BM.10
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU
Năm ...
|
Số và ký hiệu HS |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Đơn vị/ người lập hồ sơ |
Ghi chú |
Bản Danh mục hồ sơ này có ……(1) hồ sơ, bao gồm:
………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
………………(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ |
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu được ghi bằng các số viết tắt của đề mục lớn, khi đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh
- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã; các đề mục nhỏ được đánh số liên tục bằng chữ số Ả rập, riêng trong từng đề mục lớn. Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v..../.