QUY ÑÒNH
HOÄI NHAÄP MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC
I. MUÏC ÑÍCH:
- Xaùc ñònh roõ traùch nhieäm, quyeàn haïn Phong Nhaân Söï vaø caùc Tröôûng Ñôn Vò ñoái vôùi CBCNV môùi.
- Giuùp cho CBCNV taân tuyeån hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc cuûa Coâng ty vaø nhanh choùng naém baét coâng vieäc môùi.
- Giuùp cho caùc ñôn vò coù khaû naêng thieát keá moät chöông trình hoäi nhaäp vaøo moâi tröôøng laøm vieäc vöøa hoaøn chænh veà noäi dung, vöøa phuø hôïp vôùi ñieàu kieän SXKD thöïc teá cuûa Coâng ty/Ñôn vò cuõng nhö trình ñoä cuûa CBCNV môùi.
II. TIEÁN TRÌNH HOÄI NHAÄP MOÂI TRÖÔØNG LAØM VIEÄC:
2.1 Ñoái töôïng - Phaïm vi aùp duïng:
- Ñoái töôïng: Taát caû CBCNV môùi tuyeån khoâng phaân bieät daïng hôïp ñoàng lao ñoäng, vò trí tuyeån duïng, tuoåi taùc, giôùi tính, nôi laøm vieäc, ñaõ töøng laøm vieäc taïi Coâng ty hay chöa ñeàu thuoäc ñoái töôïng aùp duïng cuûa qui ñònh naøy.
- Phaïm vi aùp duïng: Qui ñònh naøy coù giaù trò aùp duïng trong taát caû caùc ñôn vò: trong Coâng ty bao goàm caû caùc chi nhaùnh, ñôn vò ñoùng taïi caùc tænh, thaønh phoá khaùc.
2.2 Traùch nhieäm thöïc hieän:
- Phong NS: thöïc hieän ñoái vôùi CBQL caáp Tröôûng/Phoù ñôn vò tröïc thuoäc Coâng ty, Giaùm ñoác vaø CBCNV khaùc tröïc thuoäc khoái caùc Phoøng Coâng ty.
- Caùc Ngaønh: PNS Ngaønh thöïc hieän ñoái vôùi CBQL caáp Phoù Giaùm ñoác XN, Phoù Phoøng tröïc thuoäc Ngaønh, Quaûn ñoác Xöôûng tröïc thuoäc Ngaønh, Tröôûng/Phoù Phoøng tröïc thuoäc Xí Nghieäp vaø CBCNV caùc Phoøng tröïc thuoäc Ngaønh khoâng thuoäc ñoái töôïng neâu treân.
- CBCNV khaùc taïi töøng Xí Nghieäp do PNV Xí Nghieäp thöïc hieän.
2.3 Tieán trình hoäi nhaäp:
Tieán trình hoäi nhaäp ñöôïc baét ñaàu keå töø khi quyeát ñònh tuyeån duïng ñöôïc pheâ duyeät vaø keùo daøi töø 3-6 thaùng, tuøy theo ñoái töôïng (CBQL, CBÑH: 6 thaùng; CNV khaùc: 3 thaùng)
Quaù trình hoäi nhaäp goàm caùc giai ñoaïn sau:
2.3.1 Giai ñoaïn chuaån bò tröôùc khi CBCNV ñeán nhaän vieäc:
Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm thoâng baùo trong toaøn ñôn vò veà thôøi ñieåm CBCNV môùi ñeán nhaän vieäc vaø coâng vieäc cuûa CBCNV ñoù. Ngoaøi vieäc yeâu caàu toaøn theå CBCNV trong ñôn vò hoan ngheânh vaø giuùp ñôõ CBCNV môùi, Tröôûng Ñôn vò coøn coù traùch nhieäm chæ ñònh moät ngöôøi ñoàng nghieäp vôùi nhaân vieân môùi laøm nhieäm vuï höôùng daãn trong suoát tuaàn leã ñaàu tieân.
Caùc coâng vieäc caàn thöïc hieän trong giai ñoaïn naøy goàm:
- Chuaån bò Baûng Moâ Taû Coâng Vieäc.
- Chuaån bò Chöông Trình Thöû Vieäc.
- Chuaån bò caùc phöông tieän cho nhaân vieân môùi.
