BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. THÔNG TIN CHUNG :
1.Tên chức danh : Nhân viên giao dịch
2. Mã chức danh : 02/PXK/GD
3.Đơn vị công tác : Phòng Xuất Khẩu
4. Địa chỉ nơi làm việc : TPHCM
II. Quyền hạn:
- Quyền hạn trực tiếp
· Chào giá cho khách hàng, sau khi giá đã được phê duyệt .
· Giao dịch với khách về đơn hàng phụ trách, lập ĐĐH để triển khai cho sản xuất
· Theo dõi, kiểm tra tình hình sản xuất các đơn hàng phụ trách.
· Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin liên quan đến đơn hàng để làm việc với khách
· Giới thiệu cho khách hàng các sản phẩm mới để mở rộng mặt hàng kinh doanh.
· Được tham gia các hoạt động hội họp, tập huấn có liên quan đến công việc
· Được đề xuất khen thưởng khi làm lợi cho Công Ty( tuỳ theo tính chất, trị giá làm lợi )
- Quyền hạn gián tiếp :
· Trình đơn đặt hàng cho cấp trên xét duyệt
· Trình giá bán sản phẩm, trình duyệt giá mua nguyên phụ liệu cho cấp trên xét duỵệt
· Đề xuất thanh toán các chi phí có liên quan đến đơn hàng, cụ thể: chi phí test SP theo yêu cầu của khách hàng, chi phí bốc xếp, chi phí giao hàng, chi phí bồi dưỡng (nều cần thiết),…
IV. Nhiệm vụ:
Tóm tắt công việc :
Theo dõi đơn hàng xuất khẩu : lập HĐ , ĐĐH , lập chứng từ nhập phụ liệu, lập chứng từ xuất khẩu , theo dõi tiền về, thanh lý HĐ, chào giá….
Cụ thể :
- Lập ĐĐH SP mẫu ,Yêu cầu thử nghiệm SP theo đề nghị của khách.
- Thực hiện chỉ thị của cấp trên về quá trình thực hiện đơn hàng.
- Yêu cầu đơn vị bạn cung cấp định mức và các thông tin liên quan đến việc tính giá.
- Tính giá SP trình duyệt giá.
- Chào giá cho khách sau khi giá đã được duyệt.
- Dịch tài liệu của khách gởi trước khi chuyển cho XN.
- Lập ĐĐH dựa vào order của khách,Lập hợp đồng xuất khẩu, Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng
- Cung cấp thông tin cho nhóm nhập khẩu nhập nguyên phụ liệu
- Giao dịch với khách, kiểm tra các thông tin liên quan đến đơn hàng để báo kịp thời cho sản xuất.
- Thông tin các vấn đề liên quan đến đơn hàng: yêu cầu của khách, các thay đổi, các phát sinh liên quan đến đơn hàng.
- Kiểm tra chất lượng hàng hoá , báo động để giải quyết kịp thời các vướng mắc.
- Kiểm tra tình hình thực hiện đơn hàng trước khi khách đến kiểm .
- Đăng ký xe con rước khách đến kiểm hàng, Đăng ký cơm trưa phục vụ khách kiểm hàng.
- Đón khách kiểm hàng, Theo khách kiểm hàng tại các XN.
- Lập bộ chứng từ xuất hàng,Thông báo giao hàng
- Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng Theo dõi tiền hàng về
- Lập bộ chứng từ thanh khoản Hải quan
V. Quỹ thời gian làm việc:
1. Làm việc tại văn phòng: 85% quỹ thời gian
2. Đi công tác bên ngoài :Đi công tác ngoài : khách, Ngân hàng, PTM, BTM, hãng tàu: 15%
VI. Các mối quan hệ công tác
|
Phạm vi |
Cá nhân, đơn vị có quan hệ |
Mục đích quan hệ |
Thời điểm quan hệ |
|
|
Nội bộ |
Bên ngoài |
|||
|
x |
Cấp trên trực tiếp : TP PXK |
§ Thực hiện chỉ đạo của TP. § Trình ký hợp đồng XK § Trình duyệt ĐĐH SP mẫu , ĐĐH XK, các chứng từ liên quan đến đơn hàng . § Báo cáo TP quá trình thực hiện đơn hàng § Đề xuất các chi phí liên quan đến đơn hàng § Báo cáo khó khăn để xin chỉ đạo hoặc đề xuất biện pháp giải quyết khó khăn đơn hàng . § Thống kê số liệu ĐĐH : đơn giá sản phẩm, số lượng, doanh số . |
Hàng ngày |
|
|
x |
Phòng KT-TC |
§ Liên hệ về việc thanh toán tiền hàng, các chứng từ ngân hàng. § Liên hệ về các khoản tạm ứng, thanh toán , giũ nợ có liên quan đến đơn hàng như chi phí giao hàng, chi phí test mẫu, chi phí chiêu đãi khách |
Khi có nhu cầu đơn hàng |
|
|
x |
XN |
§ Thông báo khi có khách đến tham quan, đặt hàng. § Yêu cầu thử nghiệm SP mới § Đề nghị cung cấp các thông tin về nguyên liệu. § Đề nghị cung cấp các chi phí cộng thêm (nếu có) để chào giá. § Đề nghị cung cấp SP test theo yêu cầu của khách. § Liên hệ về tiến độ thử nghiệm, tiến độ gởi mẫu đi test, tiến độ sản xuất của đơn hàng SP mẫu & đơn hàng đại trà. § Thông tin các yêu cầu hoặc thay đổi về nguyên liệu của đơn hàng. § Thông tin về kết quả test, yêu cầu gởi mẫu test lại (nếu cần). § Thông tin thời điểm khách đến thamquan, kiểm tra. |
