Mô tả công việc nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Bảng mô tả công việc nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu (XNK) được sử dụng để xác định rõ các nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu về trình độ và kỹ năng cần thiết cho vị trí này. Mục tiêu chính là giúp công ty tuyển dụng đúng người, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong bộ phận giao nhận XNK.

Ai điền và khi nào

Bảng mô tả công việc này thường do bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp của vị trí (trưởng phòng giao nhận) thực hiện. Việc điền biểu mẫu nên được thực hiện khi có thay đổi về chức danh, nhiệm vụ hoặc khi tuyển dụng nhân viên mới để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong công tác quản lý nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận mà nhân viên làm việc, ví dụ: Phòng giao nhận.
Chức danh: Ghi rõ chức danh cụ thể của vị trí, ví dụ: Nhân viên giao nhận XNK.
Mã công việc: Mã định danh duy nhất cho vị trí, ví dụ: GN-XNK.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tên người quản lý trực tiếp, ví dụ: Trưởng phòng giao nhận.
Nhiệm vụ, quyền hạn: Liệt kê các công việc cụ thể như tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, lập tờ khai hải quan, khai báo hải quan, kiểm hoá, thông quan hàng hóa, lưu trữ tờ khai, lập phiếu nhập kho, lập chứng từ thanh toán, chuyển thông báo thuế, thực hiện 5S, tổng kết hồ sơ lưu trữ, nghiên cứu pháp lý, họp đánh giá công việc.
Yêu cầu: Ghi rõ trình độ chuyên môn (nghiệp vụ ngoại thương XNK), kiến thức (am hiểu giao nhận XNK), kỹ năng (hoạt động độc lập, ứng xử nhanh, nhạy bén, làm việc dưới áp lực), và tố chất (nhẫn nại, trung thực, phẩm chất tốt).

Lưu ý quan trọng

Đảm bảo thông tin trong bảng mô tả công việc phản ánh đúng thực tế công việc tại vị trí.
Các nhiệm vụ và quyền hạn cần được cập nhật thường xuyên nếu có thay đổi trong quy trình làm việc.
Phải có sự đồng thuận giữa quản lý trực tiếp và nhân viên khi hoàn thành bảng mô tả công việc.
Đảm bảo các yêu cầu về trình độ và kỹ năng phù hợp với thực tế công việc và năng lực của nhân viên.

Lỗi thường gặp

Viết mô tả công việc quá chung chung, không cụ thể, khiến nhân viên không hiểu rõ vai trò thực tế.
Không cập nhật lại mô tả công việc khi có thay đổi trong quy trình làm việc hoặc chức danh.
Quên ghi rõ mã công việc hoặc tên bộ phận, gây khó khăn trong việc tra cứu và quản lý.
Không nêu rõ các yêu cầu về kỹ năng và tố chất, dẫn đến việc tuyển dụng không đúng người.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN GIAO NHẬN XNK

Bộ phận	Phòng giao nhận
Chức danh	Nhân viên giao nhận XNK
Mã công việc	GN-XNK
Cán bộ quản lý trực tiếp	Trưởng phòng giao nhận

1.Nhiệm vụ, quyền hạn:

-Tiếp nhận chứng từ các đơn vị kinh doanh-xuất nhập khẩu => Kiểm tra => Lập tờ khai hải quan => Đóng dấu và sắp xếp chứng từ => Nhận lệnh giao hàng (D/O) => Khai báo hải quan => Kiểm hoá tại cửa khẩu => Thông quan hàng hóa.

-Tiếp nhận mail từ các đơn vị thông qua trưởng đơn vị về chứng từ nhập cũng như, lịch xuất hàng cho các ngày hôm sau.

-Lưu trữ tờ khai xuất nhập.

-Lập phiếu nhập kho cho các đơn vị nhận hàng.

-Lập chứng từ thanh toán.

-Chuyển các thông báo thuế và theo dõi hạn nộp thuế tại Phong Kế Toán Tài Chánh.

-Thực hiện công tác 5 S.

-Tổng kết hồ sơ lưu trư.

-Nghiên cứu, cập nhật văn bản pháp quy của Cơ quan Hải Quan và Thuế để phục vụ tốt công tác.

-Họp hàng tháng để đánh giá công tác đã thực hiện, phát huy các ưu điểm và hạn chế, khắc phục tối đa các nhược điểm.

2.Yêu cầu:

-Trình độ chuyên môn: Nghiệp vụ ngoại thương XNK.

-Kiến thức: Am hiểu nghiệp vụ giao nhận XNK.

-Kỹ năng: Hoạt động độc lập,ứng xử nhanh khi xảy ra tình huống, nhạy bén trong công việc, làm việc trong môi trường áp lực cao.

-Tố chất: Nhẫn nại, có phẩm chất tốt và có tính trung thực vì luôn tiếp cận với hàng - tiền mỗi ngày.