- Thôøi gian bieåu cho tuaàn leã laøm vieäc ñaàu tieân.
- Baûng giôùi thieäu toùm taét veà ñôn vò.
- Caùc taøi lieäu veà ñôn vò caàn thieát ñeå CBCNV môùi ñoïc trong 2-3 ngaøy ñaàu tieân.
2.3.2 Giai ñoaïn huaán luyeän:
a.) Traùch nhieäm cuûa boä phaän nhaân söï:
Höôùng daãn hoäi nhaäp ñoái vôùi nhaân vieân môùi (Bieåu maãu Höôùng daãn hoäi nhaäp), noäi dung höôùng daãn:
- Hoaøn chænh caùc thuû tuïc giaáy tôø caàn thieát.
- Quaù trình hình thaønh vaø phaùt trieån coâng ty.
- Sô ñoà toå chöùc coâng ty/ ñôn vò vaø giaûi thích caùc moái quan heä trong sô ñoà.
- Noäi quy lao ñoäng Coâng ty vaø ñôn vò.
- Chính saùch vaø thuû tuïc coâng ty veà HÑLÑ, HÑTV, thuû tuïc thöû vieäc vaø ñaùnh giaù thöû vieäc.
- Caùc chính saùch vaø thuû tuïc nhaân söï.
- Chính saùch/caùc qui ñònh veà khoaùn löông/phaân phoái tieàn löông cuûa Coâng ty/ñôn vò, cheá ñoä löông boång, khen thöôûng, phuï caáp, trôï caáp, phuùc lôïi.
- Qui ñònh veà ñi coâng taùc vaø thanh toaùn coâng taùc phí.
- Qui ñònh söû suïng vaên phoøng phaåm, maùy fax.
- Qui ñònh veà ATLÑ, BHLÑ, VSLÑ.
q Tuaàn leã ñaàu tieân hoäi nhaäp:
Ñeå giaûm bôùt lo aâu cuûa nhaân vieân môùi trong ngaøy laøm vieäc ñaàu tieân, Tröôûng Ñôn vò coù traùch nhieäm taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thaân thieän. Nhöõng vieäc Tröôûng Ñôn vò coù traùch nhieäm thöïc hieän trong ngaøy laøm vieäc ñaàu tieân cuûa nhaân vieân môùi bao goàm:
- Noùi lôøi chaøo möøng vaø thaûo luaän vôùi hoï veà keá hoaïch ngaøy laøm vieäc ñaàu tieân.
- Ñöa nhaân vieân môùi ñeán nôi laøm vieäc cuûa hoï.
- Ñöa nhaân vieân môùi ñi tham quan toaøn ñôn vò vaø caùc nôi laøm vieäc lieân quan ñoàng thôøi giôùi thieäu hoï vôùi caùc nhaân vieân khaùc.
- Giao baûng moâ taû coâng vieäc cho nhaân vieân môùi vaø giaûi thích cho hoï caùc coâng vieäc ñöôïc ghi trong baûng moâ taû coâng vieäc.
- Giôùi thieäu vaø höôùng daãn caùc chính saùch, thuû tuïc cuûa caùc ñôn vò bao goàm:
+ Qui ñònh veà hoäi hoïp.
+ Qui ñònh veà traùch nhieäm CBCNV.
+ Trieát lyù phuïc vuï khaùch haøng cuûa ñôn vò.
+ Qui ñònh veà baûo maät thoâng tin.
+ …
- Xaây döïng phöông aùn ñaøo taïo, hoã trôï caàn thieát.
- Taïo moái quan heä phoái hôïp giöõa CBCNV cuõ vaø CBCNV môùi.
- Giôùi thieäu nhaân vieân môùi vôùi ngöôøi baïn ñoàng nghieäp chòu traùch nhieäm höôùng daãn trong tuaàn leã ñaàu tieân, bao goàm caùc coâng vieäc:
+ Höôùng daãn söû duïng caùc thieát bò maùy tính phuïc vuï cho coâng vieäc.
+ Höôùng daãn caùch söû duïng ñieän thoaïi, email, Internet, caùc phaàn meàm lieân quan coâng vieäc (neáu coù).
+ Qui ñònh veà quaûn lyù vaø söû duïng taøi lieäu, hoà sô ñôn vò.
