Quyết định 657/QĐ-UBND năm 2021 về Quy chế lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính và con dấu thứ hai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hậu Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ LƯU TRỮ HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ CON DẤU THỨ HAI TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH HẬU GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 1496/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang về thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hậu Giang;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính và con dấu thứ hai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hậu Giang.

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3.Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hậu Giang và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

LƯU TRỮ HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ CON DẤU THỨ HAI TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số   ...../QĐ-UBND ngày..... tháng .... năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về công tác lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) và quản lý, sử dụng con dấu thứ hai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh (Trung tâm).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng cho các sở, ban, ngành có thực hiện giải quyết TTHC tại Trung tâm và tất cả công chức, viên chức (CCVC) đang làm việc tại Trung tâm.

Chương II

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU THỨ HAI

Điều 3. Quản lý và sử dụng con dấu thứ hai

1. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm phân công CCVC biệt phái quản lý, sử dụng con dấu thứ hai tại Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

2. Con dấu phải được quản lý, cất giữ tại phòng làm việc ở Trung tâm; CCVC biệt phái được phân công đóng dấu không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu hoặc tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có sự chỉ đạo bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị chủ quản hoặc người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của cơ quan phải lập thành biên bản.

3. Chỉ đóng dấu đối với văn bản liên quan đến việc giải quyết TTHC của các sở, ban, ngành tại Trung tâm.

4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

5. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.

6. Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, các bản sao có chữ ký không rõ ràng.

7. Tuân thủ các quy định của pháp luật về đóng dấu văn bản.

Chương III

LƯU TRỮ HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 4. Nội dung và yêu cầu đối với hồ sơ

1. Nội dung việc lập hồ sơ: dựa vào Danh mục hồ sơ yêu cầu của TTHC, CCVC biệt phái lập hồ sơ công việc gồm các bước sau:

a) Mở hồ sơ.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ.

c) Kết thúc hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng với yêu cầu của TTHC.

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Hồ sơ lưu trữ phải được đảm bảo an toàn.

d) Chỉ lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc giải quyết TTHC của các sở, ban ngành tại Trung tâm.

3. Lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC điện tử

Hồ sơ, kết quả điện tử được lưu trữ trên Hệ thống Một cửa điện tử tỉnh. Việc lưu trữ hồ sơ, kết quả điện tử có giá trị pháp lý như lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC dạng văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định.

Điều 5. Thời hạn và thủ tục bàn giao hồ sơ về sở, ban, ngành

1. Tùy theo số lượng hồ sơ và điều kiện cơ sở vật chất tại Trung tâm, CCVC biệt phái có thể chuyển hồ sơ lưu trữ về cơ quan chủ quản theo thời gian phù hợp. Khi CCVC biệt phái được điều động, bố trí công tác khác thì phải tiến hành bàn giao con dấu, hồ sơ lưu trữ theo quy định.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành chủ trì, phối hợp với Trung tâm chỉ đạo tổ chức việc bàn giao hồ sơ, tài liệu; thủ tục bàn giao phải lập bằng văn bản và được xác nhận của Thủ trưởng đơn vị.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 6. Trách nhiệm thi hành

1. CCVC biệt phái làm việc tại Trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành có trách nhiệm tổ chức quán triệt, kiểm tra, đôn đốc để CCVC biệt phái làm việc tại Trung tâm thực hiện nghiêm Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, kịp thời phản ánh về Trung tâm để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết.

3. Trung tâm chịu trách nhiệm theo dõi việc chấp hành Quy chế này; tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết kịp thời trong quá trình triển khai thực hiện./.