BM.23
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)
Thời gian của Phông (khối) tài liệu
I. Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị
1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị:
Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
2. Số lượng:
Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là ... mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là ….mét; số lượng tài liệu loại ra ... mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là...%.
3. Thời gian:
Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
II. Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm:
- Tài liệu hết thời hạn bảo quản;
- Tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng;
- Tài liệu bị rách nát không khôi phục được;
- Tư liệu tham khảo, bản chụp ...không có giá trị sử dụng.
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?
……, ngày... tháng... .năm 20... |
DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI/HẾT GIÁ TRỊ
Phông/Khối tài liệu:
Bó/gói số | Tập số | Tiêu đê tập tài liệu | Lý do loại, hủy | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) |
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2) : Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.