+ Qui ñònh veà thôøi gian laøm vieäc.
+ Chæ daãn vò trí caùc nhaø veä sinh, nôi nghæ giaûi lao, nhaø aên giöõa ca, nôi ñeå xe.
+ Giao soå tay nhaân vieân, chìa khoaù, duïng cuï, phöông tieän laøm vieäc caàn thieát cho coâng vieäc cuûa hoï.
+ Höôùng daãn nhaân vieân môùi ñi aên tröa.
q Giai ñoaïn huaán luyeän chuyeân moân:
Giai ñoaïn naøy baét ñaàu töø tuaàn leã thöù 2 cho ñeán khi keát thuùc tieán trình hoäi nhaäp moâi tröôøng laøm vieäc. Caùc coâng vieäc ñöôïc tieán haønh trong giai ñoaïn naøy bao goàm:
- Tröôûng ñôn vò giao chöông trình thöû vieäc vaø höôùng daãn phöông phaùp thöïc hieän caùc coâng vieäc trong chöông trình thöû vieäc.
- Tröôûng ñôn vò giaûi thích chi tieát veà coâng vieäc döïa vaøo baûn MTCV, höôùng daãn caùch thöùc thöïc hieän bao goàm caû caùc moái quan heä vôùi coâng vieäc, ñoàng nghieäp khaùc vaø chæ roõ muïc tieâu maø ñôn vò kyø voïng ôû nhaân söï môùi.
- Trong thôøi gian thöû vieäc, Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm gaëp gôõ nhaân vieân môùi ít nhaát 2 giôø/tuaàn ñeå thaûo luaän veà caùc vaán ñeà khoù khaên thöôøng leä cuûa coâng vieäc vaø caùch thöùc traùnh hoaëc vöôït qua caùc vaán ñeà ñoù.
- Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm cöû CBCNV coù kinh nghieäm theo doõi vaø höôùng daãn nhaân vieân trong suoát thôøi gian hoäi nhaäp:
+ Thöïc hieän caùc nhieäm vuï coâng vieäc cuï theå.
+ Caùch thöùc kieåm tra coâng cuï laøm vieäc, nhaän duïng cuï, vaät tö, hoà sô, taøi lieäu.
+ Caùch thöùc söû duïng caùc phöông tieän BHLÑ, ATLÑ, phoøng ngöøa cuõng nhö töôøng trình caùc söï coá tai naïn taïi nôi laøm vieäc.
- Boá trí saép xeáp caùc khoùa ñaøo taïo theo phöông aùn ñaøo taïo ñaõ xaây döïng.
III. ÑAÙNH GIAÙ TRONG QUAÙ TRÌNH HOÄI NHAÄP:
3.1 Ñoái töôïng - Phaïm vi aùp duïng:
- Ñoái töôïng: Taát caû CBCNV taân tuyeån töø Tröôûng/Phoù Phoøng tröïc thuoäc Xí Nghieäp trôû leân vaø CBCNV trình ñoä ñaïi hoïc.
- Phaïm vi aùp duïng: Qui ñònh naøy coù giaù trò aùp duïng trong taát caû caùc ñôn vò: Ngaønh, Phòng Phoøng Coâng ty bao goàm caû caùc chi nhaùnh, ñôn vò ñoùng taïi caùc tænh, thaønh phoá khaùc.
3.2 Traùch nhieäm thöïc hieän:
- Phòng NS keát hôïp vôùi Tröôûng Ñôn vò: thöïc hieän ñoái vôùi CBQL caáp Tröôûng/Phoù ñôn vò tröïc thuoäc Coâng ty, Giaùm ñoác Xí Nghieäp, Tröôûng Phoøng tröïc thuoäc Ngaønh vaø CBCNV khaùc tröïc thuoäc khoái caùc Phòng, Phoøng, chi nhaùnh Coâng ty.
- Caùc Ngaønh: thöïc hieän ñaùnh giaù vôùi ñoái töôïng CBQL caáp Phoù Giaùm ñoác XN, Phoù Phoøng tröïc thuoäc Ngaønh, Quaûn ñoác Xöôûng tröïc thuoäc Ngaønh vaø CBCNV trình ñoä ñaïi hoïc caùc Phoøng tröïc thuoäc Ngaønh.