Khi có nhu cầu đơn hàng |
|
|
x |
Kho Phụ liệu |
§ Đề nghị cung cấp mẫu phụ liệu. § Đề nghị cung cấp Phiếu Xuất – Nhập kho, số liệu xuất – nhập (nếu cần). |
“ |
|
|
x |
Phòng Giao nhận P.Vận tải |
§ Chuyển chứng từ đăng ký HQ để xuất hàng § Liên hệ về các vấn đề liên quan đến việc giao hàng (số container, số seal,…) để lập chứng từ giao hàng theo yêu cầu của từng khách hàng. § Liên hệ về các vấn đề liên quan đến nhập nguyên phụ liệu cho đơn hàng như Phiếu Nhập kho, Tờ khai Nhập khẩu. § Chuyển chứng từ thanh khoản TKHQ, thanh lý HĐ. § Đăng ký xe con đưa rước khách. § Liên hệ xe, giờ giấc đi đón khách |
“ |
|
|
x |
P.QTĐS |
§ Đăng ký phòng khách, cơm khách. § Đề nghị phục vụ phòng khách tuỳ theo từng đoàn khách. |
“ |
|
|
X |
Bộ TM/ Phòng Thương Mại |
§ Mua form A (xin C/O cho thị trường EU). § Liên hệ xin cấp Form A cho lô hàng xuất |
“ |
|
|
x |
Ngân Hàng |
§ Liên hệ nhận L/C và các chứng từ liên quan đến ĐH § Giao lệnh chuyển tiền thanh toán các phí liên quan đơn hàng § Trình chứng từ, sửa chứng từ (nếu cần). § Theo dõi tiền về. |
“ |
|
|
x |
Hãng tàu |
§ Book container cho lô hàng sắp giao. § Liên hệ về các chi tiết giao hàng § Giao chứng từ xuất hàng theo yêu cầu của khách. § Đề nghị cung cấp B/L hoặc AWB § Đề nghị sửa các chi tiết trên B/L hoặc AWB § Nhận B/L hoặc AWB. |
“ |
|
|
x |
Fedex, DHL, TNT, EMS |
§ Liên hệ gởi hàng mẫu, gởi chứng từ xuất hàng. |
“ |
|
|
x |
Khách hàng |
§ Chào hàng, chào giá, giao mẫu, nhận mẫu § Nhận HĐ. § Cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng § Đăng ký lịch kiểm hàng (inline, final). § Cùng khách đi kiểm hàng. § Giao bộ chứng từ xuất hàng |
“ |
|
VII. Phương tiện làm việc:
1. Về tài liệu :
· Các qui định , nội quy Công ty, các quy chế giải quyết công việc
· Quy trình công nghệ sản phẩm
· Các tiêu chuẩn định mức hoàn thành công việc.
Về thiết bị , máy móc :
§ Máy điện thoại , máy fax
§ Máy vi tính , máy in.
§ Phần mềm tin học
2. Về ứng dụng công nghệ thông tin : sử dụng thành thạo
§ Phần mềm tin học : Word, Excel, Outlook, v.v…
§ Hệ thống mạng nội bộ : Nhập đơn đặt hàng , mail
§ Hệ thống mạng bên ngoài: email
VIII. Tiêu chuẩn chức danh :
- Trình độ chuyên môn:
- Cử nhân Kinh Tế , Ngoại thương
- Ngoại ngữ: Anh văn : viết, nói thành thạo
- Kiến thức:
- Về pháp luật :
· Biết các qui định , qui chế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
§ Nắm và hiểu các qui định của các ngành chức năng có liên quan như : qui định của Hải quan về thủ tục xuất nhập hàng hóa , qui định thanh toán tín dụng chứng từ , qui định về thủ tục cấp C/O và visa .
§ Nắm và hiểu rõ các nguyên tắc , thủ tục hành chính để thực hiện công việc
- Về các qui chế của công ty :Tuân thủ và thực hiện đúng :
§ Các qui định ,Nội qui lao động của công ty ,Thoả ước lao động tập thể
§ Chính sách hệ thống quản lý chất lượng : ISO 9001, trách nhiệm xã hội : SA 8000
c. Về kiến thứcSP: Am hiểu các qui trình công nghệ sản phẩm công nghiệp như :
§ Qui trình công nghệ
§ Phương pháp tính giá theo qui định của Cty.
- Kỹ năng làmviệc :
a/ Với đối tác :
§ Kỹ năng giao tiếp khách hàng , đàm phán và thuyết phục đối tác
§ Giải quyết các sự cố phát sinh (nếu có)
b/ Với dữ liệu :
§ Kỹ năng lập kế hoạch , tổ chức thực hiện và giám sát công việc
§ Kỹ năng quan sát, thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có liên quan
§ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, dự báo các thông tin
§ Kỹ năng áp dụng kiến thức đã học vào thực tế công việc
- Tố chất:
§ Phải trung thực , năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao
§ Lương thiện và có đạo đức tốt , tôn trọng đồng nghiệp , giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ .
§ Kiểm tra cẩn thận các chi tiết đơn hàng tránh xảy ra sai sót
§ Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh của công ty
§ Tác phong linh hoạt, văn minh, hòa đồng và cầu tiến ,Tự tin và quyết đoán
§ Đặt lợi ích của Cty trên lợi ích cá nhân.