõi tiếp xúc khách hàng, lập kế hoạch kênh và xem xét hợp đồng. Mỗi trách nhiệm cần được mô tả ngắn gọn, đầy đủ ý.
  6. 2. Quyền hạn: Ghi rõ quyền đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phép nhân viên trực thuộc, và quyền tiếp nhận, điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng. Đây là phần quan trọng để xác định thẩm quyền của vị trí.
  7. 3. Báo cáo ủy quyền: Xác nhận báo cáo công việc trực tiếp cho trưởng phòng bán hàng. Khi vắng mặt, ủy quyền lại cho nhân viên trực thuộc. Cần ghi rõ điều kiện ủy quyền để tránh nhầm lẫn trong quản lý.
  8. 4. Tiêu chuẩn công việc: Điền các yêu cầu về trình độ học vấn (tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/marketing), kinh nghiệm thực tiễn (4 năm quản lý bộ phận kinh doanh, ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương), khả năng tiếng Anh (đọc hiểu và giao tiếp thông thường), và kỹ năng vi tính thành thạo.

Lưu ý quan trọng

  • Không bỏ sót bất kỳ mục nào trong biểu mẫu, đặc biệt là phần trách nhiệm và quyền hạn vì đây là cơ sở pháp lý cho công việc hàng ngày.
  • Mã công việc BH-TNKD phải được ghi chính xác, không viết hoa sai quy cách hoặc thêm ký tự đặc biệt.
  • Phần tiêu chuẩn công việc cần được cập nhật theo yêu cầu thực tế của công ty, ví dụ nếu có thay đổi về trình độ ngoại ngữ hoặc kỹ năng chuyên môn.
  • Khi điền trách nhiệm, cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ quản lý đội ngũ đến các nhiệm vụ cụ thể, giúp người đọc dễ theo dõi.
  • Biểu mẫu này nên được lưu trữ trong hệ thống quản lý nhân sự và công bố cho toàn bộ nhân viên trong phòng bán hàng biết để đảm bảo sự minh bạch.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "trưởng nhóm kinh doanh" và "trưởng phòng bán hàng" – đây là hai vị trí khác nhau về cấp bậc và quyền hạn, cần phân biệt rõ khi điền.
  • Bỏ sót các trách nhiệm quan trọng như "theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng" hoặc "lập kế hoạch hoạt động của cả kênh", dẫn đến thiếu cơ sở đánh giá hiệu suất.
  • Ghi thiếu hoặc sai quyền hạn về điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng, gây khó khăn khi cần thay đổi nhân sự đột xuất.
  • Không cập nhật tiêu chuẩn công việc khi công ty thay đổi yêu cầu về kinh nghiệm hoặc kỹ năng, dẫn đến tuyển dụng không phù hợp.
  • Viết tắt tên phòng ban hoặc chức danh, ví dụ "PBH" thay vì "Phòng bán hàng", làm mất tính chuyên nghiệp và khó tra cứu.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG NHÓM KINH DOANH

Bộ phận

Phòng bán hàng

Chức danh

Trưởng nhóm kinh doanh

Mã công việc

BH-TNKD

Cán bộ quản lý trực tiếp

Trưởng phòng bán hàng

1.Trách nhiệm:

-Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.

-Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.

-Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.

-Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

-Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.

-Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng.

-Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis.

-Công tác xa Qua đêm trên đường đi công tác xa.

-Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.

-Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với cá nhân viên chào hàng.

-Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty.

-Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố.

-Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.

-Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.

-Xem xét các hợp đồng bán sỉ từ nhân viên kinh doanh, kiểm tra khả năng thực hiện, báo cáo Trưởng phòng bán hàng có ý kiến để trình ban giám đốc duyệt hợp đồng bán hàng. Trường hợp hợp đồng được duyệt thì tổ chức thực hiện (giao cho nhân viên bán hàng tổ chức thực hiện), theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

2.Quyền hạn:

-Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc.

-Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng.

3.Báo cáo uỷ quyền:  Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng bán hàng, vắng mắt thì uỷ quyền lại cho nhân viên trực thuộc.

4.Tiêu chuẩn công việc:

-Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh / marketing

-Đã qua công tác thực tiễn quản lý bộ phận kinh doanh trong 4 năm trở lên, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trì tương đương.

-Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.

-Sử dụng thành thạo vi tính.