- Caùc Xí Nghieäp: thöïc hieän ñaùnh giaù Tröôûng/Phoù Phoøng tröïc thuoäc Xí Nghieäp vaø CBCNV trình ñoä ñaïi hoïc.
3.3 Ñaùnh giaù trong thôøi gian hoäi nhaäp:
Trong thôøi gian thöû vieäc ñònh kyø 02 tuaàn/laàn, Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm thöïc hieän ñaùnh giaù, nhaän xeùt quaù trình laøm vieäc, taùc phong vaø ñeà ra keá hoaïch laøm vieäc cuûa 02 tuaàn tieáp theo cho ñeán khi keát thuùc thôøi gian thöû vieäc (theo bieåu maãu ñaùnh giaù hoäi nhaäp ñính keøm)
- Cuoái thôøi gian thöû vieäc: Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm ñaùnh giaù keát quaû thöû vieäc vôùi caùc noäi dung sau:
+ Keát quaû thöïc hieän chöông trình thöû vieäc.
+ Söï chaáp haønh noäi qui, kyû luaät cuûa coâng ty.
+ Tröôûng ñôn vò phaûi maïnh daïn ñeà xuaát ruùt ngaén thôøi gian thöû vieäc vôùi nhaân vieân coù naêng löïc, nhieàu trieån voïng vaø ñeà xuaát chaát döùt thôøi gian thöû vieäc tröôùc thôøi haïn neáu keát quaû coâng vieäc hoaëc tính caùch, toá chaát cuûa nhaân vieân khoâng phuø hôïp yeâu caàu coâng vieäc.
- Trong thôøi gian hoäi nhaäp (keå töø khi keát thuùc thöû vieäc), ñònh kyø haøng thaùng Tröôûng ñôn vò tieáp tuïc thöïc hieän ñaùnh giaù trong thôøi haïn: 06 thaùng ñoái vôùi CBQL, 03 thaùng ñoái vôùi nhaân vieân trình ñoä CÑ trôû leân; noäi dung ñaùnh giaù:
+ Keát quaû coâng vieäc ñaõ thöïc hieän trong suoát thôøi gian hoäi nhaäp.
+ Khaû naêng thöïc hieän caùc coâng vieäc trong baûng MTCV.
+ Möùc ñoä am hieåu caùc quy ñònh, noäi quy coâng ty.
IV. TRAÙCH NHIEÄM VAØ QUYEÀN HAÏN TRONG VIEÄC CHUAÅN BÒ PHÖÔNG TIEÄN LAØM VIEÄC CHO CBCNV:
4.1 Tröôûng Ñôn vò:
- Tröôùc khi CBCNV môùi ñeán nhaän vieäc ít nhaát 01 ngaøy, Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm laäp baûng danh muïc caùc phöông tieän laøm vieäc caàn thieát ñeå CBCNV môùi coù theå hoaøn thaønh nhöõng nhieäm vuï ñöôïc quy ñònh trong baûng MTCV, tröôøng hôïp ñôn vò chöa coù saün phöông tieän laøm vieäc (nhö yeâu caàu), Tröôûng ñôn vò phaûi laäp phieáu ñeà nghò cung caáp göûi ñeán caùc ñôn vò coù traùch nhieäm lieân quan ñeå thöïc hieän.
- Toå chöùc kieåm tra tình traïng cuûa caùc phöông tieän laøm vieäc noùi treân vaø taäp keát taïi nôi laøm vieäc trong ngaøy laøm vieäc ñaàu tieân cuûa CBCNV môùi. Tröôøng hôïp coù phöông tieän duøng chung, Tröôûng ñôn vò phaûi chæ ñònh roõ phöông tieän duøng chung ñoù bao goàm caû vò trí ñaët, caát giöõ chuùng.
4.2 Tröôûng Phòng Nhaân Söï:
Traùch nhieäm, quyeàn haïn cuûa Tröôûng Phòng NS trong vieäc chuaån bò phöông tieän laøm vieäc ñoái vôùi ñoái töôïng laø CBQL tröïc thuoäc Coâng ty ñöôïc quy ñònh nhö sau:
- Tröôûng Phòng NS coù traùch nhieäm theo doõi, ñoân ñoác caùc ñôn vò lieân quan trong vieäc chuaån bò/cung öùng caùc phöông tieän laøm vieäc vaø kieåm tra laàn cuoái tröôùc khi nhaân söï môùi ñeán nhaän vieäc.
