BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

I. THÔNG TIN CHUNG:

1. Tên chức danh: Nhân viên tổng hợp

2. Mã chức danh: PPTNL-06

3. Đơn vị công tác: Phòng PTNL

4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng Phòng PTNL

5. Địa chỉ nơi làm việc: TP.HCM

II. QUYỀN HẠN:

1. Quyền hạn trực tiếp:

- Yêu cầu nhân viên phát hành văn bản của PHC ban hành văn bản đúng hạn quy định

- Yêu cầu NV Phòng PTNL cung cấp thông tin về xin nghỉ phép, ốm, công tác, v.v..

- Yêu cầu Phòng KTTC  giao tiền thưởng, bồi dưỡng theo quyết định trong vòng 4 giờ làm việc kể từ lúc quyết định được ban hành.

- Yêu cầu NV PPTNL khi ban hành tài liệu phải theo dõi lấy ký mã hiệu theo thứ tự trong file lưu tài liệu Iso.

- Yêu cầu XN cung cấp các quyềt định bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm chậm nhất trong vòng 8giờ làm việc kể từ khi quyết định được duyệt.

- Yêu cầu PĐS cho mượn phòng theo quy định để tổ chức phỏng vấn, thi tuyển, hướng dẫn hội nhập…

- Yêu cầu P. Bảo vệ, tiếp tân giao hồ sơ đầy đủ của các ứng viên.

- Được quyền gọi điện thoại ngoài để liên lạc ứng viên

- Được cấp quyền truy cập internet.

- Được quyền sàng lọc, loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn tuyển dụng : vị trí từ trung cấp trở xuống

2. Quyền hạn gián tiếp:

- Đề xuất thay đổi, hủy bỏ các thủ tục không hợp lý hoặc bổ sung các quy định, thủ tục cần thiết cho công tác.

- Đề xuất trang bị các phương tiện cần thiết cho công việc.

IV. NHIỆM VỤ:

1. Nhiệm vụ hàng ngày

- Lập các quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động, cơ cấu tổ chức… theo phạm vi được phân cấp.

-  Chấm công, cập nhật, theo dõi thời gian ra vào cổng của CBQL,…

- Cập nhật danh sách CBQL, gửi mail chúc mừng sinh nhật CBQL. Từ cấp Trưởng/ Phó Phòng thuộc khối Phòng cty và Giám đốc/ Phó GĐ thuộc XN trở lên.

- Cập nhật theo dõi, công tác ISO của Phòng, ban hành văn bản đến các đơn vị liên quan.

- Lập thủ tục thanh toán tiền thưởng, tiền bồi dưỡng và trao trực tiếp cho cá nhân theo quyết định đã được duyệt.

- Giao nhận các hồ sơ, tài liệu của Phòng theo nhiệm vụ được phân công.

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Phòng.

- Lập danh sách, mời ứng viên phỏng vấn, nhận việc đúng thời hạn.

- Cập nhật, lọc hồ sơ các ứng viên từ trình độ trung cấp trở xuống.

- In hồ sơ ứng viên trực tiếp trên mạng

- Nhận hồ sơ từ bảo vệ, tiếp tân.

- Chuẩn bị phòng, phương tiện cần thiết để tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

- Mời  ứng viên (có trình độ từ Cao đẳng trở xuống) đến kiểm tra.,phỏng vấn.

- Photo đơn dự tuyển gửi trước 1 ngày cho đơn vị liên quan.

- Thông tin nhận việc, hướng dẫn nhân viên tân tuyển ( có trình độ từ Trung cấp trở xuống) hội nhập theo quy định.

- Gửi thư cảm ơn cho các ứng viên không được tuyển chọn

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng Phòng chỉ đạo.

2. Nhiệm vụ hàng tháng

- Tổng hợp, đăng ký, nhận VPP của Phòng vào định kỳ hàng tháng và các vât tư VPP phát sinh ( khi có chỉ đạo của TP).

- Theo dõi, thống kê các chi phí vật tư , VPP, photo , điện thoại sử dụng thực tế ; kiểm tra xác nhận chi phí sử dụng của Phòng PTNL do đơn vị chức năng thống kê.

- Chấm công cho CBCNV trong Phòng.

3. Nhiệm vụ hàng quý

- Báo cáo tình hình khen thưởng, kỷ luật vào ngày 05 hàng quý.

- Báo cáo tình hình ra vào cổng của CBQL vào ngày 05 hàng quý.

- Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí khoán của Phòng theo từng hạn mục vào ngày 05 hàng quý.

4. Nhiệm vụ hàng năm :

- Báo cáo quyết toán kinh phí sử dụng trong năm theo thời hạn Phòng KTTC yêu cầu

- Tham gia lập kế hoạch kinh phí khoán năm sau.

V. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC:

1. Làm việc tại văn phòng: 8giờ/ngày

2. Làm việc tại nơi khác: không có

VI. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Phạm vi		Cá nhân, đơn vị có quan hệ	Mục đích quan hệ	Thời điểm quan hệ
Nội bộ	Bên ngoài
X		Trưởng Phòng PTNL	- Tiếp nhận chỉ đạo và giao nhiệm vụ của TP	Hàng ngày
			- Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng Phòng	Theo yêu cầu
X		Phòng HC	-Liên hệ lấy số CV, trình ký, - Phát hành văn bản qua mail, - Mượn phòng để phỏng vấn….….	Khi có phát sinh
X		Phòng LĐTL	- Liên hệ hỏi tên, chức vụ, MNV của CBCNV.	Khi có phát sinh
X		Phòng Vật tư	- Liên hệ đăng ký và nhận VPP, - lập danh sách các ứng viên ra vào cổng khi tham dự phỏng vấn cho bảo vệ.	Khi có phát sinh, hàng tháng
X		Phòng Kế toán	-Làm thủ tục nhận tiền (phát thưởng). - Xác nhận kinh phí hàng tháng, quý…	Khi có phát sinh, hàng tháng, quý
X		Các XNSX	-Liên hệ nhận các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm. -giao nhận công văn….	Khi có phát sinh
X		Các đơn vị thuộc khối Phòng công ty	-Thu thập thông tin liên quan đến tuyển dụng. - Mời tham dự phỏng vấn, - Phát tiền thưởng cho các cá nhân - giao nhận công văn…	Khi có phát sinh
	x	Ứng viên	- Liên hệ để nhận hồ sơ , phỏng vấn….	Khi có phát sinh

VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:

- Máy vi tính có cài đặt các phần mềm tin học văn phòng, điện thoại bàn

- Tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có khóa.

- Bàn, ghế làm việc.

- Các quy định, thủ tục hướng dẫn soạn thảo quyết định, phát hành văn bản.

VIII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH:

1. Trình độ chuyên môn: trung cấp nghiệp vụ các ngành văn thư, kế toán , kinh tế
2. Kiến thức: soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ, thống kê…
3. Kỹ năng: sử dụng tốt tin học văn phòng, internet, e-mail…
4. Tố chất: siêng năng, cẩn thận, kín đáo.