- Neáu nhaän thaáy vieäc chuaån bò chöa toát coù theå aûnh höôûng ñeán khaû naêng hoäi nhaäp cuûa nhaân söï môùi, Tröôûng Phòng NS coù quyeàn dôøi thôøi ñieåm môøi nhaän vieäc ñeán 7 ngaøy vaø Tröôûng ñôn vò lieân quan phaûi hoaøn toaøn chòu traùch nhieäm veà haäu quaû vieäc chaäm treå naøy (neáu coù).
- Ñeå coù theå giaûi quyeát kòp thôøi vieäc chuaån bò caùc phöông tieän laøm vieäc caàn thieát cho nhaân söï môùi, Tröôûng Phòng NS coù quyeàn:
+ Huy ñoäng nhaân söï caùc ñôn vò (thoâng qua Tröôûng ñôn vò) coù chöùc naêng veà söûa chöõa ñieän, vi tính, maïng, maùy vaên phoøng... ñeå thöïc hieän caùc coâng vieäc nhaèm chuaån bò phöông tieän laøm vieâc cho nhaân vieân môùi.
+ TUN.TGÑ pheâ duyeät caùc phieáu ñeà xuaát mua saém/söûa chöõa phöông tieän laøm vieäc vôùi möùc töông ñöông töø 1.000.000ñoàng/ngöôøi trôû xuoáng: aùp duïng trong tröôøng hôïp chuaån bò phöông tieän laøm vieäc cho CBQL.
+ Tröôûng Phòng NS chòu traùch nhieäm tröôùc TGÑ neáu nhaân söï môùi vaøo laøm vieäc maø thieáu caùc phöông tieän laøm vieäc caàn thieát theo yeâu caàu coâng vieäc.
4.3 Traùch nhieäm kieåm tra:
- Phòng NS coù traùch nhieäm kieåm tra, giaùm saùt vieäc thöïc hieän qui ñònh naøy.
- Caên cöù vaøo traùch nhieäm thöïc hieän ñöôïc quy ñònh taïi muïc 3.3 cuûa quy ñònh naøy, caùc ñôn vò coù traùch nhieäm theo doõi quaù trình hoäi nhaäp cuûa CBCNV taân tuyeån:
+ Gaëp gôõ trao ñoåi vôùi CBNV môùi vaø Tröôûng ñôn vò cuûa hoï ít nhaát 1 thaùng/ laàn ñeå naém baét tình hình hoäi nhaäp; caùc khoù khaên vöôùng maéc, taâm tö nguyeän voïng cuûa CBNV taân tuyeån.
+ Hoã trôï hoï giaûi quyeát caùc khoù khaên. Neáu vöôït quaù thaåm quyeàn baùo caùo caáp treân xem xeùt giaûi quyeát.
+ Tìm hieåu, ñoäng vieân vaø coù bieän phaùp phuø hôïp ñoái vôùi caùc tröôøng hôïp khoù hoäi nhaäp, dao ñoäng tö töôûng.
- Qui ñònh naøy coù giaù trò aùp duïng keå töø ngaøy Phòng haønh coù hieäu löïc. Moïi qui ñònh tröôùc ñaây traùi vôùi qui ñònh naøy seõ khoâng coù giaù trò thöïc hieän.
- Tröôûng Phòng Nhaân söï vaø caùc Tröôûng ñôn vò tröïc thuoäc Coâng ty coù traùch nhieäm phoå bieán vaø höôùng daãn cho toaøn theå CBCNV bieát vaø thöïc hieän ñuùng qui ñònh naøy.
- Trong quaù trình thöïc hieän, neáu coù khoù khaên vöôùng maéc caùc Tröôûng ñôn vò coù traùch nhieäm baùo caùo cho Phòng NS höôùng daãn giaûi quyeát hoaëc nghieân cöùu ñeà xuaát TGÑ boå sung, hieäu chænh quy ñònh cho phuø hôïp.
Bieåu maãu ñính keøm:
Form 01 Chuong trinh thu viec
Form 02 Huong dan nhan viec
Form 03 Danh gia hoi nhap